Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 7. april 2015 TID: STED: Fylkets hus, møterom Sætra A202, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 011/15 Referatsaker 012/15 Orientering fra revisor 013/15 Nord-Trøndelag fylkeskommune. Årsregnskap og årsberetning 2014 Kontrollutvalgets uttalelse 014/15 Studietur til Tromsø oppsummering 015/15 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor - Uavhengighetserklæring 016/15 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet i perioden Steinkjer, 27. mars 2015 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf: / mob: e-post: liv.tronstad@komsek.no

2 SAK 011/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 011/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KomSek Trøndelag og Informasjon om representantskapsmøter 4. mai 2015 KomRev Trøndelag 2 FKT Fagkonferanse juni NTFK Saksprotokoll Kontrollutvalgets årsrapport NTFK Invitasjon til økonomiseminar april Hordaland fylkeskommune sekretariat for kontrollutvalget Partsbrev Forvaltningsrevisjon av NDLA Forslag til prosjektplan Steinkjer 26. mars 2015 Liv Tronstad Kontrollsjef

3 SAK 012/15 ORIENTERING FRA REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 012/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor vil gi en orientering om årsoppgjørsrevisjonen. Dersom revisors orientering kommer inn på informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om dette, og møte må lukkes, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer 26. mars 2015 Liv Tronstad kontrollsjef

4 SAK 013/15 NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2014 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg Liv Tronstad 013/ ,3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar forslaget til uttalelse som Kontrollutvalgets uttalelse til Nord- Trøndelag fylkeskommunes årsregnskap og årsberetning for Kontrollutvalgets uttalelse sendes fylkestinget med kopi til fylkesrådet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet Vedlegg 1. Utkast til Kontrollutvalgets uttalelse til Nord-Trøndelag fylkeskommunes årsregnskap og årsberetning for Kopi av Revisors beretning til Nord-Trøndelag fylkeskommunes årsregnskap for KomRev Trøndelag IKS Revisjonen årsregnskapet Årsregnskap 2014, Nord-Trøndelag fylkeskommune 5. Nord-Trøndelag Fylkeskommunes årsberetning for 2014 Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: Årsregnskapet være avlagt innen 15. februar. Årsberetning være avgitt av fylkesrådet innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av fylkestinget senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Iht forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget, når de er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, avgi uttalelse om årsregnskapet. Dette skal skje før fylkesrådet avgir sin innstilling til fylkestinget og fylkestinget vedtar årsregnskapet. Årsregnskapet Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger.

5 Detaljeringsgraden i årsregnskapet og presentasjonsformen for årsregnskapet har fylkekommunen stor frihet til selv å bestemme. Men årsregnskapet skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som fylkestinget har brukt i årsbudsjettet. Årsregnskap 2014 ble avlagt den 13. februar 2015 av Fylkesrådsleder, økonomisjef og fagleder regnskap. Årsberetning (årsmeldingens regnskapsdel) ble avlagt av fylkesrådet den 24. mars Fylkeskommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS (KomRev), og revisors beretning er utstedt den 24. mars Revisor skal uttale seg om årsregnskapet og om øvrige forhold. Under øvrige forhold uttaler revisor seg om budsjett, årsberetningen og til slutt registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisjonsberetningen for 2014 er avgitt som en ren beretning uten merknader, og er en såkalt normalberetning. Se vedlegg 2. Fylkesrådet vil den 13. april gi sin innstilling til Fylkestinget, etter at kontrollutvalget har avgitt sin uttalelse. Noen kommentarer til årsregnskapet: Driftsregnskapet Driftsregnskapet viser at fylkeskassen hadde 2 034,4 mill kr til fordeling drift i Sum netto drift var 2 004,4 mill kr. Netto driftsresultat i % av driftsinntektene er på 1,0 %. (KS har tidligere anbefalt et nivå på minimum 3 % som nå er forhøyet til 4 % for fylkeskommunene). Fylkeskommunens årsregnskap for 2014 viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr 29,9 mill kr, tilsvarende i 2013 var 62,0 mill kr. Selv om enkelte enheter har hatt et merforbruk har de fleste sektorer samlet hatt et mindreforbruk i 2014, med unntak av sektor 3 tannhelse og folkehelse og sektor 5 samferdsel. De enkelte sektorer er nærmere redegjort for i årsregnskapsdokumentet, kapittel 3,2. Investeringsregnskapet Fylkeskommunens totale investeringer i anleggsmidler for 2014 var på 395,8 mill kr mot kr 443,1 mill kr i Investeringene i 2014 var ca 42,5 mill kr lavere enn revidert budsjett. De største investeringen knytter seg til veginvesteringer og investeringer i skolebygg og anlegg. Lånefinansieringen av anleggsmidler i 2014 var på 61 %, mot 65,5 % i 2013.

6 Det er nærmere redegjort for investeringsregnskapet i årsregnskapsdokumentets kapittel 4. Balanseregnskapet Balansen består av anleggsmidler, omløpsmidler, gjeld og egenkapital. Egenkapitalen er økt fra kr 5 019,3 mill i 2013 til 5 173,5 mill i Sum gjeld og egenkapital var ved utgangen av 2013 på kr 9 569,6 mill mot 9 959,8 i Egenkapitalandelen er på 52 %, samme som i Arbeidskapitalen i % av driftsinntekter på 12,4 mot 13,6 i Denne bør minst være på 4-5 % av driftsinntektene. Likviditetsgrad 1 er på 1, mot 1,7 i Denne bør normalt være større enn 2, og i alle fall være større enn 1. Hvis ikke kan en oppleve vanskeligheter med å betjene den kortsiktige gjelden. Viser for øvrig til årsregnskapsdokumentet kapittel 5. Revisor påpeker i sitt oppsummeringsbrev til fylkesrådet at det fortsatt er mangler på dokumentasjon av enkelte balanseposter. Noter til regnskapet Noter er opplysninger som gis som en del av årsregnskapet iht. til regnskapsforskriften 5 og 13, og god kommunal regnskapsskikk. Notene skal bidra til å øke regnskapsbrukerens forståelse og vurdering av regnskapet, og skal ha en klar henvisning til de poster i regnskapet som kommenteres Viser for øvrig til årsregnskapsdokumentet kapittel 6. Årsberetning Årsberetningsdelene er den lovmessige delen, jf. koml. 48, nr 5. Årsberetningen inneholder opplysninger knyttet til regnskapet og det er gitt en redegjørelse om fylkeskommunens etiske standard, likestilling og diskriminering, klima samt internkontroll. Fylkeskommunens årsberetning 2014 tilfredsstiller de lovbestemte krav til innhold, og tallmaterialet er konsistent ifh til årsregnskapet jf. revisor. Årsberetningen skal iht til lov oversendes kontrollutvalget før utvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsmeldingsdelen Årsmeldingsdelen er foreløpig ikke mottatt. Andre kommentarer Revisor har avgitt en ren revisjonsberetning til årsregnskapet Viser imidlertid til revisors brev til fylkesrådet vedrørende oppsummering av revisjonen av årsregnskapet 2014.

7 Revisors oppsummering viser at det fortsatt er forhold som kan forbedres, men at disse ikke er av en slik karakter at det er merknader eller tatt forbehold i revisjonsberetningen eller medført nr. Brev til kontrollutvalget. Vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet, utkast til slik uttalelse er vedlagt. Oppdragsansvarlig revisor i KomRev tilfredsstiller kravene til revisor stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Alle frister i forbindelse med regnskapsavleggelsen (årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning) er overholdt. Det foreligger ikke nummererte brev i tilknytning til årsoppgjørsrevisjonen. Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor anbefales kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for 2014 som fremgår av vedlegg 1 i saken. Steinkjer 26. mars 2015 Liv Tronstad Kontrollsjef

8 TIL FYLKESTINGET I NORD TRØNDELAG KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2014 Kontrollutvalget har i møte den 4. april, under sak 013/15, behandlet Nord-Trøndelag fylkeskommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskap, datert 13. februar, fylkesrådets årsberetning datert 24. mars og revisors beretning datert 24. mars. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollutvalget fått muntlig orientering fra fylkesrådets leder, økonomisjef og fagleder regnskap. Kontrollutvalget har også fått orientering fra oppdragsansvarlig revisor. Kontrollutvalget har fått alle de opplysninger og dokumenter som de har bedt om. Kontrollutvalget har merket seg at årsregnskapet viser et overskudd / mindreforbruk på 29,9 mill kr. Kontrollutvalget mener at årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter i hovedsak tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Etter kontrollutvalgets vurdering er regnskapet ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollutvalget vil likevel påpeke forbedringspunkter når det gjelder den interne kontrollen knyttet til avstemming og dokumentasjon av balanseposter. Ut over dette har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Kontrollutvalget mener at det fremlagte årsregnskap kan fastsettes som Nord Trøndelag Fylkeskommunes- årsregnskap for Ola Morten Teigen Bjørn Arild Gram Torfinn Aas Anne Berit Sæther Nina Bakken Bye Kopi: Fylkesrådet

9

10

11

12 SAK 014/15 STUDIETUR TIL TROMSØ - OPPSUMMERING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 014/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget har gjennom studieturen fått et innblikk i hvordan kontrollutvalgene i Troms fylkeskommune og Tromsø kommune driver sin virksomhet. Studieturen har bidratt til god læring som vil være nyttig i forhold til de oppgaver og ansvar kontrollutvalget er gitt. 2. Kontrollutvalget er godt fornøyd med turen og utbyttet av denne. Vedlegg Studietur til Tromsø 4. mars 2015 Ikke trykte vedlegg 1. Program for Studietur til Tromsø 4. mars Kontrollutvalgets sak 007/15 3. Kontrollutvalgets sak 038/14 Saksopplysninger Kontrollutvalgets studietur til Tromsø ble gjennomført 4. mars 2015 som et felles møte med kontrollutvalget i Troms fylkeskommune og Tromsø kommune, der respektive sekretariat og revisorer også deltok. Begge fylkeskommunene og kommunen styres etter en parlamentarisk styringsmodell. Noe av hensikten med studieturen var derfor å utveksle erfaringer samt om kontrollperspektivet under denne modellen har andre elementer i seg enn hva en har under den tradisjonelle formannskapsmodell. I forkant av besøkene var det oversendt konkrete tema kontrollutvalget ønsket tatt opp. Vurdering Kontrollutvalget har gjennom studieturen fått et innblikk i hvordan kontrollutvalgene i Troms fylkeskommune og Tromsø kommune driver sin virksomhet, og hvordan de ser på kontrollperspektivet under en parlamentarisk styringsmodell. I tillegg fikk kontrollutvalget orientering om to interessante kontrollsaker, hhv. gransking av Troms kraft AS og sak om brann og redning i Troms kommune. Kontrollutvalget satte pris på den tid kontrollutvalgene hadde satte av til møte.

13 Erfaringsutveksling gjennom studietur er nyttig lærdom for kontrollutvalget, sekretariatet og revisjonen i forhold til de oppgaver og ansvar som er gitt. Det var imidlertid uheldig at ikke hele kontrollutvalget hadde mulighet til å delta, men etter en helhetsvurdering anses besøket som vellykket og har innfridd målsettingene og forventingene til studieturen. Steinkjer 26. mars 2015 Liv Tronstad Kontrollsjef

14 STUDIETUR TIL TROMSØ 4. MARS 2015 DELTAGERE Kontrollutvalget ved Ola Morten Teigen, Anne Berit Sæther og Torfinn Aas I tillegg deltok oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Sissel Mikalsen, oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Unni Romstad og sekretær Liv Tronstad AGENDA Presentasjonsrunde alle tilstedeværende Kontrollutvalgets sammensetning Partitilhørighet - Posisjon/opposisjon Hvem har lederen - Posisjon/opposisjon Hvem har flertallet i kontrollutvalget - Posisjon/opposisjon Erfaringsutveksling Ser kontrollutvalget andre utfordringer for å drive kontroll og tilsyn innenfor den parlamentariske styringsmodellen enn innenfor formannskapsmodellen Mindretallsrettigheter Erfaringsutveksling Hvordan jobber kontrollutvalget Møtehyppighet Saker Besøk ved avdelinger/enheter Rapporteringsrutiner til fylkestinget/kommunestyret Oppfølging av forvaltningsrevisjoner Erfaring med høring som kontrollform? Erfaringsutveksling Samspillet med sekretariatet Samspillet med revisjon Faglig utvikling/samarbeide med andre kontrollutvalg? Erfaringsutveksling Er det spesielle saker utvalget kan trekke frem som de har jobbet med Hva kan utvalgene si om Granskingen av Troms kraft AS Sak om brann og redning i Troms kommune Avslutning

15 SAK 015/15 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 015/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisorenes vurdering av uavhengighet. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Nord-Trøndelag fylkeskommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Iht. revisjonsforskriftens 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. KomRev Trøndelag IKS har siden april 2014 midlertidig utpekt oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor for fylkeskommunen. Den faste oppdragsansvarlig forvaltningsrevisoren er nå tilbake, og ny egenvurdering legges med dette frem for kontrollutvalget Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest ble sist forelagt kontrollutvalget i september En er ikke gjort kjent med at det er endringer i denne. Oppdragsansvarlig revisor vil gå gjennom sin egenvurdering i møte. Steinkjer 27. mars 2015 Liv Tronstad kontrollsjef

16

17

18

19 SAK 016/15 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I PERIODEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 016/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger I forbindelse med signaler om at leder av kontrollutvalget vil tre ut av utvalget i løpet av april og at det nærmer seg slutten av kontrollutvalgets funksjonsperiode er det ønskelig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt eget arbeid og utvalgets samarbeid med sekretariatet og revisjonen. En slik evaluering kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene med stikkord: Kontrollutvalgets egenevaluering Møtehyppighet og lengde Fungerer møteledelsen, får alle si sin mening? Brukes kontrollutvalgets tid og ressurs på de viktigste tingene, og er utvalget tydelig nok i sine bestillinger? Erfaringer med besøk på virksomheter Erfaring med studieturer (Oslo 2012, Brussel 2013 og Tromsø 2015) Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at den fylkeskommunale forvaltning foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den fylkeskommunale virksomheten drives?

20 Forholdet til fylkestinget Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og fylkestinget fungert? Samarbeidet med sekretariatet Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er sakene godt nok opplyst? Er sekretariatets oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Er møtene tilstrekkelig tilrettelagt fra sekretærs side? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget i sin aktivitet? Samarbeidet med revisjonen Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering: For at den samlede kontroll- og tilsynsfunksjonen skal fungere så godt som mulig er det viktig med et godt samspill mellom kontrollutvalg, sekretariat og revisjonen. Til høsten skal det velges nytt kontrollutvalg og tidligere erfaringer og tilbakemeldinger vil derfor være nyttig å ha med seg. På bakgrunn av dette er det derfor ønskelig at kontrollutvalget nå foretar en evaluering av sitt eget arbeid og kontrollutvalgets syn på samarbeid med sekretariatet og revisjonen. Steinkjer 26. mars 2015 Liv Tronstad kontrollsjef