Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Tirsdag 28. april 2014 TID: Kl. 10:00 STED: Levanger rådhus - Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. Saksliste Sak nr. Sakstittel 011/14 Referatsaker 012/14 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Trønderhallen Levanger KF /14 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap for 2013 Eventuelt Steinkjer, Gunnar Myhr Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf: / mob: e-post: liv.tronstad@komsek.no

2 SAK 011/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 011/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KomSek Trøndelag IKS Innkalling til møte i representantskapet Ikke vedlagt 5/ KomRev Trøndelag IKS Innkalling til møte i representantskapet Ikke vedlagt 5/ Forum for kontroll og tilsyn FKTs fagkonferanse 2014 Ikke vedlagt 4 Innherred Renovasjon IKS Melding om representantskap 6/ Ikke vedlagt 5 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2013 Vedlagt

3 Kan offentliggjøres iht offl. 3 Vedlegg Referat nr 5 sak 011/14

4

5

6

7 SAK 012/14 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAPET FOR TRØNDERHALLEN LEVANGER KF 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 012/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap for Trønderhallen Levanger KF for Kontrollutvalgets uttalelse oversendes kommunestyre for framleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet for Trønderhallen Levanger KF for Vedlegg 1. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse for Revisorsberetning for Årsregnskap og årsrapport for 2013 for Trønderhallen Levanger KF Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven 2. Økonomiforskrifter Saksopplysninger Iht. forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak heter det i 16 Regnskapsfrister og behandling av særregnskap og årsberetning: Særregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Vedtaket må angi foretakets anvendelse av regnskapsmessig mindreforbruk, eventuelt positivt årsresultat, eller dekning av regnskapsmessig merforbruk, eventuelt negativt årsresultat. Særregnskapet skal være avlagt av foretakets styre innen 15. februar året etter regnskapsåret. Styret utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars året etter regnskapsåret. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til særregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at særregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i særregnskapet og bevilgning til formålet i regulert særbudsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i særregnskapet og regulert særbudsjett. Styret skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det har oppstått vesentlige avvik fra regulert særbudsjett

8 Da et foretaks økonomiske situasjon kan ha innvirkning på kommunens økonomiske resultat må disse regnskapene behandles i tilknytning til hverandre. I forskrift om kontrollutvalg 7 går det frem at kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret, og at kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende slik at de kan ta hensyn til uttalelsen før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Årsregnskapet for 2013 for Trønderhallen Levanger KF er avlagt av styret den og datert Årsregnskapet er satt opp i samsvar med de kommunale regnskapsprinsipper, jf. note 0. Særregnskapet består av driftsregnskap, balanseregnskap og noteopplysninger. Årsresultatet for Trønderhallen Levanger KF for 2013 viser et regnskapsmessig merforbruk (underskudd) på kr Årsrapporten redegjør bl.a. for organisasjon og arbeidsmiljø, forhold til det ytre miljø, likestilling, nærmere om årsregnskapet og foretakets utsikter. Se foretakets årsrapport for nærmere informasjon. Revisjon Trønderhallen Levanger KF årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisjonsberetningen har avgitt en såkalt normalberetning den , dvs. en beretning uten merknader eller forbehold. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet. Utkast til uttalelse er vedlagt. Selskapets daglige leder er forespurt om å gi en orientering i møte.

9 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Til Levanger kommunestyre Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2013 for Trønderhallen Levanger KF Kontrollutvalget har i møte den , under sak nr. 012/14, behandlet årsregnskapet for 2013 for Trønderhallen Levanger KF. Årsregnskapet består av driftsregnskap, balanseregnskap og noteopplysninger. Sammen med regnskapet foreligger selskapets årsrapport for 2013 samt revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS den Revisjonsberetningen for 2013 er avgitt uten forbehold. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering av foretakets daglige leder. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som det har bedt om. Kontrollutvalget mener årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Det framlagte årsregnskap kan fastsettes som Trønderhallen Levanger KFs årsregnskap for Levanger, 28. april 2014 Gunnar Myhr leder Fanny Gausen nestleder Kari Johanne Kjerkol Lars Forberg Asbjørn Folkvord Kopi: Formannskapet

10

11

12 SAK 013/14 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 013/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Levanger kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Levanger kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2013 datert fra KomRev Trøndelag IKS 3. Brev nr , datert Levanger kommunes årsregnskap for Levanger kommunes årsberetning for 2013 Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet må sees i sammenheng med kommunens årsberetning - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse to av de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2013 Regnskapet viser et merforbruk på kr. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 1.327,9 millioner og 1.295,4 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 32,4 millioner kroner.

13 Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr Budsjett Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig merforbruk Investeringsregnskapet for 2013 Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse, med et finansieringsbehov og sum finansiert på kr. 183,9 millioner kroner. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Når det gjelder note 8 er denne omtalt senere i saksfremlegget. Årsberetningen Årsberetningen er den lovmessige delen, jf. koml. 48, nr 5. Årsberetningen inneholder opplysninger knyttet til regnskapet og det er gitt en redegjørelse om kommunens etiske standard, likestilling og diskriminering samt kommunens forhold til diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Det er redegjort for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en betryggende kontroll. Kommunens årsberetning 2013 tilfredsstiller i hovedsak de lovbestemte krav til innhold, og tallmaterialet er konsistent ifh til årsregnskapet jf. revisor. Årsberetningen skal iht til lov oversendes kontrollutvalget før utvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Revisjon Levanger kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor la fram sin uavhengighets erklæring i møte i sak 011/13. Revisjonsstrategien for regnskapsåret ble presentert i samme møte i sak 014/13. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Revisor skal også vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Dersom revisor avdekker mangler eller svakheter gjennom revisjonen av regnskapet, vil revisor etter en fast og innarbeidet praksis sende et revisjonsnotat til rådmannen med kopi til kontrollutvalget. Forhold som tas opp i et revisjonsnotat vil også kunne være forhold av mindre vesentlig betydning, som ikke skal vektlegges ved vurderingen av hvorvidt regnskapet kan godkjennes eller ikke.

14 Revisjonsnotatet følger derfor ikke som vedlegg til denne sak, men blir fremlagt for kontrollutvalget som referatsak. Enkelte forhold anser lovgiver som så vesentlige at revisor skriftlig skal påpeke dem overfor kontrollutvalget, med kopi til rådmannen. Jf. forskrift om revisjon 4: 1. «mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, 2. feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen, 3. misligheter, 4. feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet, 5. om det ikke er redegjort for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå, 6. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift, og 7. begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16.» Slike brev skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Kontrollutvalget har plikt til å påse at påpekninger som nevnt i nummerte brev bli fulgt opp og utbedret. Kommunen vil på sin side ha en tilsvarende plikt til å utbedre de påpekte mangler og svakheter. Ved vesentlige mangler og svakheter ved økonomiarbeidet og regnskapsføringen (årsregnskapet), vil revisor måtte avgi sin revisjonsberetning med forbehold for virkningen av disse. Er summen av avdekkede feil omfattende vil revisor ikke kunne anbefale at regnskapet blir godkjent slik det foreligger (negativ revisjonsberetning). Revisors arbeid Revisor har avgitt revisjonsberetning den Revisor har ikke funnet forhold som har betydning for konklusjonen om regnskapet, men har gitt to presiseringer i revisjonsberetningen. Dette gjelder: Egenkapitalen til kommunen er negativ med 28 millioner kroner. I tillegg utgjør kommunens langsiktige gjeld (eks pensjonsforpliktelser) ved utgangen av 2013 kr millioner. Innenfor selvkostområdet har kommunen avsatt 19 millioner kroner på bundne driftsfond på vann og avløpsområdet. For å tilfredsstille selvkostbestemmelsene må kommunen redusere de kommunale avgifter de nærmeste år. Vesentlige forhold som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet eller mangler i rutiner for økonomisk internkontroll er forhold som revisor plikter å påpeke i nummerert brev til kontrollutvalget. Brev nr til kontrollutvalget I Brev nr til kontrollutvalget skriver bl.a. revisor slik:

15

16 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter, samt eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalget og revisor har over flere år påpekt mangler og svakheter vedørende den økonomiske internkontroll og kvalitetssikring av regnskapene. Det er ikke tatt forbehold i revisjonsberetningen men omtalt i nummert brev til kontrollutvalget. Revisor har gitt to presiseringer i revisjonsberetningen, og disse er også omtalt i nummerert brev til kontrollutvalget. Disse forholdene er av en slik karakter at de bør omtales i kontrollutvalgets uttalelse. Forslag til uttalelse følger vedlagt.

17 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Til Levanger kommunestyre Kontrollutvalgets uttalelse til Levanger kommunes årsregnskap for 2013 Kontrollutvalget har i møte den , under sak 013/14, behandlet Levanger kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsberetning for 2013 og revisjonsberetning datert avgitt av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering av rådmannen og kommunens regnskapsansvarlig. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som det har bedt om. Årsregnskapet er i det alt vesentlige ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Det er samsvar mellom årsregnskapet og de forhold som omtales i rådmannens årsberetning og årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsberetningen. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen omfatter. Kontrollutvalget har imidlertid merket seg følgende forhold: Det er avdekket svakheter i den økonomiske internkontroll bl.a. når det gjelder kvalitetssikring av det offisielle regnskapet og beregning av tilskudd til ikke kommunale barnehager. Kontrollutvalget forutsetter at det blir fokusert på intern kontroll også i Kommunen har negativ egenkapital på 28 millioner kroner, og en langsiktig gjeld (eks. pensjonsforpliktelser) på millioner kr. Kontrollutvalget vil derfor påpeke at den kommunale økonomien med dette er svært sårbar. Innenfor selvkostområdet er det avsatt 19 millioner kr på bundne driftsfond Vann- og avløp. For å komme i balanse innenfor en 3-5 årsperiode må avgiftene reduseres betydelig. Kontrollutvalget har ingen ytterligere merknader til årsregnskapet for 2013, og deler revisors oppfatning om at det framlagte årsregnskap kan fastsettes som Levanger kommunes årsregnskap for Levanger, 28. april 2014 Gunnar Myhr Leder Fanny Gausen nestleder Kari Johanne Kjerkol Lars Forberg Asbjørn Folkvord Kopi: Formannskapet

18

19

20 Kan offentliggjøres iht offl. 3

21