FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Kantina, Kommunehuset De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 011/14 Referatsaker 012/14 Orientering fra administrasjonen 013/14 Orientering fra revisor 014/14 Vurdering av oppdragsansvarlige revisorer sin uavhengighet 015/14 Oppfølging av besøket ved helse- og omsorgstjenesten 016/14 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 Sak 013/14 vil bli behandlet i lukket møte, jf. koml og fvl. 13 Steinkjer Egill Vatne/s/ Leder Einar Sandlund Kontrollsekretær Telefon / e-post: einar.sandlund@komsek.no

2 SAK 011/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget Einar Sandlund 011/ Kontrollutvalget tar de fremlagte referater til orientering Vedlagt/ Ikke vedlagt 1. Fosnes kommune Kst.vedtak sak 054/14 - Grunnerverv Vedlagt 2. Fosnes kommune - Kst. vedtak sak 055/14 Støtte utb. kai Vedlagt 3 Kommnal-/Moderniseringsdep.- Kommunereform oppdragsbrev til Fylkesmannen Vedlagt 4. Kommunal-/Moderniseringsdep. Invitasjon til ordførerne Deltagelse i reformprosessen Vedlagt 5. KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk 2013 Vedlagt SAK 012/14 ORIENTERING FRA ADMNINISTRASJONEN Kontrollutvalget Einar Sandlund 012/ Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. : Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt: Ingen Utvalget ønsker at rådmannen, eller den hun bemyndiger, orienterer om aktuelle saker fra administrasjonen.

3 SAK 013/14 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Einar Sandlund 013/ Kontrollutvalget tar den gitte orientering fra revisor om revisjonsstrategi 2014 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar den øvrige gitte informasjon fra revisor til oreinetring. Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. Møtet er lukket under saken, jfr. Fvl. 13 og Kl. 31 nr. 2. Revisor vil i møtet orientere om, og besvare spørsmål om, planlagt revisjonsstrategi Dessuten vil revisor orientere om andre aktuelle saker fra revisjonen SAK 015/14 VURDERING AV OPPDRAGSNASVARLIGE REVISORER SIN UAVHENGIGHET Kontrollutvalget Einar Sandlund 015/ Kontrollutvalget tar den avgitte vurdering datert til orientering. 2. Kontrollutvalget tar den avgitte vurdering datert til orientering. Vurderinger fra KomRev Trøndelag IKS av oppdragsansvarlige revisor sin uavhengighet i forhold til Fosnes kommune datert hhv og Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, samt påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen slik at den foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi

4 en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jfr. revisjonsforskriftens 15. Fra og med har regnskaprevisjon og forvaltningsrevisjon hver sin oppdragsansvarlig. SAK 015/14 OPPFØLGING AV BESØKET VED HELSE- OG OMSORGSSTJENESTEN Kontrollutvalget Einar Sandlund 015/ Saken legges frem uten forslag til vedtak. Referat etter møte og besøk ved kommunens helse- og omsorgstjenester. U.off., jfr. Offl. 14 og 16. Kontrollutvalget gjennomførte den besøk ved kommunens helse- og omsorgstjeneste. Besøket ble gjennomført for å bli kjent med og å få nærmere kunnskap om kommunens helse- og omsorgstjenester. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk god informasjon om tjenestene som leveres Ved besøkte deltok kontrollutvalgets medlemmer, hovedrevisor og utvalgets sekretær. Besøkene var delt i 3 sekvenser: 1. Møte med fungerende helse- og omsorgsleder 2. Møte med tillitsvalgt for Fagforbundet og verneombud 3. Møte med representanter for beboer og pårørende Kontrollutvalget fikk en god og utfyllende orientering om enheten og de tjenester som leveres. Utvalget stilte likeledes spørsmål og fikk greie svar. I tillegg fikk kontrollutvalget en god og grundig omvisning på Fosnes Sykeheim. Med bakgrunn i besøket er det skrevet et internt referat som grunnlag for kontrollutvalgets bebandling/oppfølging av besøket. Vurdering Saksbehandler viser til ovenforstående og legger saken frem for kontrollutvalget til behandling uten forslag til vedtak.

5 SAK 016/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Kontrollutvalget Einar Sandlund 016/ Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2015 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 1. Forslag til detaljbudsjett 2015 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Vedtatt budsjett 2015 og økonomiplan for KomSek Trøndelag IKS, representantskapet 5/5-14 sakene 003 og 004/ Vedtatt budsjett 2015 og økonomiplan for KomRev Trøndelag IKS, representantskapet 5/5-14 sak 004/ Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder: 1) Kontrollutvalgets egne aktiviteter, 2) Kjøp av sekretariatstjenester og 3) Kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i regnskapet.

6 Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2014 er alle tall i 2014-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 05. mai 2014 budsjett 2015 og økonomiplan Det er lagt til grunn en kostnadsvekst på 3% i forhold til 2014-kr. Dersom denne avviker vesentlig fra den kommunale deflator vil det bli nødvendig med endringer. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 05. mai 2014 budsjett 2015 og økonomiplan De har i sin vedtatte budsjett og plan lagt til grunn en deflator på ca. 5%. Årsaken til dette skyldes i hovedsak selskapets økte pensjonsforpliktelser.satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn ca. samme møteaktivitet i 2015 som for tidligere år (4 møter). For de øvrige egne kontrollutvalgsutgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittlig kostnads-økning på 3,0 %. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2015) etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Saksbehandler vil for 2015 særskilt fremheve at det bør settes av tilstrekkelige midler til kurs- og oppholdsutgifter slik at kontrollutvalgets medlemmer gis reell mulighet til å delta på aktuelle kurs/samlinger. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet.