NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. Paul Stenstuen

Transkript

1 NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 10. september 2009 Møtetid: Kl Møtested: Kommunehuset, møterom Alhusen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 009/09 Referatsaker 010/09 Regnskapsrevisjon /09 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /09 Rapport etter gjennomgang av saker behandlet i formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2009 Eventuelt Steinkjer Nils Kristian Lie Leder Paul Stenstuen Kontrollsekretær (sign) Tel: Mobil: E-post: paul.stenstuen@komsek.no

2 SAK 009/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 009/ Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referater 1 Kommunal og regionaldepartementet Nye regler for kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning (ny finansforskrift fra 1/7-2010) 2 KS Nord-Trøndelag IKS Temadag for kontrollutvalg 3 Overhalla kommune Fortsatt deltagelse i KomSek Trøndelag IKS Ikke vedlagt Ikke vedlagt Ikke vedlagt SAK 010/09 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget Paul Stenstuen 010/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2009 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollkomiteen, jf. revisjonsforskriftens 15.

3 Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. SAK 011/09 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2010 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 011/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollutvalget Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.

4 Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Fordelte administrasjonsutgifter Total ramme kontrollutvalget * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,5 % i 2009 er alle tall i 2010 kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser etc. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt noe faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2010 som for tidligere år. For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,5 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) vedtok den 7. mai budsjett 2010 og økonomiplan Budsjettet for kjøp av sekretariatstjenester er redusert i forhold til tidligere år eter at selskapskontrollen er overført til revisjonen jf. vedtak i representantskapet 7. mai KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I forbindelse med forskriftsendringene i 2004 ble revisors revisjonsansvar mht. kommunens internkontroll i utgangspunktet betydelig redusert. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til.) Selskapskontroll er overført til KomRev fra og med 7. mai og budsjett for kjøp av revisjonstjenester har derfor økt, jf. vedtak i representantskapet 7. mai Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret.

5 Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Ønsker en derimot å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må en anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for de(t) kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. SAK 012/09 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET I FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 1. HALVÅR 2009 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 012/ Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Vedlegg Rapport etter gjennomgang av saker behandlet i formannskapet og kommunestyret 1. halvår Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Rapporten omfatter en gjennomgang av saker fra avholdte møter 1. halvår 2009 for formannskapet og kommunestyret.

6 Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor har ingen merknader. Videre gir revisor uttrykk for at det ikke er avdekket vesentlige mangler i forhold til saksbehandlingen mht. opplysinger om økonomi og økonomiske konsekvenser. Vurdering Rapporten kan tas til orientering.