SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Torsdag 19. mai 2011 Møtetid: Kl Møtested: Namsos Samfunnshus, Hudiksvall De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 004/11 Referatsaker 005/11 Årsregnskap og årsberetning 2010 Kontrollutvalgets uttalelse 006/11 Orientering fra administrasjonen Oppfølging av kontrollutvalgets sak 7/10 og sak 03/1 Eventuelt Steinkjer 11. mai 2011 Jørgen Hoffmann Leder Liv Tronstad kontrollsjef tlf: / mob: e-post: liv.tronstad@komsek.no

2 SAK 004/11 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 004/ Saksbehandlers forslag til vedtak De fremlagte referater tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KomSek Trøndelag IKS Representantskapsmøte 2 KomRev Trøndelag IKS Representantskapsmøte SAK 005/11 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2010 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 005/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Midtre Namdal samkommunes årsberetning for 2010 til orientering. 2. Kontrollutvalget vedtar forslaget til uttalelse som Kontrollutvalgets uttalelse til Midtre Namdal samkommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes samkommunestyret for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til Kontrollutvalgets uttalelse til Midtre Namdal samkommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2010 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Midtre Namdal samkommunes årsregnskap for Midtre Namdal samkommunes årsberetning for 2010 Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla 2. Kommuneloven med forskrifter

3 Saksopplysninger Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla gir vedtekter for Midtre Namdal samkommune, heretter kalt vedtektene. Kommuneloven gjelder for øvrig så langt den passer, med de unntak, presiseringer, tilføyelser og/eller endringer som følger av vedtektene. Iht til vedtektenes 3-2 Årsregnskap og årsberetning heter det: Samkommunen skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning i samsvar med kommuneloven 48. Regnskap og årsberetning skal utarbeides i samsvar med forskrifter til samme paragraf. Samkommunestyret fastsetter selv regnskapet. Lovbestemte krav til årsregnskapets innhold Krav til de kommunale årsregnskap fremkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ) 3, 1. ledd: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre gis nærmere regler for hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som samkommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Generelle krav til årsberetningens innhold Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme samkommunens økonomiske stilling, resultatet av virksomheten, samt andre forhold som måtte være av vesentlig betydning for samkommunen, jfr. kommunelovens Årsberetningen er således et svært viktig dokument som skal redegjøre for hvordan de midler som er stilt til disposisjon er anvendt og for resultatet av virksomheten. Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og 5. ledd, slår videre fast at: Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Årsberetningen er derfor et svært viktig dokument hvor det skal redegjøres for en rekke forhold som har betydning for bedømmingen av samkommunens virksomhet. Behandlingsmåten og frister Forskrift om kontrollutvalg 7 slår fast at kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet. Her heter det at: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. ( )

4 Årsberetningen skal legges frem for samkommunestyret i det samme møte som årsregnskapet blir behandlet. Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsberetning skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet for 2010 Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 54,2 mill kr og 43,0 mill kr, noe som ga et brutto driftsresultat på 11.1 mill kroner. Årsregnskapet for 2010 er gjort opp i balanse. Revisjon Midtre Namdal samkommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor har avgitt revisjonsberetning den Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller merknader. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) pålegger kontrollutvalget å påse at samkommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjøres bl.a. gjennom at kontrollutvalget får orientering fra revisor i møter, og gjennom møter mellom revisor og sekretariatet. Kontrollutvalget skal påse at forhold som blir omtalt i nummererte brev blir fulgt opp av administrasjonen, jf. forskrift om kontrollutvalg 8. (Det foreligger ikke nummererte brev i tilknytning til årsregnskapet 2010). Kontrollutvalget kan også kommentere andre feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. I forhold til årsberetningen kan kontrollutvalget også kommentere forhold som: hvor lett tilgjengelig innholdet er hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ fremstilling av samkommunens virksomhet forrige år andre forhold som kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet, utkast til slik uttalelse er vedlagt.

5 Oppdragsansvarlig revisor i KomRev tilfredsstiller kravene til revisor stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Alle frister i forbindelse med regnskapsavleggelsen (årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning) er i hovedsak overholdt. Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er en av den oppfatning at årsregnskapet og årsberetning gir et forsvarlig uttrykk for samkommunen sin virksomhet i 2010 og dens økonomiske stilling pr En anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for 2010 slik som den fremgår av vedlegg 1 i saken. I tillegg anbefales kontrollutvalget å ta årsberetningen til orientering. SAK 006/11 ORIENTERING FRA ADMINISTRAJSONEN OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAK 7/10 OG SAK 003/11 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Vedlegg 1. Forberedte spørsmål - sendes kun kontrollutvalgets medlemmer Unntatt fra offentlighet, jf off.l. 14 og Saksbehandlingsrutiner for miljø og landbruk, side 1-4, 9 og Veileder for jord- og skogbrukere i Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla, side 1-4, 12-13, Evaluering av forsøk med felles Miljø- og landbruksforvaltning i Midtre Namdal, side 1, i, iii, vii og viii. Andre saksdokumenter 1. Kontrollutvalgets sak 003/11 og 007/10 2. Saksbehandlingsrutiner for miljø og landbruk. (Hele dokumentet) 3. Veileder for jord- og skogbrukere i Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla. (Hele dokumentet) 4. Evaluering av forsøk med felles Miljø- og landbruksforvaltning i Midtre Namdal. (Hele dokumentet) 5. Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla. Saksopplysninger Kontrollutvalget har tidligere behandlet sak 007/10 Henvendelse til kontrollutvalget fra innbygger i Namdalseid kommune i møtet 28. oktober 2010 og sak 003/11 Oppfølging av kontrollutvalgets sak 7/10 i møtet 2. mars 2011

6 Kontrollutvalget gjorde slikt vedtak i sak 003/11, punkt 1 og 2 1. Kontrollutvalget ber administrasjonen komme i neste møte for å klarlegge retningslinjer, roller og ansvarsfordeling mellom statens landbruksforvaltning, kommunen og søkere, med utgangspunkt i denne saken. 2. Det utarbeides spørsmål til møtet i samarbeid med leder, nestleder, KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS Administrasjonen er på bakgrunn av vedtakets punkt 1 bedt om å komme i møte og redegjøre for retningslinjer, roller og ansvarsfordeling mellom statens landbruksforvaltning, kommunen og søkere og til å svare på spørsmål. Det er i samarbeid med leder og nestleder i utvalget og representanter fra KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS utarbeidet en del spørsmål i tilknytning til saken. Noen av spørsmålene er oversendt administrasjonen i forkant av orienteringen, andre er ment som et hjelpemiddel for å stille spørsmål i møtet. Det er lagt opp til at det er leder av utvalget som i hovedsak vil stille spørsmål for å få belyst denne saken. Vurdering Den gitte informasjon og administrasjonens svar vil være grunnlaget for hvordan kontrollutvalget skal forholde seg til saken videre.