TID: Onsdag kl NB! Merk Møtedag STED: Møterom 2, Kommunehuset

Transkript

1 GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Onsdag kl NB! Merk Møtedag STED: Møterom 2, Kommunehuset Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. 1. varamedlem møter fast. Øvrige Varamedlemmer møter etter nærmere avtale / i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 001/07 Orientering fra administrasjonen angående handlingsplan for inkluderende arbeidsliv 002/07 Kontrollutvalgets årsrapport /07 Kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjon 2006 i Grong kommune 004/07 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan /07 Referater Eventuelt Grong, Eivind Einarsen (sign) leder Gunnhild Berg kontrollsekretær Dir.tlf / gunnhild.berg@komsek.no Kopi: -Varamedlemmer -KomRev Trøndelag IKS -Ordfører (e-post) -Rådmann (e-post)

2 SAK 001/07 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN ANGÅENDE HANDLINGSPLAN FOR INKLUDERENDE ARBEIDSLIV Grong kontrollutvalg Gunnhild Berg 001/07 Grong 07 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon fra administrasjonen til orientering. Vedlegg: 1. Inkluderende arbeidsliv i Grong kommune handlingsplan 2007 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Brev fra Grong kommune, rådmannskontoret, datert til KomSek Trøndelag IKS angående møteprotokoll fra møte Saksopplysninger: Kontrollutvalget, i møte , ønsket under eventuelle saker mer orientering om Handlingsplan for 2007 aktuelle tiltak for å redusere sykefraværet i Grong kommune. Arbeidsmiljøutvalget vedtok handlingsplan for 2007 Inkluderende arbeidsliv med et tilleggspunkt: IK / Vernerunde Internkontrollsystemet med vernerunder tas opp til ny vurdering, bl.a med særskilt vekt på videreutvikling og aktivisering av system, hva som skal rapporteres til AMU og rapportene tilbake fra AMU til lederne. Ansvarlig: Personal / avdelingsledere. Administrasjonen har i brev datert sagt seg villig til å gi mer informasjon og orientering om handlingsplanen etter nærmere angivelse fra kontrollutvalget. SAK 002/07 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2006 Grong kontrollutvalg Gunnhild Berg 002/07 Grong 07 Grong kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Fremlagte utkast fastsettes som Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Grong kommunestyre 2. Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Grong kommunestyre oversendes kommunestyret til egen behandling.

3 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Grong kommunestyre tas til orientering Vedlegg: 1. Utkast til Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Grong kommunestyre Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Kommuneloven - Forskrift om kontrollutvalg Saksopplysninger: I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på og nevner at alle gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter er rapportert til kommunestyret fortløpende. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til kommunestyret. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2006 naturlig å avgi en årsrapport til kommunestyret. Det er utarbeidet forslag til årsrapport for kontrollutvalget for året Rapporten følger i stor grad mal fra tidligere år, men er noe omarbeidet på enkelte punkt. For øvrig vises til vedlagte forslag til årsrapport. SAK 003/07 RAPPORT FOR SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2006 I GRONG KOMMUNE. Grong kontrollutvalg Gunnhild Berg 003/07 Grong 07 Grong kommunestyre

4 Saksbehandlerens forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens rapport for skatteoppkreverfunksjonen i Grong kommune 2006 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar skattefogdens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Grong kommune for 2006 til orientering. 3. Rapporten oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar redegjørelsen fra skatteoppkrever om Grong kommunes skatteregnskap for 2006 til orientering. 2. Kommunestyret tar skattefogdens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Grong kommune for 2006 til orientering. Vedlegg: 1. Skatteoppkrevers kommentar angående skatteregnskapet i Grong kommune for perioden 30. juni 31. desember Skattefogdens kontrollrapport for Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Skatteregnskap 2. halvår 2006, Grong kommune Saksopplysninger: Fra ble staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen overtok den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkreveren ble overført til regionale kontrollenheter lokalisert til fem skattefogdkontor. For vår regions vedkommende til Sør- Trøndelag skattefogdkontor. Fra samme dato opphørte også tidligere praksis med behandling og godkjenning av skatteregnskapet i kommunestyret. Skatteregnskapet avgis nå overfor Skattedirektoratet v/ skattefogden, og anses som delregnskaper til Skatteetatens samlede regnskap. Det er Stortinget som foretar den formelle behandlingen av Skatteetatens samlede regnskap. Skattedirektoratet anser det derfor ikke lenger som naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon (behandling og avgjørelse) av den enkelte kommunes skatteregnskap, men i følge brev av fra Skattedirektoratet til Kommunene v/ rådmannen er det i nest siste avsnitt gitt uttrykk for at: Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Videre er det i Skattedirektoratets brev av til skatteoppkreverne blant annet uttalt at: Etter direktoratets oppfatning er det ikke noe som tilsier at kommunens kontrollutvalg skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen i mindre grad, selv om staten overtar kontroll og revisjon fra kommunerevisjonen.

5 Ifølge Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den 15.februar året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollutvalg. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret / kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Vurdering: I og med at kommunestyret / kontrollutvalget forutsettes å motta kopi av skatteoppkreverens redegjørelse, og skattefogdens kontrollrapport, synes det naturlig at dokumentene også undergis behandling i nevnte organer. Begge dokumentene omhandler skatteoppkreverfunksjonen, og som det derfor er naturlig å legge fram til behandling samlet. Vanlig behandlingsmåte vil være at kontrollutvalget avgir innstilling overfor kommunestyret. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da denne også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve skatteregnskapet representerer. I kontrollrapporten fra skattefogden gis det en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen er utført på en tilfredsstillende måte. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Fra Skattedirektoratets side ligger en formodning om at kontrollutvalget fortsatt skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen. Dette med utgangspunkt i den informasjon som er gitt i skatteoppkreverens redegjørelse og skattefogdens kontrollrapport Skatteoppkreverens rapport for skatteoppkreverfunksjonen 2006 i Grong kommune. Skatteinngangen andre halvår 2006 viser en økning på 1,8 % sammenlignet med andre halvår Den totale skatteinngangen for 2006 viser en økning på 3,2 % sammenlignet med Restansene på restskatt pr har økt igjen. Dette skyldes et par store skjønnsligninger som krever mer bearbeidelse og er tyngre å innkreve. Viser for øvrig til skatteoppkrevers kommentarer til skatteregnskapet for perioden juni desember Grong kommune er med i Regnskapskontrollørordningen i Indre Namdal. Disse kommuner (Røyrvik, Namsskogan, Lierne, Grong, Høylandet og Snåsa) kjøper nå regnskapskontrollørtjenester av KomRev Trøndelag IKS. Det er fastsatt mål om fem kontroller pr. år, men grunnet forsinket igangsettelse av ordningen ble det utført to kontroller i Grong i 2006.

6 Skattefogdens kontrollrapport vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Grong kommune: Skattefogdkontoret har i 2006 gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreverkontoret for området: skatteregnskap. Siste stedlige kontroll fra skattefogdkontoret av området skatteregnskap ble avholdt Skattefogdkontoret har i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkreverkontoret. Ressurser og tilpasset organisering Det er ikke utført tilstrekkelig arbeidsgiverkontroll. Skatteoppkrever begrunner dette med at stillingen som kontrollør har vært vakant i lange perioder. Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet er det i alt vesentlige i samsvar med gjeldene regelverk og gir et rettvisende uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. Uten at det har betydning for konklusjon over anmerkes det at marginavsetningen de tre siste årene ikke har vært tilstrekkelig. Viser til forskrift av nr , 2. ledd. Skatte- og avgiftsinnkrevning Utførelsen av innkrevningsarbeidet og oppfølging av restansene er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldene regelverk og iverksettes uten unødig opphold. Arbeidsgiverkontroll: Utførelsen av arbeidsgiverkontrollen er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldene regelverk. Uten at det har betydning for konklusjonen over anmerkes at kommunen har gjennomført kontroll av 1,9 % av kommunens leverandører av lønns- og trekkoppgaver. Dette er lavere måloppnåelse enn måletallet satt av Skattedirektoratet. Annet: Uten at det har betydning for konklusjonene i avsnittene ovenfor har skattefogdkontoret gjennom sine kontrollhandlinger gitt anbefalinger som er meddelt skatteoppkrever i brev av Saksbehandlers vurdering: Ut fra foreliggende rapporter synes det som om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende og forsvarlig måte. Dette da det verken i skatteoppkrevers eller i skattefogdens rapport fremkommer forhold som må følges opp. Kontrollutvalget tar rapportene til orientering. Rapportene oversendes kommunestyret til orientering.

7 SAK 004/07 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2007 Grong kontrollutvalg Gunnhild Berg 004/07 Grong 07 Saksbehandlerens forslag til vedtak: 1. Det framlagte forslag til Årsplan 2007 for kontrollutvalget i Grong kommune vedtas. Vedlegg: 1. Forslag til Årsplan 2007 for kontrollutvalget i Grong kommune. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Ingen Saksopplysninger: I likhet med tidligere legges det også for 2007 fram forslag til årsplan for kontrollutvalget. Det er tatt utgangspunkt i tidligere planer, men nå med redaksjonelle endringer og tilføyelser i den hensikt å få en mest mulig lik plan i alle kommunene. Planen inneholder en generell del som omfatter alle kontrollutvalg, samt en tilpasset del som innebefatter møteplan og en oversikt over faste saker som skal behandles i de enkelte kommuners kontrollutvalg. En oversikt over kontrollutvalgets oppgaver følger som vedlegg 2 i årsplanen. Møteplan: Som en del av årsplan 2007, jf. pkt. 4 legges det nå fram forslag til en møteplan. Planen gir, foruten angivelse av møtedatoer, også en oversikt over behandlingen av de faste sakene. Møteplanen følger som vedlegg 1 i årsplanen. Det søkes lagt vekt på å samordne møtetidspunktene i kommunene. Dette fordi det stort sett er de samme faste sakene som behandles i alle kommunene, og en samordning vil gjøre arbeidet for sekretariatet mer effektivt. SAK 005/07 REFERATER Grong kontrollutvalg Gunnhild Berg 005/07 Grong 07 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar de refererte saker til orientering. Dokumenter ( ikke vedlagt ): 1. Brev fra KomSek Trøndelag IKS datert til kommunene v/ rådmann, angående behandling av årsregnskap og årsmelding for 2006 i kontrollutvalget 2. Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert til kommunene v/ fagansvarlig regnskap angående regnskapsavslutning 2006.

8 3. Møteprotokoll fra representantskapsmøte i KomSek Trøndelag IKS 19/ Brev fra KomSek Trøndelag IKS datert angående sekretærfunksjonen for utvalgene 5. Invitasjon til fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og Tilsyn 6. Medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn, datert 28. februar Brev datert til KomSek Trøndelag IKS fra Grong kommune, rådmannen angående møteprotokoll fra møte den i kontrollutvalget. 8. Henvendelse angående utdeling av kommunens postlister, dater 23. januar og 7. februar Brev fra KS, datert til ordførere, rådmann og administrerende direktør angående Registrering av verv og økonomiske interesser (styrevervregister). 10. Søknad om ettergivelse av husleie, sak 011/ i formannskapet. Unntatt offentligheten jfr Off.lov 5a. 11. Kommunens behandling av årsregnskap og årsmelding 2006, brev fra Grong kommune datert Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær