1. varamedlem møter fast. De øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale.

Transkript

1 LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 10. september 2008 Møtetid: Kl Møtested: Lierne kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast. De øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 019/08 Referatsaker 016/08 Forslag til Driftsbudsjett for kontroll og tilsyn /08 Plan for gjennomføring av selskapskontroll /08 Revisjon 2008 Eventuelt På grunn av at den faste sekretær er forhindret fra å møte, vil Liv Tronstad ivareta sekretærfunksjonen på dette møtet. Steinkjer 1. september Kåre Viken (sign) Leder Liv Tronstad Kontrollsjef Tlf: Mob: e-post: liv.tronstad@komsek.no

2 SAK 019/08 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 019/08 Lierne 08 Referat NKRF NKRF NKRF NKRF einfo 13/08 Sammensetningen av kontrollutvalg einfo 12/08 Endringer i regnskapsføring av momskompensasjon fra investeringer einfo 11/08 Organisering av sekretariatstjenesten for kontrollutvalg einfo 8/08 Viktig høyesterettsdom om kommunalt erstatningsansvar NKRF einfo 5/08 Kommuneloven 50 og 54 6 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 25. juni KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 25. juni Lierne kommune Unntatt offentlighet Off.l 6 Vedlagt vedlagt vedlagt vedlagt vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 016/08 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2009 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 016/08 Lierne 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Lierne kommune med en total ramme på kr ,- Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng.

3 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg 1. Forslag til driftsbudsjett 2009 for kontroll- og tilsyn 2. Økonomirapport pr utgangen av juli 2008 Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Budsjett Lierne kommune 2008, Økonomiplan Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner % pdf Saksopplysninger Rådmannen skal utarbeide forslag til budsjett for kommunens samlede virksomhet. Da det er rådmannen som primært er gjenstand for kontrollutvalgets kontroll og tilsyn, skal kontrollutvalget selv årlig tilkjennegi sitt syn på ressursbehovet overfor kommunestyret. Saksbehandling og saksgang vedrørende budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet er fastsatt i forskriftens 18, hvor det fremgår at: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget er med andre ord direkte underordnet kommunestyret. Kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og tilsynet er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene. Til hjelp i sitt arbeid skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov som har ansvaret for saksutredning for og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Kommunens valgte sekretariat er KomSek Trøndelag IKS. Kontrollutvalget har også ansvaret for å påse at revisjonen blir gjennomført innen de rammer som kommunestyret setter i medhold av kommunelovens bestemmelser med forskrifter. Hvilke oppgaver som anses som revisjon og hvem som kan utføre revisjon i kommuner og for kommuner, er relativt grundig regulert i lov og forskrift. Likeså hva revisjonen skal omfatte

4 (regnskaps- og forvaltningsrevisjon) og hvordan den skal utføres. Kommunens valgte revisor er KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen.. De vesentligste budsjettposter er kostnader med henholdsvis revisjon og sekretariat. Dernest kommer godtgjørelser og utgifter til kontrollutvalget selv møter, reiseutgifter, mv. Vurdering I forhold til KOSTRA-rapportering skal regnskap for kontroll og tilsyn fra 2008 føres under funksjon 110. Dette vil lette tilgjengeligheten og gi bedre oversikt over de totale kostnadene. Forskriftsbestemmelsene innebærer et pålegg til kontrollutvalget om å utarbeide et forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter, foruten kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettene for 2009 for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter i juni Budsjettet for kontrollutvalgets egen drift er basert på erfaringstall og antatt aktivitet. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalgt å slutte seg til det fremlagte forslag til budsjett for 2009 med en netto ramme på kr ,- Beløpene er i 2008-kroner, og må justeres for prisstigning / kommunal deflator, med unntak av kjøp av revisjonstjenester fra KomRev Trøndelag IKS, som er i 2009-kroner. SAK 017/08 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 017/08 Lierne 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Røyrvik kommune for med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i planen IKS Namdal Rehab.-Høylandet/Drift 1 IKS Namdal Rehab.-Høylandet/Eien 2 Trønder-Tre AS 3 Lierne Næringsselskap 4 2. Eierskapskontroll utføres av KomSek Trøndelag IKS. 3. Eventuell forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS.

5 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret slutter seg til Plan for selskapskontroll i Røyrvik kommune for med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i planen IKS Namdal Rehab.-Høylandet/Drift 1 IKS Namdal Rehab.-Høylandet/Eien 2 Trønder-Tre AS 3 Lierne Næringsselskap 4 2) Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden Vedlegg Forslag til Plan for selskapskontroll med vedlegg. trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 014/07 Kommuneloven Forskrift for kontrollutvalg Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll for i møte den 20. november 2007, under sak 014/07. Kontrollutvalget gjorde da slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet igangsette arbeidet med å utarbeide utkast til plan for selskapskontroll for perioden Forslaget til plan legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår Lierne Næringsselskap bør prioriteres for selskapskontroll i planperioden. KomSek Trøndelag IKS har i tråd med kontrollutvalgets vedtak utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll.. Kontrollutvalget har på vegne av kommunestyret det overordnede ansvar for egenkontrollen og tilsynet med forvaltningen. Dette ansvaret omfatter også plikt til å påse at det blir ført kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper mv, jfr. kommuneloven 77 nr 5 og forskrift om kontrollutvalg ledd. Annet ledd pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføringen av selskapskontrollen. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å revidere planen i planperioden. Flere og flere kommuner og fylkeskommuner velger å benytte ulike selvstendige rettssubjekter som selskaper for å nå sine mål. Eierstyringens form og innhold er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskaper som er organisert etter lov om aksjeselskaper har relativt stor handlefrihet i de forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskaper har styret og den daglige ledelse større ansvar og handlefrihet enn hva de tradisjonelle etatsledere har.

6 Det skal her tilføyes at selskapenes ledelse, herunder medlemmer av bedriftsforsamling, representerer selskapet og ikke eier(ne). Det enkelte selskap skal forholde seg til en rekke interessenter i tillegg til eier(ne). En tenker her særlig på lokale og sentrale myndigheter, samt selskapets kreditorer og ansatte. Som medlem av selskapets ledelse kan en derfor bli gjort erstatningsmessig ansvarlig for tap og skade - som enten forsettelig eller uaktsomt er blitt påført selskapet. En organisering som medfører et eget rettssubjekt legger således rammer for kommunestyrets styringsmuligheter. Kommunestyrets eierskap må utøves gjennom eierorganet - som for aksjeselskaper og interkommunale selskaper er henholdsvis generalforsamling og representantskap og innenfor rammene av den aktuelle selskapslov. Det er derfor viktig med en klart formulert eierstrategi med de konkrete mål som ønskes oppnådd med eierskapet. På denne måten vil kommunestyret klart kommunisere krav og forventninger til sin(e) representant(er) i eierorganet. Videre bør eierskapet utøves i henhold til etablerte normer og anbefalinger. Eierstrategien vil på denne måten både fungere som styringsverktøy og som målestokk ved en eventuell selskapskontroll, jfr. anbefalinger fra KS-eierforum vedrørende eierskapsmeldinger. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i forhold til selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar istedenfor eller utover et rent forretningsmessig formål. I slike selskaper vil det - i tillegg til en eierskapskontroll - også kunne være riktig å vurdere hvorvidt det vil kunne være hensiktsmessig med en vurdering av det enkelte selskaps måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). Selskapskontroll omfatter imidlertid ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Slik kontroll faller innenfor styrets ansvarsområde. Kommunelovens 80 gir kontrollutvalget rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd i interkommunale selskaper etter lov 29. januar Kontrollutvalget gis den samme rett til å kreve opplysninger i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer og i heleide datterselskaper. Kontrollutvalget kan også i den grad det finnes nødvendig velge å foreta undersøkelser selv. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal videre varsles og har rett til å være tilstede på det enkelte selskaps generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Aksjeselskap eiet sammen med andre (ikke-offentlige) eiere kan også bli gjort gjenstand for selskapskontroll. Men med mindre bestemmelser om å utlevere opplysninger m.v. er nedfelt i selskapets egne vedtekter eller avkrevd i forbindelse med tilskudd eller lignende, vil informasjonsgrunnlaget for selskapskontroll her være mer begrenset. Vurdering Økt selskapsorganisering innebærer en rekke nye utfordringer i kommunal sektor. Nyere undersøkelser indikerer at det i mange kommuner og fylkeskommuner er en bevissthet om at utorganisering i en eller annen form for selvstendig rettsubjekt - innebærer at man gir slipp på den tradisjonelle formen for forvaltningsstyring, men at det ikke i samme grad er bevissthet om hva den nye rollen skal innebære. Manglende oversikt og kunnskaper om utorganisering i eget selskap og i de ulike selskaps- og organisasjonsformer ser ut til å resultere i en uklar og/eller passiv eierskapsrolle.

7 Kommunene og fylkeskommunene forvalter store verdier gjennom sine selskaper. For at de store verdiene skal kunne forvaltes på best mulig måte, er det behov for overordnede eierstrategier og retningslinjer. Det er viktig at en også i kommunal sektor, avklarer sitt ståsted som eier i forhold til selskapene og definerer mål og forventninger. Utøvelsen av eierskapet har og skal ha direkte konsekvenser for virksomhetenes disponeringer og prestasjoner. Til å utføre selskapskontrollen kan KomSek Trøndelag IKS benyttes ved eierskapskontroll og KomRev Trøndelag IKS kan benyttes ved forvaltningsrevisjon. Samlet omfang av selskapskontrollen vil måtte prioriteres opp mot andre kontrolloppgaver innenfor de til enhver tid gjeldende rammer og tilgjengelige ressurser. Det må videre legges til grunn at kontrollen ikke må få slike former at kontrollobjektets forretningsmessige drift vanskeliggjøres. Dersom det skal gjennomføres eierskapskontroll i KomSek Trøndelag IKS eller forvaltningsrevisjon i KomRev Trøndelag IKS, må kontrollutvalget innhente bistand fra andre. Forslag til prioriteringsrekkefølge er basert på kriteriene i punkt 4.1og 4.2 i plandokumentet. SAK 018/08 REVISJON 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 018/08 Lierne 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon vedrørende revisjonsstrategien for 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet deles ut i møtet trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven 4. RS 300 Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag.

8 Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2008 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette vil revisor legge frem sammen med sin presentasjon av revisjonsstrategien. Avslutningsvis vil revisor gi en statusrapport og oppsummering av revisjonsarbeidet så langt. Vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning.