MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Onsdag 17. september 2014 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen

Transkript

1 Møteinnkalling Dato: Onsdag 17. september 2014 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møte som skulle blitt avholdt den ble utsatt. Opprinnelig saksliste til møte den Sak nr. Sakstittel 013/14 Referatsaker 014/14 Orientering fra rådmannen - Barn og unges oppvekstsvilkår, kommunens ansvar og arbeid 015/14 Orientering fra rådmannen - Barn og unges læringsmiljø, kommunens ansvar og arbeid 016/14 Orientering fra rådmannen vedrørende samhandlingsreformen 017/14 Forvaltningsrevisjon - godkjenning av prosjektplan Tilleggssaker tilkommet etter Sak nr. Sakstittel 018/14 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /14 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 020/14 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2015 Steinkjer, Bjørn Madslangrud/s/ leder kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 013/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv / Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 5/5- Ikke vedlagt KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 5/5- Ikke vedlagt KomSek Trøndelag IKS Komsek Trøndelag IKS - Tilbakeføring av mindreforbruk 2013 Ikke vedlagt Steinkjer Kontrollsekretær

3 SAK 014/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE BARN OG UNGES OPPVEKSTSVILKÅR, KOMMUNENS ANSVAR OG ARBEID Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv / Saksbehandlers forslag til vedtak tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg s sak 20/13 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2014 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen om de forskjellige sektorene i alle de planlagte møtene. Til dette møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering på et overordnet nivå vedrørende kommunens ansvar og arbeid knyttet opp mot barn og unges oppvekstmiljø. Det vil være naturlig at rådmannen kommer inn på: Hvilke mål er satt for arbeidet på det enkelte området Organisering og ledelse for å sikre helhetlig styring og koordinering mellom ulike avdelinger og aktører, herunder evaluering av de ulike tiltak Rådmannens internkontroll for å sikre at lover og regler ivaretas, og at kommunen når fastsatte mål. En tenker her både på økonomiske mål og på øvrig måloppnåelse Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Kontrollsekretær

4 SAK 015/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE BARN OG UNGES LÆRINGSMILJØ, KOMMUNENS ANSVAR OG ARBEID Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv / Saksbehandlers forslag til vedtak tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg s sak 20/13 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2014 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen om de forskjellige sektorene i alle de planlagte møtene. Til dette møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering på et overordnet nivå vedrørende kommunens ansvar og arbeid knyttet opp mot barn og unges læringsmiljø. Det vil være naturlig at rådmannen kommer inn på: Hvilke mål er satt for arbeidet på det enkelte området Organisering og ledelse for å sikre helhetlig styring og koordinering mellom ulike avdelinger og aktører, herunder evaluering av de ulike tiltak Rådmannens internkontroll for å sikre at lover og regler ivaretas, og at kommunen når fastsatte mål. En tenker her både på økonomiske mål og på øvrig måloppnåelse Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Kontrollsekretær

5 SAK 016/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE SAMHANDLINGSREFORMEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv / Saksbehandlers forslag til vedtak tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg s sak 20/13 Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2014 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen om de forskjellige sektorene i alle de planlagte møtene. Til dette møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering på et overordnet nivå vedrørende samhandlingsreformen - kommunale tjenester under endring - kommunens tilpasning. Det vil være naturlig at rådmannen kommer inn på: Hvilke mål er satt for arbeidet på det enkelte området Organisering og ledelse for å sikre helhetlig styring og koordinering mellom ulike avdelinger og aktører, herunder evaluering av de ulike tiltak Rådmannens internkontroll for å sikre at lover og regler ivaretas, og at kommunen når fastsatte mål. En tenker her både på økonomiske mål og på øvrig måloppnåelse Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Kontrollsekretær

6 SAK 017/14 FORVALTNINGSREVISJON GODKJENNING AV PROSJEKTPLAN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv / Saksbehandlers forslag til vedtak ber revisor gjennomføre prosjektet iht. fremlagte prosjektplan. Vedlegg Prosjektplan - forvaltningsrevisjon med tema arbeidsmiljø, KomRev Trøndelag IKS. Ikke trykte vedlegg 1. s sak 10/14 «Forvaltningsrevisjon vedrørende rådmannens arbeidsmiljøarbeid bestilling» 2. Kommunestyrets sak 14/13 «Forvaltningsrevisjon - prioritering av prosjekt» 3. s sak 38/12 «Forvaltningsrevisjon - prioritering av prosjekt» 4. Kommunestyrets sak 68/12 «Plan for forvaltningsrevisjon » 5. s sak 21/12 «Plan for forvaltningsrevisjon » 6. s sak 7/12 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 7. s sak 23/11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 8. Forskrift om revisjon 9. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Kommuneloven Saksopplysninger Planen for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kontrollutvalget i sak 21/12, og ble vedtatt av kommunestyret den sak 68/12. behandlet sak 38/12 «Forvaltningsrevisjon - prioritering av prosjekt» den traff slikt vedtak i saken: «vedtar slik prioriteringsliste for forvaltningsrevisjon: 1. Internkontroll 2. Arbeidsmiljø 3. Saksbehandling» Saken ble sendt til kommunestyret for endelig behandling. Kommunestyret sluttet seg enstemmig til kontrollutvalgets innstilling i sak 14/13, og traff slikt vedtak: «Kommunestyret viser til sitt vedtak i sak 68/12 den Punktene 1 til 3 er føringer til kontrollutvalget. Pkt. nr. 4 strykes.» Prosjektet vedrørende intern kontroll er sluttført og er blitt behandlet av kontrollutvalget i møte den , sak 5/14. Saken ble oversendt kommunestyret for videre behandling.

7 behandlet sak vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon den , sak 10/14. gjorde slikt vedtak i saken: «ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan for prosjektet, basert på punktene 1 og 2 i notatet, med fremleggelse i neste møte.» KomRev Trøndelag IKS har utarbeidet forslag til prosjektplan for prosjektet vedrørende arbeidsmiljø, se vedlegg. Vurdering Saken legges fram for kontrollutvalget for diskusjon i møte. må påse prosjektet kan gi svar på de spørsmål som ønskes besvart. Det vurderes imidlertid som viktig at bestillingen gis en klar avgrensning slik at prosjektet lar seg gjennomføre som forvaltningsrevisjon og innenfor den ramme en har til disposisjon. Steinkjer Kontrollsekretær 2

8

9

10

11

12 SAK 018/14 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv / Saksbehandlers forslag til vedtak tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2014 i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer Kontrollsekretær

13 SAK 019/14 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv / Saksbehandlers forslag til vedtak tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Meråker kommune (Legges frem i møte) Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest er nylig blitt fremlagt. Steinkjer Kontrollsekretær

14 SAK 020/14 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv / Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2015 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Saksopplysninger skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. s forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester.

15 KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. KomRev Trøndelag IKS er kommunens valgte revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.) Representantskapene i de to selskapene vedtok budsjett for 2015 og økonomiplan for perioden i møte den 5. mai. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. Det er som for tidligere år lagt inn kr som vil muliggjøre deltagelse på konferanser eller lignende for kontrollutvalgets medlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2015 som for tidligere år. En har satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden (kontrollutvalgets forslag for 2013 oppgis her til sammenligning): Budsjett og økonomiplan Forslag Anslag : Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Vurdering har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. s tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunenes innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. s ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. 2

16 Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer Kontrollsekretær 3