OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 05.juni 2008 Møtetid: Kl Møtested: Overhalla kommune, møterom 4. etasje. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 012/08 Årsregnskap for 2007 (utsatt fra møtet ) 013/08 Årsberetning for 2007 (utsatt fra møtet ) 018/08 Plan for selskapskontroll Eventuelt Steinkjer Tore Nordfjellmark (sign) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: mob: e-post: gunnhild.berg@komsek.no

2 SAK 012/08 ÅRSREGNSKAP FOR 2007 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg 012/08 Overhalla 08 Formannskapet Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Overhalla kommunes årsregnskap Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Overhalla kommune må endre sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsregnskap slik at de formelle frister overholdes. 4. De formelle frister må overholdes slik at behandling av årsregnskap kan få en forsvarlig behandling i alle ledd. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Overhalla kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2007 fra KomRev Trøndelag IKS datert 16. mai Revisjonsnotat til regnskapet for 2007 (til kontrollutvalget). 4. Brev nr (til kontrollutvalget) Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Overhalla kommunes årsregnskap for 2007 utsendt fra kommunen. 2. Overhalla kommunes årsmelding for 2007 utsendt fra kommunen. 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 6. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 7. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. 8. Kommuneloven. Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet.

3 Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (Revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kapittel 5 - Revisors kvalifikasjoner og kapittel 6 - Krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Grong kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 4. 6 Regnskapsrevisjon 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølgning av revisjonsmerknader Årsregnskapet for 2007 Overhalla kommunes årsregnskap for 2007 ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS 19. mai Regnskapet er avlagt av økonomisjefen som er kommunens fagsjef for regnskap. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2007 viser ,- kr. til fordeling drift. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig resultat i balanse. Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2007 Rev. budsjett Regnskap Til fordeling drift , , ,- Netto driftsresultat , , Bruk av tidligere års avsetninger , , ,- Avetninger , ,- Regnskapsmessig overskudd / mindreforbruk 0,- 0, ,-

4 Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket / udisponert på ,- Dette plikter kommunen å dekke opp i 2008.Revisjonen har informert kontrollutvalget om utestående udekket i investeringsregnskapet i 205 og Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Overhalla har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet,skal tilleggsinformasjon gis i notene til regnskapet. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for Beretningen er datert og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2007 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter. Kommunens regnskap inneholder udekket beløp på investeringsregnskapet for 2005 og dette skulle vært inndekket i hhv 2006 og Revisjonsnotat til regnskapet for 2007: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2007 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. Flere av disse forhold er påpekt - og anbefalinger gitt i tidligere års revisjonsnotat også. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Kontrollutvalget oppfordrer kommunen til å få brakt de ulike forhold i orden, og forholde seg til de anbefalinger som er gitt av revisjonen. Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2007 legges fram med et regnskapsmessig resultat i balanse. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd

5 med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt). Revisjonen har avlagt revisjonsberetning før endelig årsberetning ble forelagt. Dette burde det vært underrettet om i revisjonsberetningen. Uten at det har betydning for konklusjonen angående regnskapet for 2007 vil kontrollutvalget presisere at kommunen må forholde seg til de formelle frister for avleggelse av årsregnskap og årsberetning. Frister er hhv 15. februar og 31. mars. På grunn av sent avlagt årsregnskap og årsberetning er revisjonsberetning utsendt etter denne fristen. Disse forsinkelser burde også revisjon påpeke i revisjonsberetningen. Kontrollutvalgets arbeid har også blitt forsinket da årsregnskap og årsberetning har blitt avlagt seint. Kontrollutvalget har også etterspurt dokumentene ved flere anledninger uten å få tilbakemelding. Kontrollutvalget kan ikke uttale seg om regnskapet før årsberetning foreligger, og årsberetning ble oversendt kontrollutvalget to dager før planlagt møte. Dette ser vi som svært uheldig for en forsvarlig saksgang. Under henvisning til ovenstående kan Overhalla kommunes årsregnskap anbefales godkjent. Saksbehandler oppfordrer kontrollutvalget å godkjenne vedlagte uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2007 Det vises for øvrig til revisjonsberetning 2007 for Overhalla kommune fra KomRev Trøndelag IKS datert SAK 013/08 ÅRSBERETNING FOR 2007 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg 013/08 Overhalla 08 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget finner Overhalla kommunes årsberetning for 2007 informativ, 2. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet er kunne vært tydeligere beskrevet 3. Kontrollutvalget tar Overhalla kommunes årsberetning for 2007 til orientering, men ber om at a) Overhalla kommune må endre sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsberetning slik at de formelle frister overholdes. b) De formelle frister må overholdes slik at behandling av årsberetningen får en forsvarlig behandling i alle ledd.

6 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Overhalla kommunes årsberetning for 2007 utsendt fra kommunen Saksopplysninger: Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 Årsregnskapet og årsberetningen : 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere: Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Overhalla kommune har etter forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i 2007.

7 Årsberetningen er på totalt 36 sider. Årsberetningen er en tilbakemelding til kommunestyret om den kommunale virksomheten for året som har gått, samt den synliggjør utfordringer som vil komme. Årsberetningen bør ha en innholdsfortegnelse slik at den blir mer oversiktlig og leservennlig I likestillingsloven 1a ble det inntatt et nytt krav om redegjørelse i årsberetningen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak. Årsberetningen og årsregnskapet for 2007 er hoveddokumentene kommunestyret får som grunnlag for å vurdere hvordan den kommunale driften blir ivaretatt. Totalt sett gir årsberetningen et godt bilde av aktiviteten i kommunen og inneholder tilstrekkelig informasjon til å bedømme aktiviteten i Mål og måloppnåelse kunne vært tydeligere beskrevet. Årsberetningen gir et positivt bilde av aktiviteten i kommunen, og de enkelte tjenesteområder beskriver aktiviteten vel detaljert. Kontrollutvalget skal etter 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner uttale seg om regnskapet og denne uttalelsen skal ikke avgis før årsberetning foreligger. Kontrollutvalget ser det som svært uheldig at dokumenter ikke er oversendt i sin helhet til kontrollutvalget og sekretariatet slik at det kan få en forsvarlig behandling i kontrollutvalget før behandling i formannskapet 10. juni og kommunestyret 24. juni Kontrollutvalget har etterspurt dokumentene ved flere anledninger. Kontrollutvalget mottok årsberetning 28. mai 2008 og planlagt møte var satt til 30. mai Kontrollutvalget utsatte møtet for å få en forsvarlig behandling i viktige saker. SAK 018/08 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg 018/08 Overhalla 08 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll Overhalla kommune med følgende forslag til prioriteringsliste Selskap Prioritet i Kriterium Kontroll Type planen år kontroll Overhalla Næringsbygg AS 1 5, Eierskap IKS Namdal Rehabilitering Høylandet - drift 2 2, Eierskap Namdal Arbeidssamvirke AS 3 2, Eierskap

8 2. Eierskapskontroll utføres av KomSek Trøndelag IKS. 3. Eventuell forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til Plan for selskapskontroll Overhalla kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i Kriterium Kontroll Type planen år kontroll Overhalla Næringsbygg AS 1 5, Eierskap IKS Namdal Rehabilitering Høylandet - drift 2 2, Eierskap Namdal Arbeidssamvirke AS 3 2, Eierskap 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden Vedlegg Forslag til Plan for selskapskontroll Overhalla kommune med vedlegg. Ikke trykte vedlegg 1. Brev av fra Overhalla kommune til KomSek Trøndelag IKS, inklusive liste over Overhalla kommunes eierinteresser 2. Reglement for kontrollutvalget i Overhalla kommune 3. Kontrollutvalgets sak 019/07 4. Kommuneloven 5. Forskrift for kontrollutvalg Saksopplysninger I tråd med forskrift om kontrollutvalg 13 er det utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget har på vegne av kommunestyret det overordnede ansvar for egenkontrollen og tilsynet med forvaltningen. Dette ansvaret omfatter også plikt til å påse at det blir ført kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper mv, jfr. kommuneloven 77 nr 5 og forskrift om kontrollutvalg ledd. Annet ledd pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføringen av selskapskontrollen. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å revidere planen i planperioden. Flere og flere kommuner velger å benytte ulike selvstendige rettssubjekter som selskaper for å nå sine mål. Eierstyringens form og innhold er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskaper som er organisert etter lov om aksjeselskaper har relativt stor handlefrihet i de forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskaper har styret og den daglige ledelse større ansvar og handlefrihet enn hva de tradisjonelle etatsledere har. Det skal her tilføyes at selskapenes ledelse, herunder medlemmer av bedriftsforsamling, representerer selskapet og ikke eier(ne). Det enkelte selskap skal forholde seg til en rekke interessenter i tillegg til eier(ne). En tenker her særlig på lokale og sentrale myndigheter, samt

9 selskapets kreditorer og ansatte. Som medlem av selskapets ledelse kan en derfor bli gjort erstatningsmessig ansvarlig for tap og skade, som enten forsettelig eller uaktsomt er blitt påført selskapet. En organisering som medfører et eget rettssubjekt legger således rammer for kommunestyrets styringsmuligheter. Kommunestyrets eierskap må utøves gjennom eierorganet - som for aksjeselskaper og interkommunale selskaper er henholdsvis generalforsamling og representantskap og innenfor rammene av den aktuelle selskapslov. Det er derfor viktig med en klart formulert eierstrategi med de konkrete mål som ønskes oppnådd med eierskapet. På denne måten vil kommunestyret klart kommunisere krav og forventninger til sin(e) representant(er) i eierorganet. Videre bør eierskapet utøves i henhold til etablerte normer og anbefalinger. Eierstrategien vil på denne måten både fungere som styringsverktøy og som målestokk ved en eventuell selskapskontroll, jfr. anbefalinger fra KS-eierforum vedrørende eierskapsmeldinger. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i forhold til selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar istedenfor eller utover et rent forretningsmessig formål. I slike selskaper vil det - i tillegg til en eierskapskontroll - også kunne være riktig å vurdere hvorvidt det vil kunne være hensiktsmessig med en vurdering av det enkelte selskaps måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). Selskapskontroll omfatter imidlertid ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Slik kontroll faller innenfor styrets ansvarsområde. Kommunelovens 80 gir kontrollutvalget rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd i interkommunale selskaper etter lov 29. januar Kontrollutvalget gis den samme rett til å kreve opplysninger i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer og i heleide datterselskaper. Kontrollutvalget kan også i den grad det finnes nødvendig velge å foreta undersøkelser selv. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal videre varsles og har rett til å være tilstede på det enkelte selskaps generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Aksjeselskap eiet sammen med andre (ikke-offentlige) eiere kan også bli gjort gjenstand for selskapskontroll. Men med mindre bestemmelser om å utlevere opplysninger m.v. er nedfelt i selskapets egne vedtekter eller avkrevd i forbindelse med tilskudd eller lignende, vil informasjonsgrunnlaget for selskapskontroll her være mer begrenset. Vurdering Økt selskapsorganisering innebærer en rekke nye utfordringer i kommunal sektor. Nyere undersøkelser indikerer at det i mange kommuner og fylkeskommuner er en bevissthet om at utorganisering i en eller annen form for selvstendig rettsubjekt - innebærer at man gir slipp på den tradisjonelle formen for forvaltningsstyring, men at det ikke i samme grad er bevissthet om hva den nye rollen skal innebære. Manglende oversikt og kunnskaper om utorganisering i eget selskap og i de ulike selskaps- og organisasjonsformer ser ut til å resultere i en uklar og / eller passiv eierskapsrolle.

10 Kommunene og fylkeskommunene forvalter store verdier gjennom sine selskaper. For at de store verdiene skal kunne forvaltes på best mulig måte, er det behov for overordnede eierstrategier og retningslinjer. Det er viktig at en også i kommunal sektor, avklarer sitt ståsted som eier i forhold til selskapene og definerer mål og forventninger. Utøvelsen av eierskapet har og skal ha direkte konsekvenser for virksomhetenes disponeringer og prestasjoner. Til å utføre selskapskontrollen kan KomSek Trøndelag IKS benyttes ved eierskapskontroll og KomRev Trøndelag IKS kan benyttes ved forvaltningsrevisjon. Samlet omfang av selskapskontrollen vil måtte prioriteres opp mot andre kontrolloppgaver innenfor de til enhver tid gjeldende rammer og tilgjengelige ressurser. Det må videre legges til grunn at kontrollen ikke må få slike former at kontrollobjektets forretningsmessige drift vanskeliggjøres. Dersom det skal gjennomføres selskapskontroll i disse to selskapene må kontrollutvalget innhente bistand fra andre og da sikre at leverandøren er habil. Forslag til prioriteringsrekkefølge (som utarbeides på møtet) er basert på kriteriene gitt i punkt 4.1 og 4.2 i plandokumentet. Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær