LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Tirsdag 08. mai 2012 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, møterom 1064

Transkript

1 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Tirsdag 08. mai 2012 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, møterom 1064 Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 010/12 Referatsaker 011/12 Orientering fra revisor - Kommunalt regnskap og revisjon 012/12 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011 for Levanger boligforvaltning KF 013/12 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011 for Trønderhallen Levanger KF 014/12 Kontrollutvalgets uttalelse til Levanger kommunes årsregnskap for /12 Elektroniske møtedokumenter i kontrollutvalget Eventuelt Levanger/Steinkjer, Gunnar Myhr leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 010/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 010/ Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Invitasjon til representantskapsmøte 14. mai 2012/Møteinnkalling 2 KomRev Trøndelag IKS Invitasjon til representantskapsmøte 14. mai 2012/Møteinnkalling Ikke vedlagt Ikke vedlagt 3 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat 2011 Ikke vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 011/12 ORIENTERING FRA REVISOR - KOMMUNALT REGNSKAP OG REVISJON Kontrollutvalget Paul Stenstuen 011/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Ingen 1. Kontrollutvalgets sak 29/11 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner I kontrollutvalgets møteplan for 2012 er det satt av tid til en orientering fra revisor vedrørende kommunalt regnskap og revisjon.

3 Revisor vil som anmodet gi en orientering i møte. Vurdering I de planlagte orienteringene er det lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. SAK 012/12 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAPET FOR LEVANGER BOLIGFORVALTNING KF 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 012/ Kommunestyret 1. Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap for Levanger boligforvaltning KF for Kontrollutvalgets uttalelse oversendes kommunestyre for framleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet for Levanger boligforvaltning KF for Forslag til kontrollutvalgets uttalelse for Revisjonsberetning til årsregnskapet for Levanger boligforvaltning KF 3. Årsregnskap og årsrapport for 2011 for Levanger boligforvaltning KF (utsendt fra kommunen) Kommuneloven Årsrapporten for Levanger boligforvaltning KF for 2011 ble avlagt av styret den Særregnskapet består av driftsdel, investeringsdel, balanseregnskap og noteopplysninger. Årsregnskapet for Levanger boligforvaltning KF for 2011 er gjort opp i balanse. Levanger boligforvaltning KF er avviklet med virkning fra Revisjon Levanger boligforvaltning KF årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisjonsberetningen er avgitt den og er uten forbehold eller merknader.

4 Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god revisjonsskikk. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet, jf. vedlagte forslag. SAK 013/12 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAPET FOR TRØNDERHALLEN LEVANGER KF 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 013/ Kommunestyret 1. Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap for Trønderhallen Levanger KF for Kontrollutvalgets uttalelse oversendes kommunestyre for framleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet for Trønderhallen Levanger KF for Forslag til kontrollutvalgets uttalelse for Revisjonsberetning til årsregnskapet til Trønderhallen Levanger KF 3. Brev nr til kontrollutvalget i Levanger vedr. mangler ved Trønderhallen Levanger KFs årsregnskap for Årsregnskap og årsrapport for 2011 for Trønderhallen Levanger KF (utsendt fra kommunen) 1. Kommuneloven 2. Økonomiforskrifter Årsrapporten for Trønderhallen Levanger KF for 2011 ble avlagt av styret den 19. april Årsregnskapet er satt opp i samsvar med de kommunale regnskapsprinsipper, jf. note 0. Særregnskapet består av driftsregnskap, balanseregnskap og noteopplysninger. Årsresultatet for Trønderhallen Levanger KF for 2011 viser et regnskapsmessig merforbruk (underskudd) på kr Se foretakets årsrapport for nærmere informasjon. Selskapets daglige leder vil gi en orientering i møte. Revisjon Trønderhallen Levanger KF årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner.

5 Revisjonsberetningen er avgitt den og er uten forbehold. Revisor påpeker imidlertid at årsregnskapet er avlagt etter utløpet revisors egen frist for avgivelse av revisjonsberetning. Brev nr til kontrollutvalget i Levanger kommune vedrørende mangler ved Trønderhallen Levanger KF s årsregnskap for 2011 Revisor har gjennom sitt arbeid avdekket mangler og svakheter ved foretakets økonomiske internkontroll, se vedlegg. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet, jf. vedlagte forslag. SAK 014/12 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 014/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Levanger kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 1. Forslag til uttalelse til Levanger kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2011 datert fra KomRev Trøndelag IKS 3. Brev nr , datert fra KomRev Trøndelag IKS 4. Levanger kommunes årsregnskap for 2011 publisert på kommunens nettside. 5. Levanger kommunes årsberetning for 2011 publisert på kommunens nettside. 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet må sees i sammenheng med kommunens årsberetning - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året.

6 Årsregnskapet for 2011 Regnskapet er gjort opp med regnskapsmessig mindre forbruk på 8,5 millioner kr. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 1 177,5 og 1 126,0 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 51,5 millioner kroner. Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr Budsjett Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig mindreforbruk Investeringsregnskapet for 2011 Finansieringsbehovet, inkl. avsetninger, var på 155,3 millioner kroner. Investeringsregnskapet ble gjort opp i balanse. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Årsrapporten for 2011 Kommunens årsberetning for 2011 synes å gi et godt bilde over aktivitetene i kommunen. Revisjon Kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller de krav som er stilt i kommunelovens 78 og 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisor har avgitt revisjonsberetning den Revisjonsberetningen er avgitt med forbehold for svakheter i den økonomiske internkontroll. Brev nr til kontrollutvalget i Levanger kommune Revisor har plikt til å påpeke en del for hold skriftlig overfor kontrollutvalget. Jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Disse påpekningene skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Revisor har ved sin revisjon av regnskapet for 2011 avdekket svakheter i den økonomiske internkontroll på en del områder, se brev nr , datert , fra KomRev Trøndelag IKS.

7 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Revisor la fram sin uavhengighets erklæring i sakene 18/11 og 01/12 og presenterte revisjonsstrategien for regnskapsåret i sak 19/11. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller, statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter, samt eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Revisjonsberetningen er avgitt med forbehold for svakheter i den økonomiske internkontroll. Dette er nærmere forklart i brev nr til kontrollutvalget. Svakheter i den økonomiske internkontrollen er blitt påpekt av kontrollutvalget og revisor over flere år. Da disse påpekningene ikke synes å være tilfredsstillende fulgt opp, kan kontrollutvalget gi en tilråding til kommunestyret om å be administrasjonssjefen bringe forholdet i orden i løpet av inneværende år. Forslag til uttalelse følger vedlagt. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer til kommunens årsregnskap eller årsberetning ut over dette.

8 SAK 015/12 ELEKTRONISKE MØTEDOKUMENTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget Paul Stenstuen 015/ Kontrollutvalget viser til ordningen med lesebrett for de folkevalgte i Levanger kommune, og finner det naturlig at ordningen også omfatter kontrollutvalget. 2. Det sendes ikke ut papirbaserte saksdokumenter til kontrollutvalget i Levanger kommune. Møteinnkallinger og saksdokumenter publiseres på nettsiden til KomSek Trøndelag, eller sendes pr. e-post til kontrollutvalgets medlemmer. Dokumenter unntatt offentlighet deles ut i møte. 3. Kontrollutvalget forutsetter at det i forkant er etablert avtale med kommunen om bruk og tildeling av lesebrett med hver enkelt av medlemmene. Kommunens standardavtale for tildeling og bruk av lesebrett for de folkevalgte. 1. Formannskapet sak 83/11 2. Formannskapet 86/09 3. Kommuneplanen 4. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 5. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 6. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunen har siden slutten av 90-tallet lagt stor vekt på å legge ut alle saksdokumenter med relevante lenker på kommunens internettsider. Sidene benyttes av både ansatte, folkevalgte og innbyggere og er en veldig effektiv måte å finne fram i saksdokumenter og protokoller på. Det har vært en gradvis utvikling mot å benytte nettsidene mer og papirdokumenter mindre i kommunen. KomSek Trøndelag IKS, som er kontrollutvalgets sekretariat, publiserer alle møteinnkallinger og møteprotokoller for kontrollutvalget på sin nettside. I kommuneplanen er det vedtatt at kommunen av miljøhensyn skal redusere papirforbruket til et minimum. I kommuneplanen gis det videre uttrykk for at de to kommunene Levanger og Verdal skal være foregangskommuner mht. å ta i bruk teknologi. Som et ledd i denne utviklingen ble det i formannskapets møte , sak 86/09 vedtatt å kjøpe inn pc er til formannskapets medlemmer, og at de som en forsøksordning skulle være papirløse. Dette innebar at det ikke ble sendt ut saksdokumenter i papirformat til medlemmene av formannskapet.

9 Formannskapet behandlet sak 83/11 Elektroniske møtedokumenter tilrettelegging for folkevalgte innkjøp av lesebrett i møte den og gjorde slikt vedtak: 1. Det sendes ikke ut papirbaserte saksdokumenter til kommunestyret, formannskapet og komiteene i Levanger kommune. Møteinnkallingene sendes via lenke pr. e-post til de folkevalgte. 2. Det kjøpes inn lesebrett til faste representanter i kommunestyret og komiteene. I tillegg anskaffes 10 lesebrett som vararepresentanter skal kunne bruke i møter. 3. Det inngås avtale om bruk og tildeling av lesebrettene for hver enkelt folkevalgt. 4. Kostnadene, inntil kr belastes enhetsfond til felleskostnader avsatt av regnskapsresultatet for I saken kan en bl.a. lese: Erfaringene våre etter to års bruk av pc for formannskapet er i det store og hele svært gode. De folkevalgte virker fornøyd med løsningen, og det har ikke kommet fram ønsker om å gå tilbake til papirdokumenter. De fleste har nok tilgang på internett via PC hjemme, men skal en unngå papirer i møtene, trengs en løsning for elektronisk dokumentlesing i møtelokalene. Kommunen har valgt å anskaffe lesebrett for de folkevalgte. Et lesebrett vil aldri kunne erstatte en pc fullt ut, men til møtevirksomhet vil et lesebrett være mer brukervennlig enn en pc. Den tar mindre plass og har i tillegg mye større batterikapasitet enn en pc. Lesebrettskjermen har en god oppløsning, noe som vil gjøre det behagelig å lese dokumentene på skjermen..it-kompetansen folkevalgte imellom varierer naturlig nok, men dette har ikke vært noen stor utfordring for en god bruk av løsningen. De problemene som har dukket opp, har de folkevalgte fått hjelp av administrasjonen til å få løst. Lesebrett for de folkevalgte er nå rullet ut til de folkevalgte, både i kommunestyret og i komiteene. Kommunen gir brukerstøtte for disse lesebrettene. Vurdering Elektroniske løsninger gir de folkevalgte rask tilgang til saksdokumentene. Løsningen gir også de folkevalgte god oversikt over møtedokumentene fra tidligere møter. Med fullelektroniske løsninger i alle ledd vil det være godt tilrettelagt for at kommunen skal fremstå som moderne og effektiv. Vilje til effektivisering og vilje til å redusere bruken av papir vil også kunne bli oppfattet som positivt. For at ordningen også skal oppnå effekt i forhold til effektivitet og besparelser, bør den ha tilslutning fra samtlige av de folkevalgte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær