OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 8. september 2011 Møtetid: Kl Møtested: Kommunehuset, møterom 3. etg. Saker: 018/11 024/11 Av 3 medlemmer møtte 3 Følgende medlemmer møtte Tore Nordfjellmark, leder Liv Marit Idsø Asbjørn Hagerup Forfall Andre Svein-Arne Myrvold, KomSek Trøndelag IKS Svein Vikestad, KomRev Trøndelag IKS, avd. Grong Unni Romstad, KomRev Trøndelag IKS, avd. Namsos under sak 023/11 Anders Bjøru, Oppvekstsjef, under sak 019/11 Jostein Hildrum, Ordfører Merknader Ingen merknader til innkalling og sakliste. Underskrifter Tore Nordfjellmark Leder Liv Marit Idsø Nestleder Asbjørn Hagerup Medlem

2 SAKLISTE 018/11 Referatsaker 019/11 Orientering fra administrasjonen 020/11 Orientering fra revisor 021/11 Budsjett 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Overhalla kommune 022/11 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i funksjonsperioden /11 Forvaltningsrevisjon Igangsetting av nytt prosjekt Tilleggssak 024/11 Rapport vedrørende saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2011 Eventuelt 2

3 SAK 018/11 REFERATSAKER Referater Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KomSek Tr.lag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk 2010 KUs faste medl. 2 KRD Rundskriv H-4/11 Val av formannskap/fylkesutval, kommuneråd/fylkesråd, ordførar/fylkesordførar, varaordførar, faste utval m.m. 3 KRD Veileder Habilitet i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget tar de fremlagte referatsaker til orientering. Kontrollutvalget tar de fremlagte referatsaker til orientering. Utdrag til KUs faste medl. Utdrag til KUs faste medl. SAK 019/11 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Behandling Oppvekstsjef Anders Bjøru orienterte om bla: 1. Eierskapsmelding Prinsipper og retningslinjer for Overhalla kommunes eierskap vedtatt av kommunestyret Kommunen som barnehagemyndighet 3. Byggesaker 3

4 4. Nytt strømstyringssystem for kommunale bygg 5. Åpning av ny moderne barnehage 6. Tilsyn på oppvekstsektoren I tillegg litt generelt om oppvekstsektoren i kommunen. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. SAK 020/11 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. utdelt av revisor i møtet 1. Revisjonsstrategi for 2011, u.off. Offl. 13, fvl Utvalgte nøkkeltall fra SSB for Overhalla kommune pr Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Overhalla kommune. 4. Rapport etter gjennomgang av beregning av vederlag for opphold i institusjon. Behandling 1. Presentasjon av revisjonsstrategi for 2011, u.off. Offl. 13, fvl Gjennomgang av dokumentet Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Overhalla kommune. 5. Gjennomgang av dokumentet Rapport etter gjennomgang av beregning av vederlag for opphold i institusjon. 3. 4

5 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. SAK 021/11 BUDSJETT 2012 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I 0VERHALLA KOMMUNE 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Overhalla kommune, med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag til detaljbudsjett 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Overhalla kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Overhalla kommune, med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 5

6 SAK 022/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS ARBEID I FUNKSJONSPERIODEN Saken legges frem for kontrollutvalget til drøfting uten forslag til vedtak. 1. Oversikt over saker behandlet i kontrollutvalget hittil i Oversikt over referatsaker hittil i Saker behandlet av kontrollutvalget i perioden Evaluering av kontrollutvalgets arbeid perioden Det er et velfungerende kontrollutvalg som nå takker for seg etter fire lærerike år. Det er ikke et eneste møte som er blitt avlyst i denne perioden pga. at medlemmene ikke har hatt mulighet til å møte opp til innkalt møte. Kontrollutvalget er vel kanskje ikke det utvalget som er mest framme i media, men jeg håper at vårt vedtak om å gjøre møtene åpne for allmennheten vil på sikt vil føre til at utvalget blir mer synlig og får den oppmerksomhet som det fortjener. Utvalget har påpekt ukorrekt saksbehandling noe som er tatt tak i av administrasjonen og rettet på. Jeg tror kontrollutvalget har stor tillit blant de av innbyggerne i kommunen som vet hva vi holder på med, men det er en jobb å gjøre for å gjøre utvalget mer attraktivt å sitte i. Utvalget har våget å stille kritiske spørsmål om den kommunale virksomheten drives på en forsvarlig måte og etter de vedtak som er fattet i kommunestyret. De befaringer/besøk kontrollutvalget har vært på, har vært interessante og nyttige, og håper at det nye kontrollutvalget vil videreføre dette. Kontrollutvalget vil anmode kommunens administrasjon om at kontrollutvalgets saksdokumenter gjøres lett tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Kontrollutvalgets kommunikasjon med kommunestyret har fungert bra selv om det til tider har vært vanskelig å få kommunestyret til å forstå at kontrollutvalget trenger mye mer kursing enn bare to dager med folkevalgt opplæring, slik de mente i begynnelsen. Jeg håper at kommunestyret tar seg råd og bevilger mer penger til kursing av kontrollutvalgets medlemmer, noe som er svært viktig for å få et velfungerende utvalg. Samarbeidet med sekretariat og revisjon har fungert utmerket. De har vært med på å heve kvaliteten på jobben som er gjort i kontrollutvalget denne perioden. Sekretariatet har også inspirert oss i utvalget til å skjønne hvor viktig det er å være engasjert og få kursing i jobben vi skal utføre. 6

7 Det har vært et meget bra samarbeid mellom kontrollutvalget, revisjon og sekretariat. De har levert det vi har etterspurt på en meget profesjonell måte, så all ære til KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS. Takk for et godt samarbeid disse fire årene på vegne av oss fire i kontrollutvalget i Overhalla kommune. 2. Evalueringen oversendes kommunestyret til orientering. Det fremlagte forslag til evaluering vedtas som kontrollutvalgets egen evaluering av sitt arbeid perioden : Det er et velfungerende kontrollutvalg som nå takker for seg etter fire lærerike år. Det er ikke et eneste møte som er blitt avlyst i denne perioden pga. at medlemmene ikke har hatt mulighet til å møte opp til innkalt møte. Kontrollutvalget er vel kanskje ikke det utvalget som er mest framme i media, men jeg håper at vårt vedtak om å gjøre møtene åpne for allmennheten vil på sikt vil føre til at utvalget blir mer synlig og får den oppmerksomhet som det fortjener. Utvalget har påpekt ukorrekt saksbehandling noe som er tatt tak i av administrasjonen og rettet på. Jeg tror kontrollutvalget har stor tillit blant de av innbyggerne i kommunen som vet hva vi holder på med, men det er en jobb å gjøre for å gjøre utvalget mer attraktivt å sitte i. Utvalget har våget å stille kritiske spørsmål om den kommunale virksomheten drives på en forsvarlig måte og etter de vedtak som er fattet i kommunestyret. De befaringer/besøk kontrollutvalget har vært på, har vært interessante og nyttige, og håper at det nye kontrollutvalget vil videreføre dette. Kontrollutvalget vil anmode kommunens administrasjon om at kontrollutvalgets saksdokumenter gjøres lett tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Kontrollutvalgets kommunikasjon med kommunestyret har fungert bra selv om det til tider har vært vanskelig å få kommunestyret til å forstå at kontrollutvalget trenger mye mer kursing enn bare to dager med folkevalgt opplæring, slik de mente i begynnelsen. Jeg håper at kommunestyret tar seg råd og bevilger mer penger til kursing av kontroll-utvalgets medlemmer, noe som er svært viktig for å få et velfungerende utvalg. 7

8 Samarbeidet med sekretariat og revisjon har fungert utmerket. De har vært med på å heve kvaliteten på jobben som er gjort i kontrollutvalget denne perioden. Sekretariatet har også inspirert oss i utvalget til å skjønne hvor viktig det er å være engasjert og få kursing i jobben vi skal utføre. Det har vært et meget bra samarbeid mellom kontrollutvalget, revisjon og sekretariat. De har levert det vi har etterspurt på en meget profesjonell måte, så all ære til KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS. Takk for et godt samarbeid disse fire årene på vegne av oss fire i kontrollutvalget i Overhalla kommune. 1. Evalueringen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 023/11 FORVALTNINGSREVISJON IGANGSETTING AV NYTT PROSJEKT 1. Kontrollutvalget ber revisor starte arbeidet med utarbeidelse av prosjektplan for forvaltningsrevisjon Miljø / Landbruk. 2. Kontrollutvalget forventer å få presentert prosjektplanen i sitt møte i november. Oversikt over prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden Kontrollutvalgets sak 015/08 Plan for forvaltningsrevisjon 2. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets sak 002/11, FR-rapport Følge et byggeprosjekt 4. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 1. Kontrollutvalget ber revisor starte arbeidet med utarbeidelse av prosjektplan for forvaltningsrevisjon Økonomistyring. 2. Det forventes at kontrollutvalget får presentert prosjektplanen i neste møte i november. 1. Kontrollutvalget ber revisor starte arbeidet med utarbeidelse av prosjektplan for forvaltningsrevisjon Økonomistyring. 2. Det forventes at kontrollutvalget får presentert prosjektplanen i neste møte i november. 8

9 SAK 024/11 RAPPORT VEDRØRENDE SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 1. HALVÅR Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmann og ordfører for videre oppfølging. (til kontrollutvalget) Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmann og ordfører for videre oppfølging. Eventuelt Ingen saker. 9