1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 9.mars 2010 Møtetid: Kl Møtested: Røyrvik kommune, Akvariet De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/10 Referatsaker 002/10 Kontrollutvalgets årsrapport /10 Gjennomgang av saker behandlet i formannskap og kommunestyret 2. halvår /10 Orientering fra revisor unntatt offentlighet 005/10 Skatteregnskapet /10 Orientering fra administrasjonen vedrørende Kommunes renovasjonsordning og kildesortering 007/10 Orientering fra administrasjonen vedrørende Kommunens utleie av gjestegården og kommunens regnskap i forhold til gjestegården 008/10 Orientering fra administrasjonen vedrørende Status angående omorganiseringa av kommunens næringsvirksomhet Eventuelt Grong 2.mars Inge Staldvik (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: Mob: e-post: gunnhild.berg@komsek.no

2 SAK 001/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 001/ Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 2 KomRev Trøndelag IKS KRD Brev fra KomRev Trøndelag IKS. Regnskapsavslutningen for Rapport tilrådningar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Mottatt / sendt Vedlagt 3 Røyrvik kommune Kontrollutvalgets budsjett 2010 Vedlagt 4 Forum for kontroll og Invitasjon til fagkonferanse Vedlagt tilsyn 5 Kommunerevisoren 6/09 Ugildhetsregelen Vedlagt SAK 002/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2009 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 002/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til årsrapport for Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til orientering. Utkast til Kontrollutvalgets årsrapport for I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid.

3 Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2009 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for SAK 003/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2009 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 003/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2009 til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmannen og kontrollutvalget ber rådmannen merke seg revisors vurderinger og anbefalinger og følge opp disse. Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskap og kommunestyre 2. halvår 2009, datert Ikke trykte vedlegg Ingen

4 Temaet i denne rapporten er ikke av de prioriterte prosjekter i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon , men tilhører revisjonens faste rutiner under formell forvaltningsrevisjon. Rapporten avgis heller ikke som forvaltningsrevisjonsrapport. Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i perioden juli til desember 2009 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. I pkt. 3.1 Formannskapet og punkt 3.2 Kommunestyret er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått. Saksbehandlers vurdering Kommunen har forbedringspotensial når det gjelder henvisning til delegasjonsreglement og behandling av habilitetsspørsmål. Revisjonens gjennomgang viser at mange saker som er sluttbehandlet i formannskapet mangler henvisning til delegert hjemmel i delegasjonsreglementet. I tillegg viser gjennomgangen mangler i tilknytning til vurdering av habilitet og innkalling av vara i forbindelse med inhabilitet både i formannskapet og i kommunestyret. Rådmannen har hatt rapporten til gjennomsyn, og gitt sin kommentar som vedlegg til rapporten. Revisor vil presentere rapporten i møte den 9. mars Viser for øvrig til rapporten i sin helhet. SAK 004/10 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Gunnhild Berg 004/ Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering

5 Revisor vil orientere i møtet. Orienteringen vil være unntatt offentlighet, jf. offentleglova 24. Saken behandles i lukket møte i henhold til kommunelovens SAK 005/10 SKATTEREGNSKAPET 2009 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 005/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2009 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2009 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune til orientering. 1. Årsrapport for 2009 Skatteoppkreveren i 1739 Røyrvik kommune 2. Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune ikke vedlagt (Ingen) Skatteoppkreverens årsrapport om Røyrvik kommunes skatteregnskap for 2009 Den totale skatteinngangen for året 2009 utgjorde kr ,- Tilsvarende tall for 2008 var kr ,-. Totale restanser i 2009 er på kr , noe av denne store restansen skyldes naturressursskatt til Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk, se Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Rapporten gir en tilbakemelding på hvordan skatteoppkreverfunksjonen er ivaretatt og utført, og vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringer.

6 Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Skatteetatens kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2009 viser at: regnskapsføringen, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet skatte og avgiftsinnkrevingen og oppfølging av restanser arbeidsgiverkontroller i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. Skatteetaten har heller ingen spesielle anmerkninger til ressurssituasjonen ved skatteoppkreverkontoret i Røyrvik. Skattekontoret har ikke gitt pålegg og anbefalinger etter sine kontrollhandlinger i SAK 006/10 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDR. KOMMUNENS RENOVASJONSORDNING OG KILDESORTERING Kontrollutvalget Gunnhild Berg 006/ Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering Administrasjonen er bedt om å komme i møtet og gi en orientering om kommunens renovasjonsordning og kildesortering. SAK 007/10 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDR. KOMMUNENS UTLEIE AV GJESTEGÅRDEN Kontrollutvalget Gunnhild Berg 007/

7 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering Administrasjonen er bedt om å komme i møtet og gi en orientering om kommunens utleie av gjestegården og kommunens regnskap i forhold til gjestegården. SAK 008/10 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN VEDR. STATUS ANGÅENDE OMORGANISERINGA AV KOMMUNENS NÆRINGSVIRKSOMHET Kontrollutvalget Gunnhild Berg 008/ Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering Administrasjonen er bedt om å komme i møtet og gi en orientering om status angående omorganiseringa av kommunens næringsvirksomhet. Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær