SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Mandag 16.januar 2012 Tid: Kl Sted: Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/12 Referatsak 002/12 Orientering fra administrasjonen 003/12 Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til kommunestyret 004/12 Plan for forvaltningsrevisjon innspill 005/12 Besøk ved kommunale institusjoner/avdelinger 006/12 Åpne møter i kontrollutvalget Steinkjer, Thor Erling Knædal leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf Mobil

2 SAK 001/12 REFERATSAK Kontrollutvalget Per Helge Genberg 001/ Kontrollutvalget tar referatet til orientering. Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Kopi av brev til Leka kommune om regnskapsavslutningen for 2011 Vedlagt SAK 002/12 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget Per Helge Genberg 002/ Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Rådmannen er bedt om å gjøre rede for problemene knyttet til data- og telefontilgjengelighet ved kommunehuset. SAK 003/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2011 TIL KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget Per Helge Genberg 003/ Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til orientering. Vedlegg:

3 Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til Leka kommunestyre : I kommunelovens 77 heter det: Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, må kommunestyret bli informert om utvalgets arbeid, jfr. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument. For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sendes kontrollutvalgets møteprotokoller til ordføreren og rådmannen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. I tillegg rapporteres enkeltsaker fortløpende. Årsrapporten følger en viss struktur som skal samsvare med årsplanen for utvalgets arbeid. SAK 004/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON INNSPILL Kontrollutvalget Per Helge Genberg 004/ Kontrollutvalget drøftet saken og ga innspill til revisjonen om innhold i planen. Vedlegg: Diskusjonsgrunnlag overordnet analyse fra KomRev Trøndelag IKS : I kontrollutvalgets oppstartingsvedtak for planarbeidet (sak 022/11) heter det ma. at underveis i arbeidet drøfter kontrollutvalget og revisjonen innholdet i overordnet analyse/planutkastet, ( ) Ut fra overordnet analyse så langt har revisjonen utarbeidet et diskusjonsgrunnlag. Liste over risikofaktorer i kommunal sektor er vedlegg til dokumentet og gir en god generell oversikt over temaet. Som ledd i planprosessen inviteres kontrollutvalget til å komme med forslag og innspill om aktuelle forvaltningsrevisjonsområder.

4 SAK 005/12 BESØK VED KOMMUNALE INSTITUSJONER/AVDELINGER Kontrollutvalget Per Helge Genberg 005/ Kontrollutvalget ønsker å besøke.. Besøket legges til (dato) Kontrollutvalgets arbeids- og ansvarsområde er bredt, og i tillegg til ordinære møter kan utvalget foreta besøk ved kommunale institusjoner og avdelinger. Et slikt besøk er ikke et formelt tilsyn, men avvikles som møter med ledelsen og andre grupper ved institusjonen/ avdelingen, ev. kombinert med en befaring. Våren 2010 besøkte det daværende kontrollutvalget Leka skole. I samsvar med den vedtatte årsplanen for 2012 kan utvalget alt nå i starten av året vurdere hvilken kommunal avdeling eller institusjon som er aktuell. SAK 006/12 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget Per Helge Genberg 006/ Kontrollutvalget innfører åpne møter fom. mars Møtene vil fortsatt være lukket når det behandles saker eller orienteringer der lov- og regelverk tilsier taushetsplikt. Møtene i kontrollutvalget har til nå vært lukket, i medhold av 77 nr 8 i Kommuneloven: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr 3 siste punktum gjelder tilsvarende. 31 nr 3 siste punktum lyder: Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Av de 22 medlemmene i KomSek Trøndelag IKS har nå over halvparten gått over til åpne møter. Det er ikke kjent at denne praksisen har skapt problemer for kontrollutvalgenes arbeid.

5 Arbeidsgruppa som avga rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til Kommunal- og regionaldepartementet i desember 2009, hadde fått som tilleggsmandat å vurdere om åpne møter i kontrollutvalgene bør innføres ved lovendring. Alle partier på Stortinget har i utgangspunktet gått inn for åpne møter. Konklusjonen fra arbeidsgruppen er slik: Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Det vil særlig være tre kriterier for når behandlingen i kontrollutvalget skal lukkes; - Personalsaker (jfr. 31 nr 3 i Kommuneloven) - Andre opplysninger som er underlagt taushetsplikt (jfr. 77 nr 8 i Kommuneloven) - Orienteringer til kontrollutvalget fra revisjonen Revisjonens taushetsplikt er regulert i Kommunelovens 78 nr 7: Med mindre det følger av revisjonens oppgaver etter denne lov eller forskrift gitt i medhold av nr 8, eller den opplysningene gjelder har samtykket til at taushetsplikten ikke skal gjelde, har revisor plikt til å bevare taushet om det de får kjennskap til i sitt oppdrag for kommunen eller fylkeskommunen. Innenfor en praksis med åpne møter vil det i tillegg til å lukke møtet i enkeltsaker, også kunne være aktuelt å lukke møtet bare under en del (f.eks en orientering) av en sak. Vurdering I et åpent, demokratisk samfunn er det en forutsetning at forhandlingene i folkevalgte organer prinsipielt skal være åpne for publikum. Både for å sikre tilliten og legitimiteten til styringsorganene og for å stimulere den enkelte innbygger til medvirkning, bør lukkede møter bare praktiseres når lov- og regelverk har definert et vern for den parten opplysningene gjelder. Et mål for kontroll og tilsyn er å gi innbyggerne tillit til at den offentlige forvaltningen fungerer best mulig. Som ledd i dette må kontrollutvalgenes virksomhet formidles. Det kan bl.a. gjøres ved å åpne møtene og ved å legge informasjon tilgjengelig på internett. Med åpne møter vil utfordringene for kontrollutvalgets arbeid være å opprettholde en fri og variert debatt, samtidig som kravet til formell korrekthet økes.