MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Møtedato: Onsdag 4. mai 2016 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen

Transkript

1 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Møtedato: Onsdag 4. mai 2016 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 007/16 Referatsaker 008/16 Orientering fra revisor - kommunalt regnskap og kommunal revisjon 009/16 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap for /16 Orientering fra rådmannen vedrørende rådmannens tilbakerapportering til kommunestyret mht. status for kommunestyrets vedtak 011/16 Orientering fra rådmannen - Helse, pleie og omsorg - status og prioriteringer 012/16 Skatteoppkreverfunksjonen /16 Plan for selskapskontroll - status for arbeidet 014/16 Plan for forvaltningsrevisjon - status for arbeidet Eventuelt Sak 9/16 vil bli ettersendt. Steinkjer, Bjørn Madslangrud/s/ leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 007/16 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 007/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet 1 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til regnskapet for 2015 Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 008/16 ORIENTERING FRA REVISOR - KOMMUNALT REGNSKAP OG KOMMUNAL REVISJON Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 008/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets møteplan for Forskrift om revisjon 3. Forskrift om kontrollutvalg 4. Kommuneloven Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2016 ble det satt av tid til en orientering fra revisor vedrørende kommunalt regnskap og revisjon. Regnskapsrevisor vil som anmodet gi en orientering i møtet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

6 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 010/16 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE RÅDMANNENS TILBAKERAPPORTERING TIL KOMMUNESTYRET MHT. STATUS FOR KOMMUNESTYRETS VEDTAK Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 010/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg kontrollutvalgets møteplan for 2016 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2016 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende det rådmannens tilbakerapportering til kommunestyret mht. status for kommunestyrets vedtak. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

7 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 011/16 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE HELSE, PLEIE OG OMSORG STATUS OG PRIORITERINGER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 011/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets møteplan for 2016 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2016 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende helse, pleie og omsorg status og prioriteringer Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

8 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 012/16 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 012/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport 2015 Meråker kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Meråker kommune til orientering. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport 2015 Meråker kommune til orientering. 2. Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Meråker kommune til orientering. Vedlegg 1. Årsrapport 2015 fra Skatteoppkreveren i Meråker kommune 2. Brev til kommunestyret i Meråker kommune, datert , fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Meråker kommune Ikke trykte vedlegg 1. Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, datert Brev av fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. 3. Brev av fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten. Saksopplysninger Skatteoppkreverens redegjørelse om kommunes skatteregnskap for 2015 Den totale skatteinngangen for året 2015 til fordeling mellom skattekreditorene utgjorde kr Kommunens andel av den samlede skatteinngang utgjorde kr Tallmaterialet er nærmere utdypet og forklart i skatteoppkrevers redegjørelse.

9 Skatteetatens kontrollrapport 2015 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Meråker kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Skatt Midt-Norge finner at regnskapsføring og utførelsen av oppgavene i det alt vesentligste er i samsvar med gjeldende regelverk. Det anføres imidlertid at skatteoppkrever ikke har nådd målkravet mht. antall arbeidsgiverkontroller. Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlinger gitt en anbefaling. Det opplyses at skatteoppkrever har gitt tilbakemelding på denne. Skatteoppkrever vil gi en orientering i møte. Vurdering Skatteetatens kontrollrapport 2015 og Skatteoppkreverens årsrapport for 2015 kan ut fra en helhetsvurdering tas til orientering. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 013/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - STATUS FOR ARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 013/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisor spesielt belyse følgende i forbindelse med den overordnede analysen: a... b... c... Vedlegg Plan for selskapskontroll - status for arbeidet, Epost fra KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 27/15 2. Plan for selskapskontroll Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven. Saksopplysninger Kontrollutvalget ba revisor starte opp arbeidet med overordnet analyse og plan for selskapskontroll i møte den , sak 27/15. En har mottatt en epost fra revisor vedrørende fremdrift for planarbeidet, se vedlegg 1. Det vises til denne. Revisor gir uttrykk for at den overordnede analyse og plan for selskapskontroll vil kunne være klar for behandling i kontrollutvalget i møte den Saken legges med dette fram for kontrollutvalget for diskusjon om selskapskontroll i møte. Vurdering Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon bør derfor ses i sammenheng. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

24 Fra: egard Wist Sendt: 5. april :10 Til: aul Ivar Stenstuen Kopi: nni Romstad Emne: lan for selskapskontroll - status for arbeidet Plan for selskapskontroll - Frosta og Meråker Status for arbeidet: Vi er godt i gang med utarbeidelsen av planer for selskapskontroll for alle KomRevs kommuner. Det er ikke mye arbeid som gjenstår på hver enkelt plan, men det er mange planer, og jeg sikter mot at Frosta og Meråker skal få sine planer til kontrollutvalgsmøtene i juni. Hittil har jeg forsøkt å skaffe en oversikt over kommunenes eierportefølje, og jeg har innhentet/etterspurt uttalelse til den overordnede analysen fra kommunenes eierrepresentanter. Det som gjenstår er risiko- og vesentlighetsanalysen. Med vennlig hilsen Vegard Wist Forvaltningsrevisor KomRev Trøndelag IKS Tlf

25 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 014/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - STATUS FOR ARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 014/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Status overordnet analyse, Epost fra KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 4/16 2. Kontrollutvalgets sak 26/15 3. Plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven. Saksopplysninger Kontrollutvalget ba revisor starte opp arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i møte den , sak 26/15. Kontrollutvalget ba videre om å bli holdt orientert underveis. Kontrollutvalget behandlet statusrapport fra revisor i møte den , sak 4/16. Kontrollutvalget traff slikt vedtak i saken: 1. «Kontrollutvalget viser til «Oppsummering etter møte med KomRev Trøndelag IKS og KonSek Trøndelag IKS» og slutter seg til saksbehandlers forventninger til forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget diskuterte diskuterte mulige temaer for forvaltningsrevisjon. Følgende temaer syntes spesielt å peke seg ut: a. Saksbehandling, herunder rettssikkerhet, likebehandling og saklighet. b. Barn og unges oppvekstmiljø, herunder skolens systemrettede arbeid for å sørge for et godt psykososialt miljø for elevene. 3. Kontrollutvalget i Meråker setter pris på Stjørdal kontrollkomites initiativ mht. etterlevelsesrevisjon.» En har mottatt en epost fra revisor vedrørende fremdrift for planarbeidet, se vedlegg 1. Det vises til denne. Revisor gir, med henvisning til det pågående analysearbeid for øvrige kommuner i Værnes regionen, uttrykk for at plan vil kunne være klar for behandling i kontrollutvalget i første møte til høsten.

26 Revisor gir videre uttrykk for at: «Så langt er det følgende tema som ser ut til å kunne være aktuelle for prioritering: * Elevenes psykososiale miljø * Språkopplæring minoritetsspråklige * Samordning av tjenester innen pleie og omsorg * Forebyggende helsearbeid og arbeid med folkehelse * Miljøforvaltning * Saksbehandling» Vurdering På det nåværende tidspunkt er det viktig at kontrollutvalget er orientert om det pågående arbeid. Det er også viktig at kontrollutvalget gir eventuelle innspill utvalget ønsker belyst i forbindelse med den overordnede analysen, samt gir eventuelle innspill til det pågående arbeid i Stjørdal kontrollkomite. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

27 Fra: ikke Haave Sendt: 6. april :41 Til: aul Ivar Stenstuen Emne: lan for forvaltningsrevisjon Meråker kommune Til kontrollutvalget i Meråker Arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for Meråker er så godt som ferdigstilt. Vår plan er å samkjøre kommunene som er med i Værnesregionen slik at vi eventuelt kan fremme forslag om fellesprosjekt der det er naturlig. Dette vil bli gjort nærmere sommeren, slik at forsalg til plan vil bli lagt fram i første møte høsten Så langt er det følgende tema som ser ut til å kunne være aktuelle for prioritering: * Elevenes psykososiale miljø * Språkopplæring minoritetsspråklige * Samordning av tjenester innen pleie og omsorg * Forebyggende helsearbeid og arbeid med folkehelse * Miljøforvaltning * Saksbehandling Andre forslag eller forsalg til vinkling av prosjekter vil kunne innarbeides i planforlsaget. Det vil bli gitt mer fyldig informasjon og forslag til vinkling av prosjekt i forslag til plan. Med hilsen Rikke Haave Forvaltningsrevisor