Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Tirsdag 19. mars 2013 Tid: Kl Sted: Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Leka kontrollutvalg har vedtatt at utvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 004/13 Orientering fra ordføreren 005/13 Orientering fra administrasjonen 006/13 Nummerert brev nr 4 fra revisjonen Kjøp av tjenester engasjement som rådmann 007/13 Ressursbruk og arbeidsmilljø i skolen - oppfølging av forvaltningsrevisjon 008/13 Oppfølging av kommunestyrevedtak 009/13 Skatteoppkreverfunksjonen /13 Gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2012 Steinkjer, Tore Hagen leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf Mobil

2 SAK 004/13 ORIENTERING FRA ORDFØREREN Kontrollutvalget Per Helge Genberg 004/ Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Kontrollutvalget har bedt politisk ledelse i kommunen orientere om innholdet i sluttavtalen med tidligere rådmann. SAK 005/13 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget Per Helge Genberg 005/ Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. KomRev Trøndelag IKS har i et notat til kontrollutvalget tatt opp en sak knyttet til oppfølging av en elev i videregående skole. Notatet er unntatt offentlighet og vil bli delt ut i møtet. Rådmannen er bedt om å orientere kontrollutvalget om saken. SAK 006/13 NUMMERERT BREV NR 4 FRA REVISJONEN KJØP AV TJENESTER ENGASJEMENT SOM RÅDMANN Kontrollutvalget Per Helge Genberg 006/ Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Vedlegg Nummerert brev nr 4 Kjøp av tjenester engasjement som rådmann, fra KomRev Trøndelag IKS, datert

3 Etter 4 i forskrift om revisjon plikter revisjonen å påpeke «vesentlige forhold» inkl. brudd på lover/forskrifter i såkalt nummerert brev til kontrollutvalget. KomRev Trøndelag IKS rapporterer i nummerert brev at Leka kommune for 2012 har regnskapsført lønn til engasjert rådmann som konsulenttjenester, etter fakturering fra vedkommendes enkeltmannsforetak. Iflg. regelverket (kommentar til kommuneloven) kan ikke en person fra et konsulentfirma fungere som rådmann, og lønna kan derfor heller ikke føres slik. Kontrollutvalget har bedt administrasjonen komme i møtet og bekrefte at denne feilen er rettet. SAK 007/13 RESSURSBRUK OG ARBEIDSMILJØ I SKOLEN OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget Per Helge Genberg 007/ Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2010 Ressursbruk og arbeidsmiljø i skolen Kontrollutvalgets ansvar for å følge opp forvaltningsrevisjonsrapporter går fram av 12 i Forskrift om kontrollutvalg: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Etter innstilling fra kontrollutvalget behandlet Leka kommunestyre i møte sak 25/11 Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2010 Ressursbruk og arbeidsmiljø i skolen og vedtok: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber administrasjonen følge opp innholdet i rapportens kap Kontrollutvalget ønsker nå å få vite hvordan kommunestyrets vedtak er blitt ivaretatt, og har bedt rådmannen komme på møtet og orientere om dette. Kap. 7.1 i rapporten inneholder 7 anbefalinger.

4 Ettersom denne forvaltningsrevisjonsrapporten var oppe til behandling i forrige valgperiode, vedlegges hele dokumentet. Vurdering Hvis forvaltningsrevisjoner skal fungere etter formålet, dvs. skape læring og gi bedre tjenester, bør kontrollutvalget konsekvent etterspørre om kommunestyrets pålegg/oppfordringer til administrasjonen er gjennomført. SAK 008/13 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYREVEDTAK Kontrollutvalget Per Helge Genberg 008/ Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. I møte , sak 020/10, vedtok kontrollutvalget: Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen til å legge fram en årlig rapport om status for oppfølging av kommunestyrevedtak. Nå ønsker utvalget en orientering om hvordan dette er gjennomført. SAK 009/13 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2012 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 009/ Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2012 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2012 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Leka kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2012 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2012 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Leka kommune til orientering.

5 Vedlegg 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Leka kommunes skatteregnskap for Skatteetatens kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Leka kommune Skatteoppkreverens årsrapport om Leka kommunes skatteregnskap for 2012 Den totale skatteinngangen for året 2012 utgjorde kr Tilsvarende tall for 2011 var kr Tallmaterialet er nærmere forklart i årsrapporten. Skatteoppkreveren opplyser ellers i rapporten at det i 2012 er etablert en ordning med bemanning ved sjukefravær/ferie. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Leka kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Basert på de kontroller som er gjennomført, finner Skatteetaten at avleggelsen av skatteregnskapet og innkrevingen i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk, og at arbeidsgiverkontrollen er gjennomført i tilstrekkelig omfang. Skatteoppkreveren har ikke sendt inn virksomhetsplan for Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Vurdering Både Skatteetatens kontrollrapport og skatteoppkreverens egen årsrapport viser at situasjonen ved kontoret i Leka er bedret i forhold til den sårbarheten som har vært påpekt tidligere. SAK 010/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2012 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 010/

6 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2012 til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter 2. halvår 2012 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker av vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige. Rapporten kommenterer bruken av 13 i Kommuneloven («hasteparagrafen»), og påpeker urealistiske forutsetninger i kommunestyresaken om budsjett for I to saker mangler vedtaket opplysning om finansieringsmåte. Det vises også til vedtak som tilsier at kommunen formelt sett hadde to rådmenn i tiden Vurdering Rapporten oversendes kommunestyret til orientering.