NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. DATO: 12. mars 2013 TID: Kl STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 12. mars 2013 TID: Kl STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Namsskogan kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 006/13 Referatsaker 007/13 Orientering fra revisor 008/13 Rapport etter gjennomgang av saker behandlet i formannskapet og kommunestyret 2.halvår /13 Skatteoppkreverfunksjon 2012 Eventuelt Det vil bli diskusjoner omkring Frivillighetssentralen Grong Heider Sæther (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Dir.tlf Mob e-post: gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører- Rådmann KomRev Trøndelag IKS

2 SAK 006/13 REFERATSAKER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 006/ Kontrollutvalget tar referatene til orientering Referat: 1. KomSek Trøndelag IKS Kontrollutvalget i Namsskogan kommune. Info til «Namsin» KRD Opne møter i kontrollutval og kommunale foretak NHH Master i Offentlig revisjon 2013 SAK 007/13 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Gunnhild Berg 007/ Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Revisjonen jobber tett opp mot kommunens administrasjon gjennom hele året, og mye informasjon blir gitt. Det kommuniseres muntlig og skriftlig. Ved kontaktmøte med revisjonen i oktober 2012 var det ønskelig at kontrollutvalget fikk ta del i denne kommunikasjonen. Det var ønskelig at revisjonen holdt kontrollutvalget løpende orienter om hva de jobber med opp i mot de enkelte kommuner. Revisor vil i kontrollutvalgets møter gi en kort orientering om hvilke saker en jobber med i kommunene. Revisjonen vil som før avlegge statusrapport og revisjonsstrategi jf. kontrollutvalgets årsplan. Møtet lukkes jf. kommuneloven 77.8 under orientering fra revisor.

3 SAK 008/13 RAPPORT VEDRØRENDE GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR 2012 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 008/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering 2. Rapporten oversendes kommunestyret for orientering og henstiller om at kommunestyret fatter slikt vedtak: 1. Kommunestyrett tar rapporten til orientering 2. Kommunestyret ber om at revisors hovedkonklusjon og anbefalinger følges opp. Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2012, datert 21. februar 2013 Ikke trykte dokument Temaet i denne rapporten er ikke av de prioriterte prosjekter i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon, men tilhører revisjonens faste rutiner under formell forvaltningsrevisjon. Rapporten avgis heller ikke som forvaltningsrevisjonsrapport. Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i perioden august til desember 2012 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. I pkt. 3.1 Formannskapet og punkt 3.2 Kommunestyret er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått. Saksbehandlers vurdering Ved gjennomgang av formannskapets saker angående hjemmelshenvisning ser det ut som om kommunen har fått tilfredsstillende rutiner. Ved saker unntatt offentlighet bør det i tillegg til henvisning i Offentlegslova hjemles / angis i hht. forvaltningslov / kommunelov. Ellers har revisor i forhold til saker behandlet i formannskapet påpekt habilitet og innkalling av vara, samt om rådmannens / saksbehandler skal angi om det er forslag til innstilling eller forslag til vedtak. Revisor har også påpekt enkeltsaker. Vedrørende saker behandlet i kommunestyret har revisor påpekt forhold rundt habilitet. I mange saker er det vedtatt inhabilitet uten at det har vært innkalt varamenn. Som ved tidligere gjennomgang (bl.a. for 1.halvår 2012) stilles det spørsmål om rutinene for innkalling av varamenn er gode nok.

4 Revisor har også for kommunestyret gått igjennom og påpekt enkeltsaker. Viser til disse i rapporten. Revisors hovedkonklusjon / anbefalinger fremkommer i rapportens kapittel 4. Viser til hovedkonklusjon / anbefalinger og rapporten i sin helhet. Rådmann har hatt rapporten til høring men har ingen kommentarer. SAK 009/13 SKATTEOPPKREVERFUNKSJON 2012 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 009/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2012 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Namsskogan kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2012 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Namsskogan kommune til orientering. 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Namsskogan kommunes skatteregnskap for Skatteetatens kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Namsskogan kommune Skatteoppkreverens årsrapport om Namsskogan kommunes skatteregnskap for 2012 Den totale skatteinngangen for året 2012 utgjorde kr ,-. Utestående restanser for 2012 er kr ,-. Tilsvarende tall for 2011 var kr ,- og restansen kr ,-. Skatteoppkrever for Namsskogan kommune kjøper tjenester vedrørende arbeidsgiverkontrollen av Inn Trøndelag skatteoppkrever i Verran. Rapport fra skatteoppkrever i Namsskogan er datert 22. januar Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport.

5 Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Namsskogan kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Oversendt rapport er datert Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverfunksjon er Instruks for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne av 11.januar Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2012 finner internkontroll, regnskapsføringen, skatte- og avgiftsinnkreving og arbeidsgiverkontroll i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær