LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Mandag 19. september 2011 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, formannskapssalen

Transkript

1 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Mandag 19. september 2011 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, formannskapssalen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 016/11 Referatsaker 017/11 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår /11 Oppdragsansvarlig revisor den årlige uavhengighetserklæring 019/11 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /11 Forvaltningsrevisjon - forslag til prosjektplan 021/11 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /11 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 023/11 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet Eventuelt Sak 21/11 vil bli ettersendt. Levanger/Steinkjer, Karl Meinert Buchholdt leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 016/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 016/ Referat 1 KRD Veileder Habilitet i kommuner og fylkeskommuner Innholdsliste og forord vedlagt 2 KRD Rundskriv H-4/11 - Val av formannskap/fylkesutval, kommuneråd/fylkesråd, ordførar/fylkesordførar, faste utval m.m 3 Miljøpartiet Dei Grøne Klage fra Miljøpartiet Dei Grøne i 4 KomSek Trøndelag IKS Levanger KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk for 2010 Vedlagt (samt utdrag fra vedlegget) Vedlagt Vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 017/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 017/ Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2011 tas til orientering. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår Ingen Rapporten omfatter forvaltningsrevisjon fra avholdte møter 1. halvår 2011 for driftskomiteen, formannskapet og kommunestyret.

3 Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor har enkelte merknader, se vedlagte rapport. Vurdering Rapporten kan tas til orientering. Kontrollutvalget kan allikevel merke seg at revisor påpeker at enkelte saker kunne ha vært uttredet bedre mht. de økonomiske konsekvenser. SAK 018/11 OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget Paul Stenstuen 018/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisors vurdering av sin egen uavhengighet. Den oppdragsansvarlige revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Levanger kommune 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Revisor vil på vegne av den oppdragsansvarlige revisor gå gjennom den årlige egenvurderingen i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Da det nå er en del år siden kontrollutvalget sist fikk seg forelagt vandelsattest, ønsker den oppdragsansvarlige revisor å legge frem også denne.

4 SAK 019/11 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 019/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2011 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvorledes revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. SAK 020/11 FORVALTNINGSREVISJON FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget Paul Stenstuen 020/ Kontrollutvalget slutter seg til revisors forslag til prosjektplan.

5 Forslag til prosjektplan, KomRev Trøndelag IKS 1. Kontrollutvalgets sak 28/10 2. Kommunestyrets sak 33/10 - Tertialrapport 1. tertial - Levanger kommune 3. Formannskapets sak 81/10 - Oversendelsesforslag fra kommunestyret - stilling i PPT 4. Kommunestyrets sak 58/10 - Tertialrapport 2. tertial - Levanger kommune 5. Kontrollutvalgets sak 022/09 6. Kommunestyrets sak 059/08 7. Kommunestyrets sak 008/08 8. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 9. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10. Forskrift om kontrollutvalg 11. Kommuneloven Kontrollutvalget behandlet plan for forvaltningsrevisjon i møte den og gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt , med følgende prioritering av prosjekter: Nr Prosjekt 1. Barneverntjenesten 2. Innkjøp rutiner og praksis Tjenestetilbud pleie og omsorg Tildelingskriterier Økonomistyring innad i en resultatenhet Saksbehandling plan og bygg Tilpasset opplæring og spesialundervisning Levanger kommune som arbeidsgiver 2. Med forbehold om kommunestyrets godkjenning av planen, gis kontrollutvalgets leder fullmakt til å foreta bestilling av prosjektet Barneverntjenesten hos KomRev Trøndelag IKS. Kommunestyre behandlet plan for forvaltningsrevisjon i møte den under sak 16/08. Etter en diskusjon knyttet til en eventuell opprioritering av prosjektet Tilpasset opplæring, spesialundervisning med PPT tilføyd, gjorde kommunestyret slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende tillegg: I prosjekt Tilpasset opplæring, spesialundervisning tilføyes PPT. 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i sak 022/09 Rullering av planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll :

6 1. Kontrollutvalget tar sak 004/09 og 006/09 i representantskapene i henholdsvis KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS til etterretning. 2. Kontrollutvalget gir et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende IKT første prioritet. Prosjektene på prioritetslisten rykker tilsvarende ned. 3. Kontrollutvalget ber revisor om å utarbeide forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet vedrørende IKT. Forslaget til prosjektplan oversendes sekretær som gis myndighet til å vurdere hvorvidt det er behov for å innkalle til et ekstraordinært møte i forkant av prosjektets igangsettelse. 4. Kontrollutvalget ber KomRev Trøndelag IKS foreta en vurdering av hvorvidt det er fremkommet nye opplysninger som gjør det nødvendig å foreta endringer i planen for selskapskontroll. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak den , sak 028/10: 1. Prosjektet Tilpasset opplæring og spesialundervisning opprioriteres til det første prosjekt på prioriteringslisten. De øvrige rykker tilsvarende ned. 2. Kontrollutvalget ber revisor igangsette prosjektet. Revisor har utarbeidet forslag til prosjektplan for prosjektet, se vedlegg. Vurdering Opplæringsloven pålegger kommunene en rekke plikter. Opplæringen skal bl.a. tilpasses evnene og forutsetningene til den enkelte elev, jf. opplæringslovens 1-3. Opplæringsloven gir også elever som ikke har eller som ikke kan få tilfredsstillende utbytte av opplæringen rett til spesialundervisning. Før kommunen treffer vedtak om spesialundervisning etter 5-1 eller vedtak om spesialpedagogisk hjelp etter 5-7, skal det foreligge en sakkyndig vurdering av elevens særlige behov. Vurderingen skal vise om eleven har behov for spesialundervisning og hvordan opplæringstilbud som i så fall bør gis. Dersom kommunens vedtak avviker fra den sakkyndige vurdering, skal det i begrunnelsen fremgå hvorfor kommunen allikevel mener at eleven får sine rettigheter etter loven oppfylt, jf. opplæringslovens 5-3. Kontrollutvalget gis med dette en mulighet til å sikre at problemstillingene er egnet til å besvare de forhold kontrollutvalget ønsker undersøkt. Det er viktig at problemstillingene er så konkrete og avgrenset som mulig, slik at det er mulig å besvare for revisor. SAK 022/11 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 022/ Kontrollutvalget tar saken til orientering. Oversikt over kontrollutvalgets saker så langt i (legges fram i møte)

7 Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) : For å tydeliggjøre kontrollutvalgets ansvar for oppfølging av egne vedtak framlegges det her en oversikt over status og frem til dags dato. Med bakgrunn i framlagte oversikt over saker som er behandlet så langt i 2011, gis kontrollutvalget mulighet til å sjekke ut hvordan kontrollutvalgets saker er fulgt opp. SAK 023/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Kontrollutvalget Paul Stenstuen 023/ Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Ingen Kontrollutvalgets årsplaner En evaluering av kontrollutvalgets virksomhet kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger?

8 Vurdering Ved slutten av kontrollutvalgets funksjonsperiode synes det naturlig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt arbeid. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær