VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Tirsdag 20. september 2011 Tid: Kl 10:00 Sted: Herredshuset Verdal møterom 3. etg. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE 015/11 Referatsaker 016/11 Rapport etter gjennomført selskapskontroll - Innherred Produkter AS 017/11 Forvaltningsrevisjon - forslag til prosjektplan 018/11 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår /11 Oppdragsansvarlig revisor den årlige uavhengighetserklæring 020/11 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /11 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett /11 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 023/11 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet Verdal/Steinkjer, Lasse Hegge Leder Paul Stenstuen kontrollsekretær Dir.tlf / E-post: paul.stenstuen@komsek.no

2 SAK 015/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 015/ Referat 1 KRD Veileder Habilitet i kommuner og fylkeskommuner Innholdsliste og forord vedlagt 2 KRD Rundskriv H-4/11 - Val av formannskap/fylkesutval, kommuneråd/fylkesråd, ordførar/fylkesordførar, faste utval m.m Vedlagt (samt utdrag fra vedlegget) 3 Kommunestyret Kontrollutvalgets årsrapport 2010 Vedlagt 4 KomSek Trøndelag IKS KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk 2010 Vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 016/11 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT SELSKAPSKONTROLL INNHERRED PRODUKTER AS Kontrollutvalget Paul Stenstuen 016/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar rapporten Eierskapskontroll Innherred Produkter AS til orientering. 2. Kontrollutvalget vil spesielt fremheve betydningen av eierstrategi og en jevnlig gjennomgang av de aktuelle selskapenes formålsparagraf. Saksbehandlers forslag til innstilling kommunestyret 1. Kommunestyret tar rapporten Eierskapskontroll Innherred Produkter AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å foreta en gjennomgang av eierskapsmeldingen i en egen sak til kommunestyret. Her bør det fremgå hvilke mål kommunen ønsker nådd gjennom de ulike eierskap (eierstrategier). Eierskapskontroll Innherred Produkter AS, KomRev Trøndelag IKS

3 Ikke trykte vedlegg 1. Representantskapet i KomRev Trøndelag IKS den , sak 004/09 2. Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS den , sak 006/09 3. Kommunestyrets sak 133/08 4. Kontrollutvalgets sak 033/08 5. Kontrollutvalgets sak 030/08 6. Kontrollutvalgets sak 008/08 7. Forskrift for kontrollutvalg 8. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll i sak 033/08 og fremmet slik innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret vedtar til Plan for selskapskontroll i Verdal kommune for med følgende prioriteringsliste: Prioritering Selskapets navn Eierandel Bokført 1 Tindved Kulturhage 47,2 % Verdal Arbeidssamvirke 100 % Innherred Produkter 12,35% Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden 3. Endelig vedtak om valg av leverandør av selskapskontroll fremmes som egen sak til kommunestyret Kommunestyret behandlet plan for selskapskontroll i Verdal kommune i møte den , sak 133/08. Ved voteringen ble kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. KomRev Trøndelag IKS var anmodet om å gjennomføre eierskapskontroll for en av de andre eierne, og ønsket i den forbindelse å gjennomføre eierskapskontroll mht. Innherred Produkter AS også for Verdal kommune og Nord-Trøndelag fylkeskommune. Kontrollutvalget har nå fått oversendt Rapport Eierskapskontroll Innherred Produkter AS datert fra KomRev Trøndelag IKS, se vedlegg. Selskapet har et relativt bredt eierskap hvor også private eiere er representert. Nord-Trøndelag fylkeskommune, Levanger kommune og Verdal kommune er de største eierne med eierandeler på henholdsvis 50,54%, 30,31% og 12,35%. De øvrige 6,8% fordeler seg på 12 andre mindre eiere. Selskapskontroll kan bestå av 2 elementer, eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskap. Eierskapskontroll er en lovpålagt del av en selskapskontroll. Ved en eierskapskontroll skal det foretas en evaluering av hvorledes eierinteressen forvaltes og hvordan eierskapet utøves av kommunens oppnevnte eierrepresentant. Selskapet har både kommunale og private aksjonærer, slik at kommunelovens 80 som hjemler kontrollutvalget innsynsrett ikke vil kunne komme til anvendelse. Uten annen innsynshjemmel vil det derfor bl.a. ikke kunne bli gjennomført forvaltningsrevisjon i selskapet.

4 Generelle betraktninger Aksje- og regnskapslovgivningen fastsetter en del normer og regler for hvilken informasjon som minimum skal gis til eierne (samt for øvrig til en del andre som også har interesser i selskapet). Disse rapporteringskravene synes imidlertid primært å være rettet mot selskaper med et rent kommersielt (for profitt) formål. Det kan også være verdt å merke seg at aksjeloven fastsetter et likhetsprinsipp, som innebærer et forbud mot forskjellsbehandling av aksjonærene. Oppdraget som er gitt det enkelte selskap finner en i selskapets formålsparagraf, og det er måloppnåelse i forhold til dette oppdraget selskapet skal vurderes opp mot av sine eiere. Det kan her tilføyes at en for selskaper uten et rent kommersielt formål vil måtte forvente svak eller svakere avkastning på egenkapitalen nettopp fordi selskapet er satt til å følge også andre mål enn ren inntjening. For selskaper uten et rent kommersielt formål vil derfor en sunn økonomi først og fremst sette rammer for hvilke mål det er mulig å nå. For slike selskaper vil derfor informasjon som setter eierne i stand til å evaluere måloppnåelse i forhold til dette ikke kommersielle formålet være avgjørende. Rapporteringskravene i aksjeog regnskapslovgivningen bør derfor suppleres med tilleggskrav iht. dette. Videre bør hver enkelt eier jevnlig evaluere selskapets formål mot endringer i rammebetingelsene, egne interesser og ønsker. Revisors rapport Revisor har nå ferdigstilt prosjektet og har levert sin rapport Eierskapskontroll Innherred Produkter AS, se vedlegg. Selskapets vedtektsfestede formål er å drive fabrikasjon og annen virksomhet som kan bidra til å øke mulighetene for sysselsetting av yrkeshemmede og mindre arbeidsføre - fortrinnsvis fra Nord-Trøndelag fylke, jf. rapporten side 4. Daglig leder i selskapet peker her på at selskapets formålsparagraf kan oppfattes som gammeldags, og at både målgruppe og selskapets rolle har endret seg. Under revisors konklusjon fremgår det bl.a. at eierne anbefales å utarbeide eiermelding i tråd med KS anbefalinger om kommunalt eierskap og eierstrategi. Verdal kommune har ikke merknader til rapporten i forbindelse med høringen. Vurdering Revisor har utarbeidet en felles rapport for Levanger kommune, Verdal kommune og Nord- Trøndelag fylkes kommune. En hadde gjerne sett at rapporten var skrevet som 3 egne rapporter, der 2. avsnitt i kap 2 samt kap 5, kap 6 og kap 8 var individuelt tilpasset hver enkelt eier, og med dette blitt mer relevant. I rapporten fra revisor blir eierne anbefalt å utarbeide strategier for sine eierskap. Hvilke(t) mål kommunen ønsker nådd gjennom eierskapet, hvilke resultatkrav kommunen har, samt ønsket form og innhold på rapporteringen fra selskapet vil være sentrale spørsmål i arbeidet med eierstrategien. Eierstrategien vil gjennom dette kunne gi viktige føringer for kommunens representant på selskapets generalforsamling.

5 Det understrekes imidlertid at det er viktig at eierstrategien ikke er utformet på en slik måte at kommunens representant ikke har et hensiktsmessig handlingsrom vis a vis de øvrige eierne i selskapet. Slik en leser rapporten peker daglig leder i selskapet på et viktig punkt da det uttrykkes at selskapets formålsparagraf kan oppfattes som gammeldags, og at både målgruppe og selskapets rolle har endret seg. Ut fra daglig leders påpekning vil en også anbefale en gjennomgang av selskapets formålsparagraf. SAK 017/11 FORVALTNINGSREVISJON FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget Paul Stenstuen 017/ Saken legges frem uten forslag til vedtak. Forslag til prosjektplan (legges frem i møte) Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 26/10 2. Kontrollutvalgets sak 24/10 3. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden ble behandlet av kommunestyret i møte den , sak 101/08. Kommunestyret gjorde da slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt , med følgende prioritering av prosjekter: Nr Prosjekt Gjennomføring 1 Innkjøp investering 2 Rusomsorg 3 Barneverntjenesten 4 Plan- og byggesak Tjenestetilbud Omsorg og velferd Etiske retningslinjer 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden

6 Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i sak 025/09 Plan forvaltningsrevisjon : 1. Kontrollutvalget gir et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende IKT 2. prioritet. Prosjektene etter punktet 1. på prioritetslisten rykker tilsvarende ned. 2. Kontrollutvalget forutsetter at prosjektet Innkjøp investering (skoleutbyggingen) løper som tidligere forutsatt 3. Kontrollutvalget ber revisor om å utarbeide forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet vedrørende IKT. Forslaget til prosjektplan oversendes sekretær som gis myndighet til å vurdere hvorvidt det er behov for å innkalle til et ekstraordinært møte i forkant av prosjektets igangsettelse. Forvaltningsrevisjon vedr. IKT er ferdigstilt. Forvaltningsrevisjon vedrørende innkjøp investering (skoleutbyggingen) pågår. I forbindelse med behandlingen av sak 26/10 som omhandlet bl.a. mulig brudd på taushetsplikten, konflikter i forhold til kommunens tjenestetilbud og arbeidsgiverrollen gjorde kontrollutvalget slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ser alvorlig på rådmannens håndtering av brev av Dette innebærer brudd på taushetsplikten. 2. Kontrollutvalget anser dermed denne del av saken som avsluttet, og viser til skriftlig beklagelse fra rådmannen På bakgrunn av den oppmerksomhet saken har fått, ber kontrollutvalget revisor foreta en gjennomgang/foranalyse innenfor området pleie og omsorg, med det formål å avklare et eventuelt behov for å endre prioriteringene i plan for forvaltningsrevisjon. I sin oppfølging av denne saken gjorde kontrollutvalget slikt vedtak den sak 5/11: Prioritering av prosjekt innen pleie og omsorg vurderes i ny overordnet analyse som startes opp høsten Revisor har signalisert at det er ønskelig med oppstart av prosjektet Rusomsorg og vil legge frem forslag til prosjektplan i møte. Vurdering Saken legges frem uten forslag til innstilling.

7 SAK 018/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 018/ Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2011 til orientering. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i 1. halvår 2011 for kommunestyret, formannskapet og driftskomiteen. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor har enkelte merknader, se vedlegg, men finner etter en helhetsvurdering at saksbehandlingen er meget bra og at politikerne har tilstrekkelig grunnlag for å fatte sine beslutninger. Vurdering Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2011 kan tas til orientering. SAK 019/11 OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget Paul Stenstuen 019/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisors vurdering av sin egen uavhengighet. Den oppdragsansvarlige revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Verdal kommune

8 Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Revisor vil på vegne av den oppdragsansvarlige revisor gå gjennom den årlige egenvurderingen i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Da det nå er en del år siden kontrollutvalget sist fikk seg forelagt vandelsattest, ønsker den oppdragsansvarlige revisor å legge frem også denne. SAK 020/11 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 020/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2011 i møtet.

9 Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvorledes revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. SAK 021/11 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2012 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 021/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Budsjett og regnskap så langt i år Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Kommunestyrets sak 101/08 Plan for forvaltningsrevisjon 4. Kommunestyrets sak 133/08 Plan for selskapskontroll 5. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 6. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den

10 Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.) Representantskapene i de to selskapene vedtok budsjett for 2012 og økonomiplan for perioden i møte den 23. mai. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2012 som for tidligere år. På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden : Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag Kontrollutvalget: Utgifter ifm. møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110.

11 Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Kontrollutvalget har hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll og kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at et eventuelt fortsatt sterkt fokus på kommunens internkontroll kan løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonssjefen. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets budsjett og anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. SAK 022/11 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 022/ Kontrollutvalget tar saken til orientering. Oversikt over kontrollutvalgets saker så langt i (legges fram i møte) Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger: For å tydeliggjøre kontrollutvalgets ansvar for oppfølging av egne vedtak framlegges det her en oversikt over status og frem til dags dato. Med bakgrunn i framlagte oversikt over saker som er behandlet så langt i 2011, gis kontrollutvalget mulighet til å sjekke ut hvordan kontrollutvalgets saker er fulgt opp.

12 SAK 023/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Kontrollutvalget Paul Stenstuen 023/ Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets årsplaner Saksopplysninger En evaluering av kontrollutvalgets virksomhet kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering Ved slutten av kontrollutvalgets funksjonsperiode synes det naturlig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt arbeid. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær