Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 NÆRØY KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Mandag 22. september 2014 TID: Kl STED: Formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 010/14 Referatsaker 011/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Økonomistyring 012/14 Forslag til driftsbudsjett for kontroll og tilsyn /14 Oppdragsansvarlige revisorers uavhengighetsvurderinger 014/14 Revisjonsstrategi 2014 Sak 014/14 vil bli behandlet i lukket møte, jfr. Kom.l. 31,2 og Forv.l. 13. Steinkjer, Tore Sørhaug leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf Mobil

2 SAK 010/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget Per Helge Genberg 010/ Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Kopi av brev til Nærøy kommune om tilbakeføring av mindreforbruk KomRev Trøndelag IKS Kopi av brev til Nærøy kommune om ny oppdragsansvarlig revisor Vedlagt Vedlagt SAK 011/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT ØKONOMISTYRING Kontrollutvalget Per Helge Genberg 011/ Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomistyring oversendes kommunestyret, med denne innstillingen: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber administrasjonen følge opp anbefalingene i kap. 6 i rapporten. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Økonomistyring Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kontrollutvalget og av kommunestyret Høyest prioriterte prosjekt i planen er Vedlikehold (av veg), som er gjennomført, og etter omprioritering i kontrollutvalget (sak 004/13) ble Økonomi-styring flyttet opp. KomRev Trøndelag oversendte rapporten Rådmannen i Nærøy har hatt rapporten til høring. Forvaltningsrevisjonens metode omfatter intervju, elektronisk spørreundersøkelse og dokument-analyse. Disse problemstillingene blir belyst:

3 I hvilken grad har kommunen tilfredsstillende rutiner for budsjettkontroll og økonomistyring? Er byggeprosjektet Nærøy ungdomsskole gjennomført i tråd med regelverk/retningslinjer? Er innkjøp gjennomført i henhold til regelverk om offentlige anskaffelser? Rapporten konkluderer med at kommunens økonomirutiner ser ut til å ivareta kravene til god budsjettkontroll og styring, men merforbruket viser at organisasjonen fortsatt må arbeide med å forankre og følge opp målsettingene. Når det gjelder overskridelsene ved byggingen av Nærøy ungdomsskole, viser rapporten til noen formelle mangler i prosessen, og peker på sviktende oversikt over hvordan økonomien i prosjektet utviklet seg. Anskaffelsene ved skolebyggingen har stort sett vært i samsvar med regelverket, men anskaffelsesprotokoller mangler og en del dokumentasjonskrav er ikke oppfylt. Vurdering Kontrollutvalget har gjennom denne rapporten fått svar på bestillingen, og bør følge opp senere med å be om tilbakemelding på forbedringspunktene. SAK 012/14 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 012/ Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2015 for kontrollog tilsynsarbeidet i Nærøy kommune med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Forslag til spesifisert driftsbudsjett for 2015 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Saksopplysninger: Saksbehandling og saksgang for budsjettet for kontroll og tilsyn går fram av 18 i forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner:

4 Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Forskriften pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Kommunens kostnader til kontroll og tilsyn skal framgå av både budsjett og regnskap, og føres på funksjon 110. Kommunestyret har valgt kontrollutvalget til å ha løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på kommunestyrets vegne, og skal sørge for kompetent sekretariatsbistand til utvalget. Det er kontrollutvalgets ansvar å se til at revisjonen tilfredsstiller kommunens behov, jfr. kommunelovens bestemmelser. Målet for kontroll- og tilsynsarbeidet må alltid være å sikre den enkelte innbyggers rettigheter og skape grunnlag for tillit til det administrative og politiske apparatet. Utvalget skal se til at kommunens økonomi forvaltes i henhold til lover og regelverk, at politiske vedtak følges opp og at saksutredning og beslutningsprosess gjennomføres korrekt i administrasjon og politiske organer. Budsjett 2014 Forslag 2015 Kontrollutvalgets utgifter til møteavvikling, faglig oppdatering mm Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget I kontroll- og tilsynssammenheng er de største postene kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester; ellers inneholder budsjettet poster for kontrollutvalgets egen drift. Faglig oppdatering i form av å delta på enkelte kurs og konferanser vil være viktig. Budsjettene for 2015 for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter 5.mai Sekretariatet; KomSek Trøndelag IKS, har som tidligere lagt til grunn en kostnadsøkning på 3 % i forhold til forrige år. Revisjonen; KomRev Trøndelag IKS, opererer med en kostnadsvekst på ca 5 % fra 2014 til 2015, og dette skyldes i hovedsak at selskapet har fått økte pensjonsforpliktelser. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Kontrollutvalget legger fram et forslag til spesifisert budsjett for kontroll og tilsyn, og kommunestyret fastsetter den totale rammen. Budsjettforslaget bygger på erfaring og på regnskapstall for Tabellen under viser regnskap for 2013 og budsjett for 2014 og 2015 når det gjelder kontrollutvalgets egne utgifter (møter, kurs oa.). Post og tekst Regnskap 2013 Budsjett 2014 Budsjett Leder- og møtegodtgjørelse Arbeidsgiveravgift

5 12003 Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Kurs- og oppholdsutgifter /11701 Kjøregodtgjørelse/ reiseutgifter Sum Forslaget til budsjett for kontroll og tilsyn i 2015 legger ikke opp til endret aktivitetsnivå for kontrollutvalget, men antallet møter og ev. besøk ved kommunale avdelinger/institusjoner kan øke hvis konkrete saker eller problemstillinger oppstår. SAK 013/14 OPPDRAGSANSVARLIGE REVISORERS UAVHENGIGHETS- VURDERINGER Kontrollutvalget Per Helge Genberg 013/ Kontrollutvalget tar skifte av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og revisors uavhengighetsvurdering til orientering. 2. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighetsvurdering til orientering. Vedlegg 1. Vurdering av regnskapsrevisors uavhengighet i forhold til Nærøy kommune, datert Vurdering av forvaltningsrevisors uavhengighet i forhold til Nærøy kommune, datert Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS har nå etablert en ordning med to oppdragsansvarlige revisorer for hver kommune; en for regnskapsrevisjon og en for forvaltningsrevisjon. Med virkning fra er Linda Pettersen ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Nærøy kommune, og Unni Romstad er oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. I samsvar med revisjonsforskriften skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, gi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget (se vedleggene). SAK 014/14 REVISJONSSTRATEGI 2014

6 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 014/ Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2014 til orientering. Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag, og vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2014 i møtet. Revisjonsstrategien utarbeides på faglig grunnlag, og formålet er primært å avdekke risiko for feilrapportering, pluss å definere hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for å kunne avgi beretning.