SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 013/10 Referatsaker

Transkript

1 LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Mandag 13.september 2010 Tid: Kl Sted: Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 013/10 Referatsaker 014/10 Revisjon /10 Besøk ved kommunale institusjoner/avdelinger 016/10 Forslag til driftsbudsjett for 2011 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Steinkjer, Mari-Anne Hoff leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf Mobil

2 SAK 013/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget Per Helge Genberg 013/ Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Brev til Leka kommune om tilbakeføring av overskudd KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS Innbydelse til fagdag om egenkontroll i kommunene Utsendt SAK 014/10 REVISJON 2010 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 014/ Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2010 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. KomRev Trøndelag IKS: av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet deles ut i møtet (Ingen) Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag, og vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2010 i møtet. Den som foretar revisjon må kontinuerlig vurdere sin egen uavhengighet. Hvert år, og ellers ved behov, avgir oppdragsansvarlig revisor en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. Revisjonsforskriftens 15. Dette blir lagt fram i møtet. Revisjonsstrategien utarbeides på faglig grunnlag, og formålet er primært å avdekke risiko for feilrapportering, og i tillegg definere hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for å kunne avgi beretning.

3 SAK 015/10 BESØK VED KOMMUNALE INSTITUSJONER/AVDELINGER Kontrollutvalget Per Helge Genberg 015/ Kontrollutvalget oversender følgende orientering til kommunestyret: (Dokumentet blir lagt fram i møtet.) Ingen. Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget besøkte Leka skole, og hadde møter med representanter for ledelse, ansatte og elever. I sak 011/10 vedtok utvalget: 1. Kontrollutvalget tar oppsummeringen etter besøket ved Leka skole til orientering. 2. Utvalget ber sekretariatet utarbeide et anonymisert dokument om besøket, for å sende dette til kommunestyret. De involverte må få dokumentet til gjennomsyn først. Flere kontrollutvalg i fylket har det siste året gjennomført såkalte besøk ved kommunale institusjoner og avdelinger. Dette er ikke formelle tilsyn, men uttrykk for kontrollutvalgenes ønske om å bli bedre kjent og få dialog med kommunale virksomheter. Besøkene legges opp som separate, uformelle møter med representanter for ledelse, ansatte/tillitsvalgte og brukere, der kontrollutvalget får orienteringer og stiller spørsmål. Erfaringen så langt er at slike besøk fungerer godt som to-veis kommunikasjon. Oppfølgingen av besøkene varierer mellom kontrollutvalgene; noen har nøyd seg med oppsummering i utvalget, mens andre har formulert konkrete spørsmål og kalt inn rådmannen for å svare på disse i et senere møte. På Leka som i de andre kommunene ble alle som kontrollutvalget hadde møte med, opplyst om at det ikke ville bli skrevet noe offentlig referat som kunne vise hva enkeltpersoner hadde uttalt. En forutsetning for å oppnå åpenhet i kommunikasjonen på kontrollutvalgenes besøk ved kommunale avdelinger/institusjoner, er å la ledere, ansatte og brukere kjenne seg trygge på at deres (eventuelt kritiske) utsagn ikke i ettertid blir offentliggjort knyttet til den enkeltes navn. Leka kontrollutvalgs ønske om å sende en form for referat til kommunestyret må ikke bryte med dette prinsippet, og dokumentet som blir lagt fram i møtet vil først ha vært sendt de involverte til godkjenning.

4 SAK 016/10 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2011 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I LEKA KOMMUNE Kontrollutvalget Per Helge Genberg 016/ Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2011 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Leka kommune med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 1. Forslag til driftsbudsjett for 2011 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen (Ingen) Saksopplysninger: Saksbehandling og saksgang for budsjettet for kontroll og tilsyn går fram av 18 i forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Forskriften pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariats-tjenester og revisjonstjenester. Kommunens kostnader til kontroll og tilsyn skal framgå av både budsjett og regnskap. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å ha løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Til hjelp i arbeidet skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Videre har kontrollutvalget også ansvaret for å se til at revisjonen til enhver tid tilfredsstiller kommunens behov, jfr. kommunelovens bestemmelser. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag 1) Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv

5 Kjøp av sekretariatstjenester 2) Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget ) Under forutsetning om en kostnadsvekst på ca 3 % i 2010 er alle tall i 2011-kr. 1) Korrigert for tilbakeføring av årsoverskudd 2009 Budsjettene for 2011 og økonomiplanene for for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter 10.mai Forslaget til budsjett er i 2011-kroner, og det er i hovedsak lagt til grunn en gjennomsnittlig kostnadsøkning på ca 3 % fra 2010 til Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110. Kontrollutvalget legger fram et forslag til spesifisert budsjett for kontroll og tilsyn, men foretar sjøl den endelige interne fordelingen når kommunestyret har fastsatt den totale rammen. Som ansvarlig for å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen har kontrollutvalget et vidt og krevende arbeidsfelt. Utvalget skal se til at kommunens økonomi forvaltes i henhold til lover og regelverk, at politiske vedtak følges opp og at saksutredning og beslutningsprosess gjennomføres korrekt i administrasjon og politiske organer. Målet må alltid være å sikre den enkelte innbyggers rettigheter og skape grunnlag for tillit til det administrative og politiske apparatet. Generelt bør det legges større vekt på internkontrollen i kommunene. Et eventuelt sterkere fokus på internkontroll kan f.eks gjøres ved å omprioritere innenfor den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon eller ved å be kommunestyret om en økt ramme. Budsjettforslaget bygger på erfaring og regnskapstall, og det er ikke gjort vesentlige endringer i forhold til forrige år. I kontroll- og tilsynssammenheng er de største postene kjøp av sekretariatsog revisjonstjenester; ellers inneholder budsjettet poster for kontrollutvalgets egen drift. Faglig oppdatering i form av å delta på enkelte kurs og konferanser vil være viktig. Forslaget til budsjett for kontroll og tilsyn i 2011 legger ikke opp til endret aktivitetsnivå for kontrollutvalget, men det ligger i utvalgets formål at antallet møter og ev. besøk ved kommunale avdelinger/institusjoner kan øke hvis konkrete saker eller problemstillinger oppstår.