Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Torsdag Møtetid: Kl Møtested: Namsos Samfunnshus, Hudiksvall, Namsos De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet holdes for åpne dører. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 017/13 018/13 019/13 020/13 021/13 022/13 Referatsaker Orientering fra rådmannen Orientering fra revisor U.off./Fvl Budsjett 2014 for kontroll og tilsyn i Namsos kommune Skifte av oppdragsansvarlig revisor og uavhengighetserklæring Besøk ved kommunal enhet/institusjon Steinkjer Hilde Vatnar Selnes /s/ Leder Einar Sandlund kontrollsekretær tlf: / mob: e-post: einar.sandlund@komsek.no

2 SAK 017/13 REFERATSAKER De fremlagte referater tas til orientering. Vedlagte referat Nr Avsender/mottaker Tittel 1 KRD Mandat for offentlig utredning av ny kommunelov 2 Namsos kommune Svar på revisjonsnotat årsregnkap 2012 til KomRev Trøndelag IKS 3 KomSek Trøndelag IKS Tulbakeføring av mindreforbruk Namsos kommune Oppfølging av vedtak i kst.sak 012/13(adm. rutiner m.v) 5 KomSek Trøndelag IKS Referat fra kontaktmøte U.off./Fvl KomRev Trøndelag IKS Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon - Saksbehandling SAK 018/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. Det er rettet en forespørsel til rådmannen om administrasjonen kan gi en orientering om aktuelle saker i kommunen. SAK 019/13 ORIENTERING FRA REVISOR - U.off,/Fvl. 13 Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering.

3 Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Aktuelle saksdokumenter vil bli delt ut i møtet. Revisor vil orientere om revisjonsarbeidet og evt. andre aktuelle saker. Orienteringen vil bli gitt i lukket møte, jf. offl. 13 og fvl. 13. SAK 020/13 BUDSJETT 2014 FOR KONTROLL OG TILSYN I NAMSOS KOMMUNE Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Namsos kommune, med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg 1. Forslag til detaljbudsjett 2014 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Namsos kommune. 2. Vedtatt budsjett 2014 og økonomiplan for KomSek Trøndelag IKS. 3. Vedtatt budsjett 2014 og økonomiplan for KomRev Trøndelag IKS. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 07. mai Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder: 1) Kontrollutvalgets egne aktiviteter, 2) Kjøp av sekretariatstjenester

4 og 3) Kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i regnskapet. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2013 er alle tall i 2014-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2014 som for tidligere år (6 møter). For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittlig kostnads-økning på 3,0 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 07. mai 2013 budsjett 2014 og økonomiplan KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 07. mai 2013 budsjett 2014 og økonomiplan Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2014) etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid.saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets priori-teringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet.

5 SAK 021/13 SKIFTE AV OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR OG UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisors vurdering av uavhengighet. Vedlegg 1. KomRev Trøndelag IKS Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Namsos kommune, datert KomRev Trøndelag IKS Skifte av oppdragsansvarlig revisor Namsos kommune, datert Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kommunelovens kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon KomRev Trøndelag IKS har meddelt at det er foretatt endring av oppdragsansvarlig revisor for Namsos kommune. KomRev Trøndelag IKS har i brev av gitt vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Namsos kommune. Likedan har de formelt meddelt skifte av oppdragsansvarlig revisor i breva Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor vil gå gjennom sin årlige egenvurdering i møtet. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jfr. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine økonomiske forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Vandelsattest legges frem for kontrollutvalget i møtet. Ny vandelsattest kan fremskaffes hvis kontrollutvalget ønsker det. SAK 022/13 BESØK VED KOMMUNAL ENHET - INSTUTISJON Kontrollutvalget sitt besøk ved.. gjennomføres på følgende dato:

6 Vedlegg Ingen Kontrollutvalget behandlet temaet i sak 015/13 den med slikt vedtak: «Saken settes på sakskartet til møtet i september» Kontrollutvalgets arbeids- og ansvarsområde favner bredt, og i tillegg til ordinære møter kan utvalget foreta besøk ved kommunale institusjoner og avdelinger. Slike besøk skal ikke være noe formelt tilsyns- eller kontrollbesøk, men en mulighet for kontrollutvalget å gjøre seg kjent med kommunens virksomhet. Tradisjon for slike besøk er at kontrollutvalget treffer ledelse, tillitsvalgte og brukerrepresentanter hver for seg, samt en omvisning på enheten. Generelle temaer for møtene er enhetens målsettinger, utfordringer og ressurser. Erfaring tilsier at det dagen går med ved slike tilsynsbesøk. Ut fra besøket lages det en egen sak for kontrollutvalget hvor besøket gjennomgås. Siden 2008 har kontrollutvalget gjennomført to enhetsbesøk. Det var i 2011 ved Namsos Sykeheim og Høknes skole. Vurdering I kontrollutvalgest møte den ble aktuelle enheter drøftet uten at det ble trukket nærmere konklusjoner. Saken ble bestemt satt opp på neste møte for da å bestemme seg for aktuell enhet. Saksbehandler viser til at kommunale tjenester i all vesentlig utstrakt grad er brukerrettet. En vil også understreke at besøk fra kontrollutvalget ikke er noe formelt tilsyn eller kontroll. Hensikten med besøket er at kontrollutvalget kan gjøre seg kjent med enheten. Dvs. treffe ansatte, tillitsvalgte og brukere, samt gjøre seg kjent med de tjenester ressurser, mål og utfordringer mv. som vedkommende enhet har. Generelt er det to tjenester som i årenes løp har vært viet liten oppmerksomhet fra kommunale kontrollutvalg. Det er brann- og redningstjeneste, samt den kommunale delen av NAVtjenesten(«sosialkontoret»). Begge tjenestene er av vesentlig betydning for kommunenes innbyggere som har behov for enhetenes tjenester. For øvrig viser saksbehandler til at Kontrollutvalget i sitt møte den diskuterte andre aktuelle enheter for besøk. Saksbehandler viser til diskusjonen i sak 015/13 og ber kontrollutvalget om å ta stilling til aktuell enhet og tidspunkt for besøk