Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon: Mobil: e-post:

Transkript

1 FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 7. juni 2010 Møtetid: Kl Møtested: Fosnes kommune, kommunehuset Dun De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 007/10 Referater 008/10 Orientering fra revisor 009/10 Fosnes kommunes årsmelding for /10 011/10 Fosnes kommunes årsregnskap for 2009 Plan for forvaltningsrevisjon Omprioritering av prosjekter Eventuelt Steinkjer Arve Thorsen (sign.) leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon: Mobil: e-post: svein.myrvold@komsek.no

2 SAK 007/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 007/ Kontrollutvalget tar de fremlagte referater til orientering. Vedlegg 1. Håndbok for ansatte i Fosnes kommune Rutiner for varsling om kritikkverdige forhold. 2. Fosnes kommune Kvartalsrapport Svarbrev fra rådmannen vedr. utestående fordringer. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Referater 1. Melding om vedtak Rutiner for varsling om kritikkverdige forhold Håndbok for ansatte i Fosnes kommune. 2. Kvartalsrapport Fosnes kommune. 3. Svarbrev fra rådmannen vedr. utestående fordringer. 4. Skriv fra KomSek Trøndelag IKS av vedr. kommunens årsregnskap og årsberetning / årsmelding. 5. e-info 10 / 10 Kontrollutvalgets rett til å være til stede i møter for lukkede dører. SAK 008/10 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 008/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Andre saksdokumenter ikke vedlagt Orientering om Revisjonsnotat til årsregnskapet for

3 SAK 009/10 FOSNES KOMMUNES ÅRSMELDING FOR 2009 Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 009/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar Fosnes kommunes årsmelding for 2009 til orientering. 2. Kontrollutvalget mener at årsmeldingen inneholder tilstrekkelig informasjon til å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten i Kontrollutvalget ber Fosnes kommune overholde de lovmessige frister for avleggelse av årsregnskap og årsmelding. Vedlegg Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Fosnes kommunes årsmelding for 2009 utsendt fra kommunen. 2. Fosnes kommunes årsregnskap for 2009 utsendt fra kommunen. 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 5. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 Årsregnskapet og årsberetningen : 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. 3

4 Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere: Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er. Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger Rådmannen i Fosnes kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsmelding for kommunens virksomhet i Årsmeldingen ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS den Årsmeldingen som er på totalt 23 sider i A 5-format er oversiktlig og informativ, og med bruk av tabeller og bilder. Den er informasjon til kommunestyret og kommunens innbyggere om den kommunale virksomheten i Hovedvekten av årsmeldingen er lagt til den økonomiske analysen hvor utviklingen av inntekter og utgifter i kommunen er beskrevet. Årsmeldingen har et eget kapittel om personal inkl. årsverk og likestilling. I likestillingsloven 1a er det krav om redegjørelse i årsberetningen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak. Dette kravet kan sies å være oppfylt. Det nevnes ingen ting om etikk. Årsmeldingen har også et kapittel om helse, miljø og sikkerhet, inkl. oversikt over sykefravær. Fra 2009 skal det også redegjøres for tiltak som er iverksatt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Dette burde det vært redegjort klarere for i årsberetningen. Totalt sett gir årsmeldinga tilstrekkelig informasjon til å bedømme aktiviteten i Kontrollutvalget kan ta Fosnes kommunes årsberetning for 2009 til orientering. 4

5 SAK 010/10 FOSNES KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2009 Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 010/ Formannskapet Kommunestyret Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Fosnes kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet 3. Kontrollutvalget ber Fosnes kommune om å overholde de lovmessige frister for avleggelse av årsregnskap og årsberetning / årsmelding Vedlegg (til kontrollutvalget) 1. Forslag til uttalelse til Fosnes kommunes årsregnskap for Negativ revisjonsberetning for 2009 datert fra KomRev Trøndelag IKS 3. Revisjonsberetning for 2009 datert fra KomRev Trøndelag IKS 4. Revisjonsnotat til regnskapet for 2009 Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Fosnes kommunes årsregnskap for 2009 utsendt fra kommunen 2. Fosnes kommunes årsmelding for 2009 utsendt fra kommunen 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner 6. Kommuneloven Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. 5

6 Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, 10, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, 5, gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt Årsregnskapet for 2009 Regnskapet er gjort opp med et mindreforbruk (overskudd) på kr ,29. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter er på hhv ,38 og ,34 mill. kroner, som gir et brutto driftsresultat på ,04 mill. kroner. Driftsregnskapet nøkkeltall: Regnskap 2009 Budsjett 2009 Regnskap 2008 Til fordeling drift , ,48 Netto driftsresultat , ,23 Bruk av tidligere års mindreforbruk , ,11 Bruk av avsettinger , ,68 Avsetninger , ,91 Regnskapsmessig mer- / mindreforbruk , ,54 Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet for 2009 er avsluttet med et merforbruk på kr ,00. Dette betyr at kommunen har en ny dekningsforpliktelse i investeringsregnskapet, jfr. noe 18. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Det er utarbeidet 26 noter til årsregnskapet for Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) kap Fosnes kommunes regnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS, avd. Namsos. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisjonsberetningen På grunn av at regnskapet ikke var avlagt innen fristen 15. februar 2010, ble det avgitt negativ revisjonsberetning datert Denne revisjonsberetningen er imidlertid avløst av ordinær revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS den

7 Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Forskriften pålegger kontrollutvalget å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Revisjonsnotat til regnskapet for 2009 I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2009 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under orientering fra revisor, og følger ikke med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Rådmannen er gitt en frist innen 30. juni 2010 for å svare på notatet. Brev nr. 2 til kontrollutvalget I følge forskrift om revisjon 4 plikter revisor å påpeke en del nærmere angitte forhold i nummerert brev til kontrollutvalget. Dette gjelder vesentlige forhold og feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet. Brev nr omhandler: 1. manglende regulering av budsjettet etter kommunestyrets vedtak om at mindreforbruket i 2008 i sin helhet skulle avsettes til disposisjonsfond. 2. For sent avlagt årsregnskap og årsberetning. Disse forhold er også omtalt i revisjonsberetningen. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til uttalelse er vedlagt. Kontrollutvalget kan henstille om at Fosnes kommune må holde de lovmessige frister for avleggelse av årsregnskap og årsberetning. KomSek Trøndelag IKS mottok regnskapet den Under henvisning til ovenstående kan Fosnes kommunes årsregnskap for 2009 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Det vises for øvrig til revisjonsberetning til årsregnskapet for 2009 fra KomRev Trøndelag IKS, datert

8 SAK 011/10 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OMPRIORITERING AV PROSJEKT Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 011/ Kommunestyret Saken legges frem for kontrollutvalget til drøfting av ny prioritering uten forslag til vedtak. Vedlegg Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Kontrollutvalgets sak 018/07 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Igangsettingsvedtak. 2. KU-sak 014/08 Plan for forvaltningsrevisjon KU-sak 017/08 Plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyrets vedtak Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Saken ble lagt frem som tilleggssak til behandling i kontrollutvalget den Det var lite tid til saksutredning, da planen ble fremlagt for sekretariatet samme dag. Saken ble derfor vedtatt utsatt til høsten Saken ble fremlagt til ny behandling på kontrollutvalgets møte den , sak 017/08 med følgende foreslåtte prosjekter: Nr Prosjekt 1 Barnehage og skole 2 Pleie og omsorg 3 Kommunehelsetjeneste 4 Kompetanse 5 Generelt Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget vedtar følgende prioriterte rekkefølge på forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden : Nr Prosjekt 1 Pleie og omsorg 2 Barnehage og skole Kontrollutvalget har senere ønsket å gjøre en ny prioritering av prosjekter. 8

9 I kommunestyrets vedtak står det: Det delegeres til kontrollutvalget å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. Dersom kontrollutvalget endrer prioriteringer i perioden ber kommunestyret om at dette refereres til formannskapet i Fosnes. Det er hittil i planperioden gjennomført ett forvaltningsrevisjonsprosjekt: Implementering av I/A-avtalen. Prosjektrapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møtet den 12. mars 2009 sak 005/09. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalget står fritt i å foreta en omprioritering av de vedtatte prosjekter. Prosjektet som ble gjennomført i 2009, hadde spesielt fokus mot sykefraværet innen pleie og omsorg. Da er det naturlig å si at prioritert prosjekt nr. 1 allerede er gjennomført. Kontrollutvalget kan da velge prosjekter ut fra opprinnelig foreslått liste eller vedta nye prosjekter. 9