SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 STEINKJER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Onsdag 28. april 2010 Møtetid: Kl Møtested: Fylkets Hus, møterom Kvenna De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 007/10 Orientering fra administrasjonen 008/10 Referatsaker 009/10 Årsregnskap 2009 for Steinkjer kommuneskoger KF 010/10 Steinkjer kommunes årsmelding og årsregnskap for /10 Skatteoppkreverfunksjonen /10 KRD-rapport 2009: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Steinkjer Odd-Leiv Thun Per Helge Genberg leder kontrollsekretær (sign) Telefon: Mobil: E-post: per.helge.genberg@komsek.no

2 SAK 007/10 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget Per Helge Genberg 007/ Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Saksopplysninger Administrasjonen er bedt om å svare på spørsmål fra kontrollutvalget om hvordan vedtak i noen utvalgte kommunestyresaker fra 2008 er fulgt opp. SAK 008/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget Per Helge Genberg 008/ Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Brev nr til kontrollutvalget i Steinkjer kommune vedr. mangler ved kvalitetssikring/intern kontroll 2 KomRev Trøndelag IKS Kopi av brev til Steinkjer kommune v/rådmannen: Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2009 Utsendt Utsendt SAK 009/10 ÅRSREGNSKAP 2009 FOR STEINKJER KOMMUNESKOGER OGNDALSBRUKET KF Kontrollutvalget Per Helge Genberg. 009/

3 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret for å legges fram i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til årsregnskapet for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF for Revisjonsberetning til Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KFs årsregnskap for 2009, datert Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KFs årsregnskap for 2009 Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Netto driftsresultat for Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF i 2009 er kr , og det regnskapsmessige overskuddet er på kr Årsregnskapet består av driftsdel, investeringsdel, balanseregnskap og noteopplysninger. Etter Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak, skal årsregnskapet bl.a. være avlagt innen 15. februar, revidert innen 15.mars og fastsatt av kommunestyret innen 1. mai. Styret er regnskapsansvarlig for det kommunale foretaket. KomSek Trøndelag IKS mottok revisjonsberetning fra KomRev Trøndelag IKS De kravene Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og Kommunelovens 79 stiller til revisjonen, er oppfylt. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon er å forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og å avgi uttalelse om årsregnskapet. Det har ikke kommet fram merknader i revisjonsberetningen. Årsberetningen for 2009 er pr. dato ikke mottatt fra Steinkjer Kommuneskoger Ogndalsbruket KF. SAK 010/10 STEINKJER KOMMUNES ÅRSMELDING OG ÅRSREGNSKAP FOR 2009 Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold/ Per Helge Genberg 010/ Formannskapet Kommunestyret

4 1. Det framlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Steinkjer kommunes årsregnskap Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget tar kommunens årsmelding til orientering. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Steinkjer kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2009 fra KomRev Trøndelag IKS datert Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Steinkjer kommunes årsregnskap for 2009 utsendt fra kommunen. 2. Steinkjer kommunes årsmelding for 2009 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finner vi i Kommunelovens 48. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap fremkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ) 3, 1. ledd: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet, men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) kap. 5 8 omhandler revisors kvalifikasjoner og plikter. Steinkjer kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller de kravene som er stilt i lov og forskrift.

5 Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Årsregnskapet for 2009 Steinkjer kommunes årsregnskap for 2009 ble avlagt den av enhetsleder for økonomi som er kommunens fagsjef for regnskap. Regnskapet er gjort opp med et mindreforbruk (overskudd) på kr ,78. Driftsregnskapet for 2009 nøkkeltall i 1000 kr. Regnskap 2009 Budsjett 2009 Regnskap 2008 Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk Investeringsregnskapet for 2009 Investeringsregnskapet er avsluttet med en underdekning på kr ,66, som også står som samlet udekket i investeringsregnskapet, jfr. note 10 til årsregnskapet. Det er i 2009 bokført 2,6 mill. kroner som dekning av tidligere års underdekning. Dette betyr at kommunen fortsatt har en dekningsforpliktelse i investeringsregnskapet. Etter Forskrift om årsregnskap og årsberetning 9, 4. ledd, må kommunen gjøre vedtak om dekning i inneværende år. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Note 2 forklarer kommunens pensjonsutgifter i hhv. Kommunal Landspensjonskasse KLP og Statens Pensjonskasse SPK. Note 3 inneholder spesifikasjon av kommunens garantiforpliktelser. Note 5 viser kommunens aksjer med beløp og eierandel. Kravet i forskriften må dermed sies å være oppfylt. Note 11 omhandler selvkostområder - avgiftsregnskapet. Det vises også til note 10 som omhandler underdekningen i investeringsregnskapet. Årsmeldingen for 2009

6 Kommuneloven med tilhørende forskrifter gir regler om hvilke opplysninger som skal gis i årsberetningen. Behandlingsmåte og tidsfrister er også nærmere regulert. Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens (eller fylkeskommunens) økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, og om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal videre redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen; tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene, jf. kommunelovens 48. Mange kommuner velger i likhet med Steinkjer å bruke årsberetningen til å gi informasjon utover det kommunen plikter. Årsberetningen skal legges fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandlet. Det vil være naturlig at kontrollutvalget kommenterer eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Men kontrollutvalget kan f.eks også kommentere: hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er om årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet forrige år mål og måloppnåelse for kommunens ulike virksomheter andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Vurdering Årsregnskapet Brutto driftsresultat for 2009 viser et negativt beløp på kr mot tilsvarende negativt beløp på kr for Netto driftsresultat for 2009 viser et negativt beløp på kr mot tilsvarende positivt beløp på kr for Med et regnskapsmessig overskudd på 19,3 mill. kr. synes økonomistyringen å være god. Det vises for øvrig til årsregnskapets regnskapsskjema 1A Drift, og årsberetningens kapittel Økonomiske analyser, hvor avvikene mellom regnskap og budsjett er behandlet på en tilfredsstillende måte. KomRev Trøndelag IKS har i nummerert brev nr til kontrollutvalget, datert , tatt opp flere forhold. Etter Kommunelovens bestemmelser skal kommunen bregne minst tillatte avdrag med vekting av anleggsmidler. Det er ikke foretatt beregning som dokumenterer at driftsregnskapet er belastet med avdrag iht. lovkravet. I revisjonsberetningen har revisor påpekt dette. Videre understreker KomRev Trøndelag IKS i det nummererte brevet at interne kontrollhandlinger og kvalitetssikring av årsregnskapet ikke er tilstrekkelig utført. I alt seks punkter som eksemplifiserer feil og mangler dokumenterer sviktende internkontroll. Selv om det ikke har betydning for godkjenningen av regnskapet, er det også viktig å merke seg de forhold som revisjonen tar opp i Revisjonsnotat til årsregnskapet for 2009.

7 Årsmeldingen Rådmannen har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsmelding for kommunens virksomhet i Meldingen er på totalt 47 sider (i A4-format), inkl. bilder og tabeller. Både bruken av illustrasjoner og måten stoffet er disponert på, gir et oversiktlig, informativt og leservennlig inntrykk. Steinkjer kommunes årsmelding for 2009 synes å inneholde tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen. Det er gjort greie for situasjonen i hver enkelt sektor, med kapitler om tjenester, mål og måloppnåelse, viktige hendelser/forhold til brukerne, arbeidsmiljø o.fl. Årsmeldingen gir et godt bilde av kommunens virksomhet i 2009, og kontrollutvalget kan ta den til orientering. SAK 011/10 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2009 Kontrollutvalget Per Helge Genberg. 011/ Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2009 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Steinkjer kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2009 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Steinkjer kommune til orientering. Vedlegg 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Steinkjer kommunes skatteregnskap for Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Steinkjer kommune Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Skatteoppkreverens redegjørelse om Steinkjer kommunes skatteregnskap for 2009 Den totale skatteinngangen for året 2009 utgjorde kr

8 Tilsvarende tall for 2008 er i årets rapport oppgitt å være kr , mens rapporten for 2008 oppga kr Skatteoppkreveren har på forespørsel opplyst at dette skyldes ulike føringsmetoder, og at det korrekte tallet for 2008 er Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Steinkjer kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Rapporten gir en tilbakemelding på skatteoppkreverfunksjonen er ivaretatt og utført, og vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringer. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2009 finner regnskapsføringen og utførelsen av oppgavene i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk, men påpeker at marginalavsetningen ikke har vært tilstrekkelig. Videre er arbeidsgiverkontroll utført i mindre omfanget enn kravet tilsier. Skatteetaten har ingen spesielle bemerkninger til ressurssituasjonen ved skatteoppkreverkontoret i Steinkjer. SAK 012/10 KRD-RAPPORT 2009: 85 TILRÅDINGAR FOR STYRKT EIGENKONTROLL I KOMMUNANE Kontrollutvalget Per Helge Genberg. 012/ Kontrollutvalget tar rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til orientering og har drøftet en del av tilrådingene i rapporten konkret. Vedlegg Liste over 12 utvalgte tilrådinger fra KRD-rapporten Andre saksdokumenter ikke vedlagt Rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane (Se planer og rapporter )

9 Saksopplysninger En arbeidsgruppe oppnevnt av Kommunal- og Regionaldepartementet (KRD) la i desember 2009 fram en utredning om styrking av egenkontrollen i kommuner og fylkeskommuner. Så langt er det ikke kjent når KRD ev. vil komme med forslag til formelle endringer på feltet, men representanten for den politiske ledelsen i departementet uttalte på NKRFs kontrollutvalgskonferanse at kontrollutvalgene på egen hånd bør drøfte og vurdere tilrådingene. Det lokale sjølstyret bygger på at både innbyggerne og Staten har tillit til forvaltningen i kommunene. Arbeidsgruppen mener regelverket må brukes mer aktivt og kontrollvirksomheten bli mye synligere for å sikre denne tilliten. Kontroll og tilsyn handler om å være bevisst, gjerne krevende og i prosess. Rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane legger vekt på tre hovedlinjer: Å utvikle og styrke administrasjonssjefens internkontroll Å ha klar rolleforståelse og godt samspill mellom aktørene i kontrollarbeidet Å sikre høy kompetanse hos sekretariat og revisjon Kontrollen må i langt større grad tilpasses de aktuelle, lokale forholdene og bygge på en reell risikovurdering. Dette bør kunne føre til ulikt fokus fra kommune til kommune og fra år til år. Vurdering Tilrådingene i rapporten varierer fra konkrete forslag om endringer i lover og regelverk via gode råd om kontrollvirksomheten til mer generelle ønsker om arbeidsformer eller evalueringer. For å starte en debatt i kontrollutvalget har sekretariatet valgt ut 12 av de 85 tilrådingene; se vedlagte liste. Disse 12 punktene representerer ulike sider ved kontrollvirksomheten og omhandler tema som erfaringsvis vil være sentrale for utvalgets arbeid.