kontrollsekretær (sign) Telefon: Mobil: E-post:

Transkript

1 STEINKJER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Tirsdag 6.september 2011 Møtetid: Kl Møtested: Fylkets Hus, møterom Kvenna De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Steinkjer kontrollutvalg har vedtatt at utvalgets møter er åpne. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 017/11 Referatsaker 018/11 Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Steinkjerbygg AS 019/11 Kontaktmøte med revisjonen - rapportering 020/11 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 021/11 Gjennomgang av barnevernstjenesten oppfølging av forvaltningsrevisjon og tilsyn 022/11 Revisjon /11 Forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen 024/11 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet Steinkjer Odd-Leiv Thun Per Helge Genberg leder kontrollsekretær (sign) Telefon: Mobil: E-post: per.helge.genberg@komsek.no

2 SAK 017/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget Per Helge Genberg 017/ Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Kopi av brev til Steinkjer kommune om tilbakeføring av mindreforbruk KomSek Trøndelag IKS Protokoll fra representantskapsmøte KomRev Trøndelag IKS Protokoll fra representantskapsmøte Vedlagt Vedlagt Vedlagt SAK 018/11 SELSKAPSKONTROLL MED FORVALTNINGSREVISJON STEINKJERBYGG AS Kontrollutvalget Per Helge Genberg 018/ Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Rapporten Steinkjerbygg AS - selskapskontroll oversendes kommunestyret, med denne innstillingen: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber administrasjonen følge opp anbefalingene i rapportens kap. 7. Vedlegg Rapport: Steinkjerbygg AS - selskapskontroll Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i sak 06/11: Kontrollutvalget prioriterer dette nye prosjektet i Plan for forvaltningsrevisjon : Forvaltningsrevisjon med eierskapskontroll i Steinkjerbygg AS. I sak 08/11 vedtok utvalget:

3 Kontrollutvalget prioriterer dette nye prosjektet som nr 1 i plan for selskapskontroll : Forvaltningsrevisjon med eierskapskontroll i Steinkjerbygg AS. Formelt sett er riktig betegnelse selskapskontroll med forvaltningsrevisjon. I møte (sak 07/11) sluttet kontrollutvalget seg til prosjektplanen, men pga. kommunestyrevedtak om å selge kommunale boliger til Steinkjerbygg AS endret utvalget prosjektplanen noe i møte (sak 16/11). KomRev Trøndelag IKS oversendte rapporten Rådmannen, ordføreren, daglig leder og styreleder har hatt den til høring (med kopi til KomSek Trøndelag IKS), og kommentarene er tatt inn i den endelige rapporten. Selskapskontrollens metode omfatter dokumentanalyse og intervju. Problemstillingene er definert slik: 1. Utøver Steinkjer kommune eierskapet i Steinkjerbygg AS i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? 2. Har rapporteringen vært i henhold til lover og regelverk mellom henholdsvis - styret og eierne? - daglig leder og styret? 3. Fastsettes og reguleres lønn og godtgjørelse for selskapets ledelse i henhold til gjeldende bestemmelser? 4. Hvordan er rollefordelingen mellom Steinkjer kommunes boligkontor og Steinkjerbygg AS? Steinkjer kommune har utarbeidet årlige eiermeldinger siden 2008, og dette gir revisor ros for. Samtidig påpekes en del punkt som ikke er i samsvar med KS-eieranbefalingene og kommunens egne krav. Når det gjelder rapportering, mangler lovpålagt styreinstruks. Ellers mener revisor at den nye daglige ledelsen har styrket rapporteringen til styret. Punkt 3 ble i utgangspunktet tatt med pga. feil og mangler ved tidligere lønnsfastsettelse. Rapporten viser at formalitetene rundt ansettelse av ny daglig leder er korrekte, men anbefaler at styret fokuserer på dette også i tida framover. Problemstilling 4 har falt bort som følge av kommunestyrevedtak og vedtak i kontrollutvalget Rapporten tilrår en evaluering av nyorganiseringen etter 1-2 år. Kommunestyret kan ta selskapskontrollrapporten til orientering. Det vises spesielt til kap 7 i rapporten. Etter en tid (maksimum et år) bør kontrollutvalget be om tilbakemelding for å forsikre seg om at administrasjonen har satt i verk tiltak på disse forbedringsområdene.

4 SAK 019/11 KONTAKTMØTE MED KOMREV TRØNDELAG IKS RAPPORTERING Kontrollutvalget Per Helge Genberg 019/ Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporteringen fra kontaktmøtet til orientering. Vedlegg: Notat frå kontaktmøte med KomRev Trøndelag IKS, Steinkjer gjeld Steinkjer kommune. (Dokumentet er unntatt offentlighet og deles ut i møtet.) Saksopplysninger: Kontrollutvalgets tilsynsfunksjon i forhold til revisjonen er hjemlet i Forskrift om kontrollutvalg 6: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Videre heter det i merknadene til 20 i den samme forskriften: Kontrollutvalgets sekretariat vil være utvalgets operative ledd og skal sørge for at det blir foretatt tilsyn med administrasjonen og revisjonen. Revisjonen rapporterer jevnlig til kontrollutvalget om status i revisjonsarbeidet. I tillegg har sekretariatet (jfr. merknadene til 20) avtale med KomRev Trøndelag IKS om faste, årlige kontaktmøter. Sekretariatet og revisjonens Steinkjer-avdeling holdt kontaktmøte , og her ble også revisjonsarbeidet i hver kommune gjennomgått. Oppsummering i form av et ikke offentlig notat vil bli delt ut i kontrollutvalgsmøtet. SAK 020/11 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER Kontrollutvalget Per Helge Genberg 020/ Kontrollutvalget tar saken til orientering.

5 Vedlegg Oversikt over kontrollutvalgets saker i tida november 2010 juli Saksopplysninger Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp egne vedtak, og det blir lagt fram oversikt over status for utvalgets saker i perioden november 2010 juli Med bakgrunn i listen over saker får kontrollutvalget mulighet til å se på hvordan sakene er fulgt opp. SAK 021/11 GJENNOMGANG AV BARNEVERNSTJENESTEN OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON OG TILSYN Kontrollutvalget Per Helge Genberg 021/ Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. Vedlegg Helsetilsynets rapport fra tilsyn med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn i Steinkjer kommune, barneverntjenesten 2011, Saksopplysninger Kontrollutvalgets ansvar for å følge opp forvaltningsrevisjonsrapporter går fram av 12 i Forskrift om kontrollutvalg: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Etter innstilling fra kontrollutvalget behandlet Steinkjer kommunestyre i møte sak 09/54 Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2009 Gjennomgang av barneverntjenesten og vedtok: Kommunestyret tar rapporten til orientering. Ettersom rapporten (og kommunestyrevedtaket) ikke inneholdt formuleringer om konkrete oppfølgingstiltak, har det så langt ikke vært aktuelt for kontrollutvalget å be om orientering fra administrasjonen.

6 Helsetilsynet gjennomførte i starten av 2011 systemrevisjon ved barneverntjenesten i Steinkjer kommune (rapport vedlagt). Denne rapporten avdekket avvik, og det vil være naturlig å se dette i sammenheng med den tidligere forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalget vil be administrasjonen orientere både om oppfølgingen av Helsetilsynets revisjon i 2011 og av forvaltningsrevisjonsrapporten fra SAK 022/11 REVISJON 2011 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 022/ Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2011 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS: av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet deles ut i møtet Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag, og vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2011 i møtet. Den som foretar revisjon må kontinuerlig vurdere sin egen uavhengighet. Hvert år, og ellers ved behov, avgir oppdragsansvarlig revisor en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. Revisjonsforskriftens 15. Dette blir lagt fram i møtet. Revisjonsstrategien utarbeides på faglig grunnlag, og formålet er primært å avdekke risiko for feilrapportering, pluss å definere hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for å kunne avgi beretning. SAK 023/11 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2012 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I KOMMUNEN

7 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 023/ Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontrollog tilsynsarbeidet i kommunen med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg 1. Forslag til spesifisert driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Saksopplysninger: Saksbehandling og saksgang for budsjettet for kontroll og tilsyn går fram av 18 i forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Forskriften pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Kommunens kostnader til kontroll og tilsyn skal framgå av både budsjett og regnskap. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å ha løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Til hjelp i arbeidet skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Videre har kontrollutvalget også ansvaret for å se til at revisjonen til enhver tid tilfredsstiller kommunens behov, jfr. kommunelovens bestemmelser. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag 1) Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester 2) Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget ) Under forutsetning om en kostnadsvekst på ca 3 % i 2011 er alle tall i 2012-kr. 2) Korrigert for tilbakeføring av mindreforbruk (årsoverskudd) for 2010

8 Budsjettene for 2012 og økonomiplanene for for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter 23.mai Forslaget til budsjett er i 2011-kroner, og det er i hovedsak lagt til grunn en gjennomsnittlig kostnadsøkning på ca 3 % fra 2011 til Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110. Kontrollutvalget legger fram et forslag til spesifisert budsjett for kontroll og tilsyn, og kommunestyret fastsetter den totale rammen. Som ansvarlig for å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen har kontrollutvalget et vidt og krevende arbeidsfelt. Utvalget skal se til at kommunens økonomi forvaltes i henhold til lover og regelverk, at politiske vedtak følges opp og at saksutredning og beslutningsprosess gjennomføres korrekt i administrasjon og politiske organer. Målet må alltid være å sikre den enkelte innbyggers rettigheter og skape grunnlag for tillit til det administrative og politiske apparatet. Budsjettforslaget bygger på erfaring, og det er ikke gjort endringer i forhold til forrige år. Steinkjer kommune har tidligere opplyst at regnskapssystemet ikke gjør det mulig å framskaffe regnskapstall for kontroll og tilsyn spesielt. I kontroll- og tilsynssammenheng er de største postene kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester; ellers inneholder budsjettet poster for kontrollutvalgets egen drift. Faglig oppdatering i form av å delta på enkelte kurs og konferanser vil være viktig. Forslaget til budsjett for kontroll og tilsyn i 2012 legger ikke opp til endret aktivitetsnivå for kontrollutvalget, men antallet møter og ev. besøk ved kommunale avdelinger/institusjoner kan øke hvis konkrete saker eller problemstillinger oppstår. SAK 024/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Kontrollutvalget Per Helge Genberg 024/ Saksbehandlerens forslag til vedtak: Saken blir lagt fram uten innstilling. Saksopplysninger: Nå ved slutten av funksjonsperioden er det naturlig at kontrollutvalget evaluerer arbeidet sitt. En slik gjennomgang bør bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver

9 Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen skjer korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den kommunale virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget til økt aktivitet? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? : Med tanke på læringseffekten bør kontrollutvalget ta en bredest mulig drøfting av virksomheten, inkludert faktorer som intern arbeidsform, praktiske rammer mm. Utvalget vil også ev. kunne formulere en skriftlig oppsummering av evalueringen.