OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Overhalla kommune, møterom 3. etg. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Overhalla kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE 018/11 Referatsaker 019/11 Orientering fra administrasjonen 020/11 Orientering fra revisor 021/11 Budsjett 2012 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Overhalla kommune 022/11 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i funksjonsperioden /11 Forvaltningsrevisjon igangsetting av nytt prosjekt Eventuelt Steinkjer Tore Nordfjellmark Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon / e-post: svein.myrvold@komsek.no

2 SAK 018/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 018/ Referater Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KomSek Tr.lag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk 2010 KUs faste medl. 2 KRD Rundskriv H-4/11 Val av formannskap/fylkesutval, kommuneråd/fylkesråd, ordførar/fylkesordførar, varaordførar, faste utval m.m. 3 KRD Veileder Habilitet i kommuner og fylkeskommuner Utdrag til KUs faste medl. Utdrag til KUs faste medl. Kontrollutvalget tar de fremlagte referatsaker til orientering. SAK 019/11 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 019/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. 2

3 SAK 020/11 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 020/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. SAK 021/11 BUDSJETT 2012 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I 0VERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 021/ Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Overhalla kommune, med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Forslag til detaljbudsjett 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Overhalla kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den

4 Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i regnskapet. Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag * Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2011 er alle tall i 2012-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2012 som for tidligere år. For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,0 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 23. mai budsjett 2012 og økonomiplan KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i 4

5 forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 23. mai budsjett 2012 og økonomiplan Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2012) - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet. 5

6 til sak 021/11 Detaljbudsjett kontroll og tilsyn Overhalla kommune Konto Beskrivelse Ledergodtgjørelse Beløpet refererer seg til kommunestyrets revisjon av satser av , Folkevalgtes arbeidsvilkår, Sak 50/ Møtegodtgjørelse Beløpet refererer seg til kommunestyrets revisjon av satser av Reglement for godtgjørelse til folkevalgte, kr 197,00 pr. medlem pr. møte, og er stipulert slik at det kan avvikles 6 møter Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste Har ikke vært behov de senere årene Arbeidsgiveravgift Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelse Faglitteratur/tidsskrifter abonnement på tidsskrift Bevertning 0 0 Har ikke vært aktuelt de senere årene Kursavgifter og oppholdsutgifter Det er foreslått et rundt beløp slik at de faste medlemmene kan delta på aktuelle samlinger for kontrollutvalg Kjøregodtgjørelse Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Posten gjelder rutegående befordringsmiddel ved møter/kurs, samt avgifter ved parkering og bompassering Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2011 i møte den 23. mai Budsjettet er i antatt 2012-kroner, men kan bli oppjustert når den kommunale deflator blir kjent Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2011 i møte den 23. mai Budsjettet er i 2012-kroner, og skal ikke korrigeres for prisstigning eller den kommunale deflator Sum bevilgning - kontroll og tilsyn (funksjon 110)

7 SAK 022/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS ARBEID I FUNKSJONSPERIODEN Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 022/ Saken legges frem for kontrollutvalget til drøfting uten forslag til vedtak. 1. Oversikt over saker behandlet i kontrollutvalget hittil i Oversikt over referatsaker hittil i Andre saksdokumenter ikke vedlagt Saker behandlet av kontrollutvalget i perioden Saksfremstilling Nå ved slutten av funksjonsperioden er det naturlig at kontrollutvalget evaluerer arbeidet sitt. En slik gjennomgang bør bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen skjer korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den kommunale virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget til økt aktivitet? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering Med tanke på læringseffekten bør kontrollutvalget ta en bredest mulig drøfting av virksomheten, inkludert faktorer som intern arbeidsform, praktiske rammer mm. Utvalget vil også evt. kunne formulere en skriftlig oppsummering av evalueringen. 7

8 SAK 023/11 FORVALTNINGSREVISJON IGANGSETTING AV NYTT PROSJEKT Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 023/ Kontrollutvalget ber revisor starte arbeidet med utarbeidelse av prosjektplan for forvaltningsrevisjon Fagopplæring. 2. Kontrollutvalget forventer å få presentert prosjektplanen i sitt møte i november. Oversikt over prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kontrollutvalgets sak 015/08 Plan for forvaltningsrevisjon 2. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets sak 002/11, FR-rapport Følge et byggeprosjekt 4. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at Overhalla kommunes virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Det vises til vedlegg 1 som viser oversikt over prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekter i perioden I møtet , sak 002/11, behandlet kontrollutvalget rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon Følge et byggeprosjekt. Rapporten ble behandlet av kommunestyret i møte den , sak PS 14/11. Prosjektet Følge et byggeprosjekt ble igangsatt av kontrollutvalget gjennom vedtatt prosjektplan i møte den , sak 017/09. Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt iht. planen er Miljø / Landbruk. De tre siste prioriterte prosjektene iht. plan er: Pleie og omsorg Ressursbruk hjemmetjenester Vedlikehold kommunal eiendom Økonomistyring Vurdering Det er ønskelig at kontrollutvalget tar stilling til hvilket prosjekt det skal prioritere som neste prosjekt, og gjennom dette be revisor igangsette arbeidet med prosjektplan. 8

9 Kriterier for valg av prosjekt fremgår av vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon: Der det er størst risiko for at kommunen ikke fungerer optimalt i forhold til måloppnåelse, produktivitet, økonomi, regelverk osv. Forhold av stor konsekvens og sannsynlighet (økonomisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig osv.). Tiltak som begrenser risikoen (f.eks. der fylkesmannen har tilsyn eller at kommunen selv har gode interne kontrollrutiner). Ved en konkret utvelgelse av prosjekt har vi vurdert nytteverdien i forhold til forventet ressursbruk ved å gjennomføre prosjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellom flere kommuner vi reviderer, er de foreslått likelydende prosjekt/tema. Det forventes at prosjektplan for valgt prosjekt kan bli lagt frem til behandling i kontrollutvalget på møtet i november. 9