018/08 Oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt Evaluering av kommunen som IA-bedrift med fokus på sykefravær

Transkript

1 FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 9. september 2008 Møtetid: Kl Møtested: Fosnes kommune, kommunehuset Dun De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 014/08 Referatsaker 015/08 Orientering fra revisor 016/08 Forslag til driftsbudsjett 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Fosnes kommune 017/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Utsatt sak fra KUmøte /08 Oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt Evaluering av kommunen som IA-bedrift med fokus på sykefravær Eventuelt Steinkjer Arve Thorsen (sign.) Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon: Mobil: e-post: svein.myrvold@komsek.no

2 SAK 014/08 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 014/08 Fosnes 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Ingen. Referater 1. Representantskapsmøte i KomSek Trøndelag IKS den 25. juni Representantskapsmøte i KomSek Trøndelag IKS den 25. juni e-info 11/08 fra NKRF: Organisering av sekretariatstjenesten for kontrollutvalg. 4. e-info 12/08 fra NKRF: Endring i regnskapsføring av mva-komp. fra investeringer. 5. e-info 13/08 fra NKRF: Sammensetningen av kontrollutvalg. SAK 015/08 ORIENTERING FRA REVISOR REVISJON 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 015/08 Fosnes 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon vedrørende revisjonsstrategien for 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenerklæring til orientering. Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om revisjon. 2. Forskrift om kontrollutvalg. 3. Kommuneloven. Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag.

3 Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2008 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette vil oppdragsansvarlig revisor legge frem sammen med sin presentasjon av revisjonsstrategien. Avslutningsvis vil revisor gi en statusrapport og oppsummering for revisjonsarbeidet så langt. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. SAK 016/08 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2009 FOR KONTROLL- OG TILSYNS- ARBEIDET I FOSNES KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 016/08 Fosnes 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Fosnes kommune med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 1. Forslag til driftsbudsjett 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Fosnes kommune Funksjon 110: Revisjon og kontrollutvalg. 2. Regnskapsutdrag kontroll og tilsyn pr Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS Saksopplysninger

4 Rådmannen skal utarbeide forslag til budsjett for kommunens samlede virksomhet. Da det er rådmannen som primært er gjenstand for kontrollutvalgets kontroll og tilsyn, skal kontrollutvalget selv årlig tilkjennegi sitt syn på ressursbehovet overfor kommunestyret. Saksbehandling og saksgang vedrørende budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet er fastsatt i forskriftens 18, hvor det fremgår at: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og tilsynet er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene. Hvilke oppgaver som anses som revisjon og hvem som kan utføre revisjon i kommuner og for kommuner, er relativt grundig regulert i lov og forskrift. Likeså hva revisjonen skal omfatte (regnskaps- og forvaltningsrevisjon) og hvordan den skal utføres. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller-rollen. Kontrollutvalget skal ha sekretærhjelp som skal ha ansvaret for saksutredning for og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget er med andre ord direkte underordnet kommunestyret. Til hjelp i sitt arbeid skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Kontrollutvalget har også ansvaret for å påse at revisjonen blir gjennomført innen de rammer som kommunestyret setter i medhold av kommunelovens bestemmelser med forskrifter. De vesentligste budsjettposter er kostnader med henholdsvis revisjon og sekretariat. Dernest kommer godtgjørelser og utgifter til kontrollutvalget selv møter, reiseutgifter, mv. Vurdering Forskriftsbestemmelsene innebærer et pålegg til kontrollutvalget om å utarbeide et forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter, foruten kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Av hensyn til KOSTRA-rapporteringen skal regnskap for kontroll og tilsyn fra 2008 føres under funksjon 110. Dette vil lette tilgjengeligheten og gi bedre oversikt over de totale kostnadene. Strammere økonomiske rammer innebærer behov for klare prioriteringer, og normalt også et behov for økt etterkontroll. Slik sikres at tilgjengelige ressurser blir brukt etter intensjon, mest mulig effektivt og at publikums rettsikkerhet og krav på likebehandling blir ivaretatt på tilfredsstillende måte. Budsjettene for 2009 for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter i juni 2008.

5 Saksbehandler anbefaler kontrollutvalgt å godta det fremlagte forslag til budsjett for 2009 med en netto ramme på kr Beløpene er i 2008-kroner, og må justeres for prisstigning / kommunal deflator, med unntak av kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS, som er i 2009-kroner. FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2009 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FUNKSJON 110: REVISJON OG KONTROLLUTVALG Post Tekst Beløp Ledergodtgjørelse 1 600, Møtegodtgjørelse 1 900, Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 2 300, Arbeidsgiveravgift Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelser 500, Faglitteratur/tidsskrifter, bla. til 3 abonnement på tidsskrift 1 500, Bevertning Beløpet er stipulert ut fra erfaringstall 500, Kursavgifter og oppholdsutgifter Det er foreslått et rundt beløp slik at det de faste medlemmene skal kunne delta på kurs eller aktuelle samlinger , Kjøregodtgjørelse Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til kontrollutvalgets møter 2 000, Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Posten gjelder kjøring til møter/kurs, samt avgifter ved parkering og bompassering 5 000, Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2009 i juni Budsjettet er i 2008-kroner , Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2009 i juni Budsjettet er i 2009-kroner ,00

6 Konto Funksjon RÅDMANNEN Budsjett 2009 Saldo juli Budsjett 2008 Regnskap REVISJON OG KONTROLLUTVALG Ledergodtgjørelse Møtegodtgjørelse Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Faglitteratur/tidsskrifter Bevertning Kursavgifter og oppholdsutgifter Kjøregodtgjørelse Reiseutgifter Kjøp av sekretariatstjenester , Kjøp av revisjonstjenester , Betalt kompensasjonsberettiget mva Kompensert mva. driftsregnskapet SAK 017/08 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 017/08 Fosnes 08 Kommunestyret Saksbehandlers forslag Da det er kommunestyret som foretar utvelgelse og den endelige prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt i perioden, legges saken frem for kontrollutvalget til drøfting og forslag til prioritering av prosjekt for gjennomføring i perioden Planen inneholder 5 foreslåtte prosjekter utvalgt etter vesentlighet og risiko. Aktuelle problemstillinger vedr. de ulike prosjekter er angitt på siste side i plandokumentet. Nr Prosjekt 1 Barnehage og skole 2 Pleie og omsorg 3 Kommunehelsetjeneste 4 Kompetanse 5 Generelt Saksbehandlers forslag til pkt. 2 i kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak:

7 Kommunestyret i Fosnes vedtar plan for forvaltningsrevisjon med prioriteringer fra pkt 1. Det delegeres til kontrollutvalget å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. 1. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Kontrollutvalgets sak 018/07 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Igangsettingsvedtak: a. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse og utarbeide utkast til plan for forvaltningsrevisjon for perioden b. Forslaget til plan legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Saksutredning Krav om utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon er hjemlet i kl. 77, og fremkommer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, hvor det heter: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter Overordnet analyse som nevnt er nå gjennomført i Fosnes kommune, og det er på bakgrunn av analysen utarbeidet forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Dette arbeidet er gjennomført av KomRev Trøndelag IKS (KomRev). Analysen er gjennomført ved en analyse av kommunens KOSTRA- tall, og sammenlignet disse med andre kommuner. I tillegg er det gjennomført samtale med rådmannen. KomRev har foretatt en vurdering av hva som er risikoområder i kommunen. Sammen med erfaring fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon har de foreslått aktuelle prosjekt til gjennomføring i perioden. Den tid KomRev har avsatt som disponibel til forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune er på 160 timer pr. år. Dette kan tilsi gjennomføring av ett prosjekt pr. år. I dette timetallet ligger det også gjennomgang av møteprotokoller. Dette er et fast oppdrag og kommer ikke frem i den overordnede analysen. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon kan også plan for selskaps-kontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs dersom det blir aktuelt med forvaltningsrevisjon i et kommunalt eid selskap.

8 De foreslåtte prosjektene er kun i nummerert rekkefølge, ikke prioritert. Det er opp til kommunestyret å foreta prioriteringen etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget foretar prioritering av prosjektene gjennom sitt innstillingsvedtak til kommunestyret. Konklusjon Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden er utarbeidet i tråd med tidligere fattet vedtak i kontrollutvalget sak 025/07 samt de bestemmelser som følger av forskrift. Kontrollutvalget har gjennom den fremlagte plan et grunnlag for å foreslå aktuelle prosjekter og rekkefølgen av disse overfor kommunestyret. I tillegg vil revisjonen være tilstede på møtet for å gi supplerende og utfyllende opplysninger. SAK 018/08 OPPSTART AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT EVALUERING AV KOMMUNEN SOM IA-BEDRIFT MED FOKUS PÅ SYKEFRAVÆR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 018/08 Fosnes 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til foreslått prosjektplan for Forvaltningsrevisjon Evaluering av kommunen som IA-bedrift med fokus på sykefravær. 1. KomRev Trøndelag IKS Prosjektplan av Oppstartbrev forvaltningsrevisjon fra KomRev Trøndelag IKS til rådmannen i Fosnes kommune. 3. Saksprotokoll fra KU-møte den , sak 010/07, med saksframlegg. 4. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg kap Forskrift om revisjon kap Plan for forvaltningsrevisjon Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon er beskrevet som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger. Hvilke elementer

9 som inngår i et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil avhenge av formål og problemstilling for det enkelte prosjekt. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon er nærmere beskrevet i RSK 001, som er en standard for alle forvaltningsrevisjonsprosjekter som skal gjennomføres. Målet med forvaltningsrevisjon er å gi kommunestyret et bedre grunnlag for å fatte vedtak, eventuelt endre tidligere vedtak og med dette medvirke til en bedre måloppnåelse samt at målene blir nådd med minst mulig ressursbruk. Forslag til prosjektplan er mottatt fra KomRev Trøndelag IKS, og følger vedlagt denne saken. Vurdering Revisjonen har på bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon utarbeidet et forslag til prosjektplan. Prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet, herunder hvilken vinkling prosjektet vil få og hva en ønsker å oppnå med prosjektet. Kontrollutvalget gis med dette mulighet til å spisse prosjektet nærmere dersom det er ønskelig. Dette kan for eksempel være i forhold til problemstilling eller til revisjonskriteriene. Prosjektplanen vil bli gjennomgått i møtet.