SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Røyrvik kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Møtet er åpent SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 008/15 Referatsaker 009/15 Gjennomgang etter besøket ved kommunal enhet 010/15 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens regnskap og årsberetning /15 Skatteoppkreverens Årsrapport for /15 Prosjektplan for Røyrvik kommunes eierskap 013/15 Gjennomgang etter besøket ved Indre Namdal barnevern og PPT Steinkjer, den Solveig Haugen (sign.) Leder Jorunn Sund Kontrollsekretær Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS Dir.tlf Mob e-post: jorunn.sund@komsek.no

2 SAK 08/15 REFERATSAKER Kontrollutvalget Jorunn Sund 08/ ,3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke ved 1. Fylkesmannen Tilsynsrapport Elevenes utbytte av læring 1 2. Utdanningsdirektoratet Elevundersøkelse 1 3. KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til regnskapet for SAK 009/15 GJENNOMGANG ETTER BESØK VED KOMMUNAL ENHET. Kontrollutvalget Jorunn Sund 009/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar gjennomgangen til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg Notat fra besøk ved Røyrvik skole er sendt kontrollutvalgets medlemmer. (ikke offentlig, jfr. 14 og 16 i off.loven. Kontrollutvalget fikk en gjennomgang av mål, retning og valg av fremtidige løsninger for Røyrvik skole av Skolesjef Odd Einar Haugen. Røyrvik skole er tospråklig, norsk og samisk. Det gir skolen, ekstra utfordringer, midler og noe fortrinn. Utfordringer å skaffe god nok fagkompetanse blant lærere i alle fag og ikke minst samisk. Den ble kunnskapsløftet for samisk undertegnet, dvs. Norsk inkluderes i alle Samiske fag. Dette gir utfordringer! Røyrvik skole jobber med skolemat prosjekt. Det diskuteres, og er satt ned en arbeidsgruppe som ser på om skole, barnehage m. m skal bli oppvekstsenter for fremtiden. I den forbindelse ser skolen på nye mulige arealplaner for å få barnehagen til skolen. Det jobbes også med personalspørsmål og nedbemanning. I hovedsak skal nedbemanningen tas fra administrasjonen. I dag er det 3,2 årsverk i administrasjonen, fra høsten 2015 vil det være 1,8 årsverk.

3 Røyrvik skole har en unik «uteskole». «Uteskole» profilen er viktig, da undervisning i alle fag foregår ute i skog og mark, der været ikke er en hindring. Fra trinnet har alle elever «ute skoledag» En dag i uken. Fra klassetrinnet, hver 14 dag. Det er læring i de enkelte fag på lik linje med undervisning inne, men oppgaver blir da vektlagt og gjennomføres på annen måte klasse trinnet har foreløpig valgt å ha all undervisning inne. Skolen har også en vinteruke med overnatting i lavvo. Det er foretatt en brukerundersøkelse for skolen. Når vi var på besøk, fikk vi inntrykk av manglende oppfølging etter undersøkelsen. Det foreligger en tilsynsrapport «om skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæring» Varsel om tilsyn gitt den 24.juni 2014 med stedlig tilsyn av fylkesmannen den Rapporten var ferdig den 08.januar Finnes på sidene til fylkesmannen. Svaret fra skolen «tilsynsrapporten» som ble sendt fylkesmannen skal journalføres i postjournalen hos Røyrvik kommune. Dette skal være offentlig informasjon. Vurdering Kontrollutvalget diskuterer de spørsmål og synspunkter som har kommet frem ved kontrollutvalgets besøk ved Røyrvik Skole. Kontrollutvalget orienterer rådmannen fra besøket. SAK 010/14 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNES REGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2014 Kontrollutvalget Jorunn Sund 010/ ,8 Formannskapet Kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Røyrvik kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 1. Forslag til uttalelse til Røyrvik kommunes årsregnskap for Negativ revisjonsberetning 2014 datert Nr. brev nr. 3; For sent avlagt regnskap Endelig revisjonsberetning 2014 datert

4 5. Røyrvik kommunes årsregnskap for 2014 utsendt fra kommunen 6. Røyrvik kommunes årsberetning for 2014 utsendt fra kommunen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet ses i sammenheng med kommunens årsmelding - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og for hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2014 Regnskapet er gjort opp i balanse. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis kr og kr , noe som ga et brutto driftsresultat på kr Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig mindre forbruk Investeringsregnskapet for 2014 Investeringsregnskapet for 2014 er gjort opp i balanse med et en sum på kr Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den Årsregnskapet for Røyrvik kommune som viser kr ,- til fordeling drift og et regnskap avlagt i balanse. Revisor mener at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk.

5 Det er ikke avgitt årsregnskap for Røyrvik kommune for regnskapsåret 2014 innen den frist som følger av forskrift om årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet er avgitt den , mens årsberetning ble levert rettidig innen fristen for sent avlagt årsregnskap for 2014 gir nummerert brev 3. Om frister for årsavslutningen Følgende frister gjelder, jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsberetning skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsberetningen Kommunens årsberetning for 2014 redegjør for kommunens drift og aktivitet gjennom året. Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget / fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret / fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Røyrvik kommunes årsregnskap for 2014 er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisor la fram sin uavhengighetserklæring og revisjonsstrategien for kontrollutvalget den sak 019/ 14 for regnskapsåret Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt revisjonsforskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og kap. 6 (krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter og eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom

6 dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Revisjonsberetningen er avgitt uten merknader og forbehold. Saksbehandler har intet å bemerke utover revisors beretning. Vil likevel poengtere at revisjonsnotatet for 2014 hadde noen poengteringer i de forskjellige regnskapspostene i regnskapet. Dokumentet skal besvares av rådmann før 26. mai Det anbefales at kontrollutvalget avgir en uttalelse i tråd med forslaget gitt i vedlegg. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet følger vedlagt. SAK 011/14 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2014 Kontrollutvalget Jorunn Sund 011/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2014 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2014 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune til orientering. 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Røyrvik kommunes skatteregnskap for Skatteetatens kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune Skatteoppkreverens årsrapport om Røyrvik kommunes skatteregnskap for 2014 Den totale skatteinngangen for året 2014 utgjorde kr Tilsvarende tall for 2013 var kr Røyrvik kommunes andel av skatteinngangen er kr mot i Dette gir en økning i kommunens andel på kr Skatteoppkrever for Røyrvik kommune er Skatteoppkreveren i Midtre Namdal. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport.

7 Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget er Instruks for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverne av 1. februar Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2012 finner internkontroll, regnskapsføringen, skatte- og avgiftsinnkreving og arbeidsgiverkontroll i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. SAK 012/15 PROSJEKTPLAN GENERELL EIERSKAP Kontrollutvalget Jorunn Sund 012/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte prosjektplan til orientering. Prosjektplan Ikke trykte vedlegg Ingen I kontrollutvalgsmøte den vedtok kontrollutvalget følgende endring i Plan for selskapskontroll : Det gjennomføres generell kontroll av Røyrvik kommunes eierskap i stedet for kontroll av de selskapene som er prioritert i planen. I dette kontrollutvalgsmøte skal kontrollutvalget ta stilling til prosjektplan og innhold. Kontrollutvalget ser på behovet for at kommunestyret får mer kunnskap om hvilke selskap/samarbeidsordninger kommunen er med i, hvorfor tjenester er flyttet ut til selskap/samarbeid, og hvordan kommunen kan utøve et aktivt og godt eierskap.

8 I løpet av 2015 skal KomRev Trøndelag IKS gjennomføre en generell eier-skapskontroll i sju prioriterte kommuner, deriblant Røyrvik. Kontrollen skal legge vekt på kommunen som eier, ikke være spesifisert til å gjelde ett selskap. Vurdering En generell eierskapskontroll gjennomført i en rekke kommuner vil både kunne øke bevissthet og kompetanse om eierrollen og rent praktisk sikre at alle kommunene virkelig får en eierskaps-kontroll i den inneværende fireårsperioden. SAK 013/15 GJENNOMGANG ETTER BESØK AV INDRE NAMDAL BARNEVERN OG PPT Kontrollutvalget Jorunn Sund 013/ ,1 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget har gjennomført besøk ved Indre Namdal barnevern den Der Grong var vertskommune og Lierne, Røyrvik og Høylandet deltakerkommuner. Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Kontrollutvalgets arbeids- og ansvarsområde favner bredt, og i tillegg til ordinære møter skal utvalget foreta besøk ved kommunale institusjoner og avdelinger. Slike besøk skal ikke være noe formelt tilsyns- eller kontrollbesøk, men en mulighet for kontrollutvalget å gjøre seg kjent med kommunens virksomhet. Tradisjonen for slike besøk er at kontrollutvalget treffer ledelse, tillitsvalgte og brukerrepresentanter hver for seg, samt en omvisning på enheten. Generelle temaer for møtene er enhetens målsettinger, utfordringer og ressurser. Besøk gjennomføres som en egen sak i kontrollutvalgsmøtet. Ved Indre Namdal Barnevern og PPT fikk kontrollutvalgene en orientering fra leder, der også kontrollutvalgene fritt kunne stille spørsmål. Kontrollutvalgene var også på besøk i lokalene til Indre Namdal Barnevern og PPT, der vi fikk møtt og snakket med noen av de ansatte.grong som vertskommune gjorde sitt vedtak den etter besøket ved Indre Namdal Barnevern og PPT. Vedtak ble slik: 1. Kontrollutvalget har gjennomført besøk ved Indre Namdal barnevern den Der Grong er vertskommune og Lierne, Røyrvik og Høylandet deltakerkommuner. 2. I samtale med barnevernet ser vi at logging av tidsbruk i de enkelte saker er veldig ressurskrevende. Kontrollutvalget ønsker at rådmannen i samarbeid med barnevernet ser på om det finnes en mer effektiv måte å fordele tidsbruk / kostnader. Vurdering Saksbehandler viser til at kommunale tjenester i all vesentlig utstrakt grad er brukerrettet. Disse tjenestene er av vesentlig betydning for de av kommunenes innbyggere som har behov for disse.