SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Mandag 19. september 2011 Tid: Kl Sted: Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 013/11 Referatsaker 014/11 Revisjon /11 Gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår /11 Tilrettelegging hurtigbåtkai K.st.sak 36/11 017/11 Forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen 018/11 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 019/11 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet Steinkjer, Mari-Anne Hoff Leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf Mobil

2 SAK 013/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget Per Helge Genberg 013/ Kontrollutvalget tar referatet til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Brev til Leka kommune om tilbakeføring av Vedlagt mindreforbruk KomSek Trøndelag IKS Protokoll fra representantskapsmøte Vedlagt 3 KomRev Trøndelag IKS Protokoll fra representantskapsmøte Vedlagt 4 Kommunal- og Rundskriv H-4/11 om val av formannskap, regionaldepartementet kommuneråd, ordførar, varaordførar, faste utval med mer Veileder om habilitet i kommuner og fylkeskommuner 5 Kommunal- og regionaldepartementet 6 KomRev Trøndelag IKS Kopi av brev til Leka kommune om rapport etter gjennomgang av vederlagsberegning for opphold i institusjon Teksten om ktr. utv. vedl Vedlagt SAK 014/11 REVISJON 2011 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 014/ Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2011 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. KomRev Trøndelag IKS: av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet deles ut i møtet I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag, og vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2011 i møtet. Den som foretar revisjon må kontinuerlig vurdere sin egen uavhengighet. Hvert år, og ellers ved behov, avgir oppdragsansvarlig revisor en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. Revisjonsforskriftens 15. Dette blir lagt fram i møtet.

3 Revisjonsstrategien utarbeides på faglig grunnlag, og formålet er primært å avdekke risiko for feilrapportering, pluss å definere hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for å kunne avgi beretning. SAK 015/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 015/ Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2011 til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør dette vedtaket: Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kap. 5. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter 1. halvår 2011 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker av vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige. Rapporten påpeker flere typer feil. En sak er uten reell grunn behandlet etter hasteparagrafen. Ganske mange saker er unntatt offentlighet uten korrekt lovhenvisning og uten vurdering av om deler av sakene er offentlige. Henvisning til delegasjonsreglement mangler i mange saker der formannskapet har gjort vedtak. Videre finnes det eksempler på saker der vedtak om salg ikke viser til regnskapsføring av inntektene, og i ett tilfelle har kommunen opprettet en stilling uten å vise til budsjettdekning. Samlet sett viser rapporten mangel på formell kvalitetssikring av politiske vedtak. Etter en periode med få feil når det gjelder henvisning til delegasjonsreglement i formannskapssaker, er situasjonen forverret 1. halvår Rapporten bør gå videre til kommunestyret. SAK 016/11 TILRETTELEGGING HURTIGBÅTKAI K.ST.SAK 36/11

4 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 016/ Kontrollutvalget tar notatet fra KomRev Trøndelag IKS, datert , til orientering. Brev fra ordføreren i Leka til kontrollutvalget, datert Notat fra KomRev Trøndelag IKS til kontrollutvalget, datert I brev til kontrollutvalget, datert , ber ordføreren i Leka utvalget gjennomgå kommunestyresak 36/2011 Tilrettelegging hurtigbåtkai sluttrapport (behandlet i møte 21.06). Bakgrunnen er at det i kommunestyremøtet ble satt fram påstander om mulige feil i kostnadsoppsettet og i utbetalinger til hovedentreprenøren. Kontrollutvalget fikk overlevert brevet fra ordføreren i sitt møte og oversendte (uten formelt vedtak) saken inkl. dokumentasjon til KomRev Trøndelag IKS for vurdering. I svaret til kontrollutvalget; et notet datert , konkluderer KomRev Trøndelag IKS med at differensen i kostnadsoppsettet er gjort greie for, og at de utbetalte beløpene er godt dokumentert. Revisor har ikke funnet feil i saken, og kontrollutvalget kan ta notatet til orientering. SAK 017/11 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2012 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I KOMMUNEN Kontrollutvalget Per Helge Genberg 017/ Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Leka kommune med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 1. Forslag til spesifisert driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen

5 : Saksbehandling og saksgang for budsjettet for kontroll og tilsyn går fram av 18 i forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Forskriften pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Kommunens kostnader til kontroll og tilsyn skal framgå av både budsjett og regnskap. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å ha løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Til hjelp i arbeidet skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Videre har kontrollutvalget også ansvaret for å se til at revisjonen til enhver tid tilfredsstiller kommunens behov, jfr. kommunelovens bestemmelser. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag 1) Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester 2) Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget ) Under forutsetning om en kostnadsvekst på ca 3 % i 2011 er alle tall i 2012-kr. 1) Korrigert for tilbakeføring av mindreforbruk (årsoverskudd) 2010 Budsjettene for 2012 og økonomiplanene for for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter 23.mai Forslaget til budsjett er i 2012-kroner, og det er i hovedsak lagt til grunn en gjennomsnittlig kostnadsøkning på ca 3 % fra 2011 til Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110. Kontrollutvalget legger fram et forslag til spesifisert budsjett for kontroll og tilsyn, men foretar sjøl den endelige interne fordelingen når kommunestyret har fastsatt den totale rammen. Som ansvarlig for å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen har kontrollutvalget et vidt og krevende arbeidsfelt. Utvalget skal se til at kommunens økonomi forvaltes i henhold til lover og regelverk, at politiske vedtak følges opp og at saksutredning og beslutningsprosess gjennomføres korrekt i administrasjon og politiske organer. Målet må alltid være å sikre den

6 enkelte innbyggers rettigheter og skape grunnlag for tillit til det administrative og politiske apparatet. Budsjettforslaget bygger på erfaring og regnskapstall, og det er ikke gjort vesentlige endringer i forhold til forrige år. I kontroll- og tilsynssammenheng er de største postene kjøp av sekretariatsog revisjonstjenester; ellers inneholder budsjettet poster for kontrollutvalgets egen drift. Faglig oppdatering i form av å delta på enkelte kurs og konferanser vil være viktig. Forslaget til budsjett for kontroll og tilsyn i 2012 legger ikke opp til endret aktivitetsnivå for kontrollutvalget, men det ligger i utvalgets formål at antallet møter og ev. besøk ved kommunale avdelinger/institusjoner kan øke hvis konkrete saker eller problemstillinger oppstår. SAK 018/11 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER Kontrollutvalget Per Helge Genberg 018/ Kontrollutvalget tar saken til orientering. Oversikt over kontrollutvalgets saker i tida november 2010 juni Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp egne vedtak, og det blir lagt fram oversikt over status for utvalgets saker i perioden november 2010 juni Med bakgrunn i listen over saker får kontrollutvalget mulighet til å se på hvordan sakene er fulgt opp. SAK 019/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Kontrollutvalget Per Helge Genberg 019/ Saken blir lagt fram uten innstilling. :

7 Nå ved slutten av funksjonsperioden er det naturlig at kontrollutvalget evaluerer arbeidet sitt. En slik gjennomgang bør bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen skjer korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den kommunale virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalg og kommunestyre fungert? Samarbeidet med sekretariat og revisjon Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget til økt aktivitet? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? : Med tanke på læringseffekten bør kontrollutvalget ta en bredest mulig drøfting av virksomheten, inkludert faktorer som intern arbeidsform, praktiske rammer mm. Utvalget vil også ev. kunne formulere en skriftlig oppsummering av evalueringen.