1. varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Mandag 8.september 2008 TID: Kl STED: Namsskogan kommune, peisestua De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 021/08 Plan for selskapskontroll /08 Referatsaker 023/08 Revisjon /08 Forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Namsskogan kommune Eventuelt Steinkjer Anne Lise Grøndal leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 021/08 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL (Utsatt sak) Kontrollutvalget Gunnhild Berg 019/08 Namsskogan 08 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 021/08 Namsskogan 08 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll Namsskogan kommune med følgende forslag til prioriteringsliste Selskap Prioritet i Kriterium Kontroll Type planen år kontroll IKS Namdal Rehabilitering Høylandet 1 2, Eierskap Drift Namdal Arbeidssamvirke AS 2 2, Eierskap Trønder- Tre As 3 2, Eierskap 2. Eierskapskontroll utføres av KomSek Trøndelag IKS. 3. Eventuell forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til Plan for selskapskontroll Namsskogan kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i Kriterium Kontroll Type planen år kontroll IKS Namdal Rehabilitering Høylandet 1 2, Eierskap Drift Namdal Arbeidssamvirke AS 2 2, Eierskap Trønder- Tre As 3 2, Eierskap 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden Vedlegg 1. Sak 019/08 i kontrollutvalget - saksprotokoll 2. Revidert forslag til Plan for selskapskontroll Namsskogan kommune med vedlegg. Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger

3 Namsskogan kontrollutvalg behandlet i møte , sak 019/08, Plan for selskapskontroll , og vedtok: Saken utsettes da leder og nestleder er erklært inhabil etter forvaltningslovens 6a. En annen grunn til utsettelse er at kommunen ikke har oversendt, selv etter flere henvendelser, en oversikt over eierinteresser. Det er ønskelig med en oppdatert oversikt for å kunne prioritere selskap til selskapskontroll. For saksopplysninger vises det til saksutredning ved første gangs behandling 18.06, jfr. vedlagte saksprotokoll. Opplysninger om balanseført verdi på kommunens engasjement i selskaper er funnet i årsregnskapet for 2007, og kommunen har etter telefonisk kontakt fra sekretariatet gitt opplysninger om endringer i eierforholdet til konkrete selskap. På bakgrunn av dette er forslaget til plan for selskapskontroll revidert, og ny plan følger vedlagt. Den klart viktigste endringen gjelder det tidligere kommunalt heleide selskapet Namsskogan Industribygg AS, som ble solgt (til Totalprosjekt Gjersvik AS) etter kommunestyrevedtak i møte , sak 82/07. Vurdering Namsskogan Industribygg AS, som var prioritert som nr 2 i saksbehandlers forslag til vedtak i kontrollutvalget 18.06, er nå tatt ut. Ellers inneholder forslaget de samme selskapene som før. SAK 022/08 REFERATSAKER Kontrollutvalget Per Helge Genberg 022/08 Namsskogan 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Representantskapsmøte KomRev Trøndelag IKS Representantskapsmøte einfo 8/08 Viktig høyesterettsdom Norges Kommunerevisorforbund om kommunalt ansvar 4 Norges Kommunerevisorforbund einfo 11/08 Organisering av sekretariatstjenesten for kontrollutvalg Norges Kommunerevisorforbund einfo 12/08 Endringer i regnskapsføring 5 av momskompensasjon fra investeringer 6 Norges Kommunerevisorforbund einfo 13/08 Sammensetningen av kontrollutvalg

4 SAK 023/08 REVISJON 2008 Kontrollutvalget Per Helge Genberg 023/08 Namsskogan 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet deles ut i møtet Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag, og vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2008 i møtet. Den som foretar revisjon må kontinuerlig vurdere sin egen uavhengighet. Hvert år, og ellers ved behov, avgir oppdragsansvarlig revisor en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. Revisjonsforskriftens 15. Dette blir lagt fram i møtet. Revisor vil også gi en statusrapport og oppsummere revisjonsarbeidet så langt. Vurderinger Revisjonsstrategien utarbeides på faglig grunnlag, og formålet er primært å avdekke risiko for feilrapportering, pluss å definere hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for å kunne avgi beretning. SAK 024/08 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2009 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget Per Helge Genberg 024/08 Namsskogan 08

5 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1..Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll-og tilsynsarbeidet i Namsskogan kommune med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg: Forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Namsskogan kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger: Saksbehandling og saksgang for budsjettet går fram av 18 i forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Forskriften pålegger kontrollutvalget å fremme forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Kommunens kostnader til kontroll og tilsyn skal framgå av både budsjett og regnskap. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å ha løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Til hjelp i arbeidet skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Videre har kontrollutvalget også ansvaret for å se til at revisjonen blir gjennomført innen de rammer som kommunestyret setter, jfr. kommunelovens bestemmelser. Kontrollutvalgets tilsynsoppgaver er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Utvalget skal også se til at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen oppfyller faglige krav og ivaretar rettssikkerheten til kommunens innbyggere og andre berørte parter. Budsjettene for 2009 for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter i juni Forslaget er i 2008-kroner, med unntak av KomRev, som er i 2009-kroner. Vurdering Av hensyn til KOSTRA-rapporteringen skal regnskap for kontroll og tilsyn fra 2008 føres under funksjon 110. Dette vil gi bedre tilgjengelighet og oversikt over de totale kostnadene og kunne føre til mer lik behandling i kommunene.

6 Budsjettforslaget bygger på erfaring og regnskapstall, og det er gjort noen mindre endringer i forhold til forrige år. De klart største postene er kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester; ellers inneholder budsjettet poster for kontrollutvalgets egen drift. Sak 024/08 vedlegg 1 Forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Namsskogan kommune; revisjon og kontrollutvalg Post: Tekst: Beløp: Ledergodtgjørelse Møtegodtgjørelse Godtgjøring tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter (3 abonnement på tidsskriftet Kommunerevisoren) Bevertning ved møter Kursavgifter og oppholdsutgifter Kjøregodtgjørelse (Kjøregodtgjørelse til møter, og ved deltakelse på kurs/samlinger) Kjøp av sekretariatstjenester (KomSek Trøndelag IKS) Kjøp av revisjonstjenester (KomRev Trøndelag IKS) Sum

7 Sak 024/08 vedlegg 2 REGNSKAPSRAPPORT FOR KONTROLL OG TILSYN NAMSSKOGAN KOMMUNE Art Tekst Ansvar Funksjon Budsjettforslag 2009 Regnskap pr Budsjett Ledergodtgjørelse Møtegodtgjørelse Tapt arb.fortjeneste Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Faglittr./tidsskrifter Bervertning møter Refusjon lønnsutg folkevalgte Kursavgift/opphold Kjøre-og diettgodtgjørelse Kjøp av tjenester (fra KomSek) Sum kontrollutvalg Kjøp av revisjonstjenester (KomRev) Regnskap 2007 Sum kontr./tilsyn