VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 27. august 2009 Møtetid: kl Møtested: Verran servicekontor, møterom Fosdalen Saker: 018/09 024/09 Av 3 medlemmer møtte 3. Følgende medlemmer møtte Torgeir Skevik Asbjørn Ekmann Helen Fines Andre Per Helge Genberg, KomSek Trøndelag IKS Svein Arne Stornes, KomRev Trøndelag IKS Yngve Sakshaug, leder for bygg/eiendom/teknisk, Verran kommune (sak 019) Merknader Underskrifter Torgeir Skevik Asbjørn Ekmann Helen Fines

2 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 018/09 Referatsaker 019/09 Kommunens bruk av engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering (tiltakspakken) 020/09 Rutiner for varsling 021/09 Besøk ved kommunale institusjoner/avdelinger - oppsummering 022/09 Tilsynsrapporter oppfølging av avvik 023/09 Orientering fra revisjonen 024/09 Forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Verran kommune 2

3 SAK 018/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Forslag i møtet Kontrollutvalget tar referatene til orientering. SAK 019/09 KOMMUNENS BRUK AV ENGANGSTILSKUDD TIL VEDLIKEHOLD OG REHABILITERING (TILTAKSPAKKEN) Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. Leder for bygg/eiendom/teknisk i Verran kommune, Yngve Sakshaug, orienterte. Forslag i møtet Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. SAK 020/09 RUTINER FOR VARSLING Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. Verran kommune v/personallederen hadde ikke anledning til å møte, men har oversendt skriftlig dokumentasjon til kontrollutvalget. 3

4 1. Kontrollutvalget ønsker at følgende tilleggspunkt tas med i saksbehandlingen når saken legges fram for kommunestyret: Nytt pkt. 8. og oppfølging av varsling Rutinen bør beskrive oppfølging av varsel, slik det går fram av skjemaet for internoppfølging (vedlegg 2). 2. Kontrollutvalget foreslår videre at årsrapport om varsling tas med i rådmannens årsrapport til kommunestyret. 3. Rutinen og varslingskartet bør også beskrive hvordan tillitsvalgte og verneombud håndterer varsel. 4. Kontrollutvalget påkeker at det er viktig å gi opplæring om retningslinjer og rutiner for varsling i hele organisasjonen. 1. Kontrollutvalget ønsker at følgende tilleggspunkt tas med i saksbehandlingen når saken legges fram for kommunestyret: Nytt pkt. 8. og oppfølging av varsling Rutinen bør beskrive oppfølging av varsel, slik det går fram av skjemaet for internoppfølging (vedlegg 2). 2. Kontrollutvalget foreslår videre at årsrapport om varsling tas med i rådmannens årsrapport til kommunestyret. 3. Rutinen og varslingskartet bør også beskrive hvordan tillitsvalgte og verneombud håndterer varsel. 4. Kontrollutvalget påkeker at det er viktig å gi opplæring om retningslinjer og rutiner for varsling i hele organisasjonen. SAK 021/09 BESØK VED KOMMUNALE INSTITUSJONER/ AVDELINGER - OPPSUMMERING Kontrollutvalget tar oppsummeringen etter besøket ved Verran helsetun til orientering. Et internt notat fra møtet på Verran helsetun ble delt ut. Dette dokumentet er unntatt offentlighet, jfr. Off.lova 14 og 16. 4

5 Kontrollutvalget tar oppsummeringen etter besøket ved Verran helsetun til orientering. SAK 022/09 TILSYNSRAPPORTER - OPPFØLGING AV AVVIK Kontrollutvalget tar den mottatte dokumentasjonen til orientering, og forutsetter at manglende dokumentasjon blir oversendt så snart den foreligger. Tilleggspunkt: Kontrollutvalget ønsker å bli holdt løpende orientert om nye tilsynsrapporter knyttet til arbeidsmiljø og tjenestekvalitet. 1. Kontrollutvalget tar den mottatte dokumentasjonen til orientering, og forutsetter at manglende dokumentasjon blir oversendt så snart den foreligger. 2. Kontrollutvalget ønsker å bli holdt løpende orientert om nye tilsynsrapporter knyttet til arbeidsmiljø og tjenestekvalitet. SAK 023/09 ORIENTERING FRA REVISJONEN Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Revisjonen orienterte. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. 5

6 SAK 024/09 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2010 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I VERRAN KOMMUNE 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollog tilsynsarbeidet i Verran kommune med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2010 for kontrollog tilsynsarbeidet i Verran kommune med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 6