INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Mandag 4. september 2017 Tid: Kl. 09:00 Sted: Levanger rådhus, møterom 1119 NB! MERK TID OG STED Møteinnkallingen sendes kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, revisor, ordfører og administrasjonssjefen. Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 011/17 Referatsaker 012/17 Orientering fra administrasjonssjefen om prosessene knyttet til avviklingen av samkommunen 013/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 014/17 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /17 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring Eventuelt Levanger/Steinkjer, Hans Heieraas leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: [email protected] Dir.tlf Mob

2 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 011/17 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 011/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 012/17 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONSSJEFEN OM PROSESSENE KNYTTET TIL AVVIKLINGEN AV SAMKOMMUNEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 012/ Saksbehandlerens forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets årsplan for Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre og i Levanger kommunestyre Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Saksopplysninger Kontrollutvalget har i sin års- og møteplan satt av tid til en orientering fra administrasjonssjefen om prosessene knyttet til avviklingen av samkommunen. Administrasjonssjefen er på denne bakgrunn anmodet om å gi en orientering om status vedørende avviklingen, med spesiell vekt på: Opprettelsen av nye ordninger Overføring av arbeidsgiver ansvaret Sluttføring av avviklingen, herunder planlagt behandling av samkommunens siste regnskap Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Det er viktig at kontrollutvalget holdes orientert om avviklingen av Innherred samkommune. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

4 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 013/17 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 013/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar revisors vurdering av sin egen uavhengighet til etterretning. Vedlegg Revisors uavhengighetserklæring Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest skal fremlegges i forbindelse med at revisor påtar seg oppdraget, og ellers ved behov. Vurdering Kontrollutvalget kan ta oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

5

6

7

8 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 014/17 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2017 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 014/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Revisor skal i samsvar med gjeldende revisjonsstandarder utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Regnskapsrevisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2017 i møtet. I forbindelse med dette vil regnskapsrevisor gi en orientering om: Regnskapsrevisors risiko og vesentlighetsvurdering. Regnskapsrevisors arbeidsmetodikk hvordan velges områder og utvalg ut for nærmere kontroll Hva regnskapsrevisor vil fokusere på for regnskapet 2017 og hva vil regnskapsrevisor ikke prioritere Regnskapsrevisors tidsbruk mht. rådgivning og veiledning av samkommunen Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning.

9 Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold og interne vurderinger hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

10 INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 015/17 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 015/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar revisors vurdering av sin egen uavhengighet til etterretning. Vedlegg Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Innherred samkommune Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest skal fremlegges i forbindelse med at revisor påtar seg oppdraget, og ellers ved behov. Vurdering Kontrollutvalget kan ta oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

11 Kontrollutvalget i Innherred Samkommune v/ KomSek Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Deres ref.: Vår ref.: URo Saksnr.: 17/950 Arkiv: O Dato: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Innherred Samkommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: [email protected] Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund

12 kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev Trøndelag IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Innherred Samkommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Innherred Samkommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: [email protected] Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund

13 veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Innherred Samkommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Innherred Samkommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Innherred Samkommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Namsos, Unni Romstad Oppdragsansvarlig revisor KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: [email protected] Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund