MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Fredag 17. desember 2010 Tid: Kl. 10:00 Sted: Møterom Fjergen

Transkript

1 MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Fredag 17. desember 2010 Tid: Kl. 10:00 Sted: Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Saksliste 019/10 Referatsaker 020/10 Orientering fra rådmannen vedrørende Meråker legekontor 021/10 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi og drift 022/10 Bestilling av forvaltningsrevisjon 023/10 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2011 Meråker/Steinkjer, Tom Ketil Karlsen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 019/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget Paul Stenstuen 019/ Referat 1 NKRF Kontrollutvalgskonferansen 2011 Ikke vedlagt 2 KomSek Trøndelag IKS KomRev Trøndelag IKS Kontaktmøte for 2010 Ikke vedlagt Referatene tas til orientering. SAK 020/10 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE MERÅKER LEGEKONTOR Kontrollutvalget Paul Stenstuen 020/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kommuneloven med forskrifter Kontrollutvalget behandlet sak 011/10 Meråker legekontor den og fattet slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering så snart rapport etter gjennomført brukerundersøkelse er ferdig utarbeidet.

3 Etter det en forstår foreligger rapport etter gjennomført brukerundersøkelse ennå ikke. I samråd med kontrollutvalgets leder har en imidlertid anmodet rådmannen om en orientering om status mht. driften av legekontoret. Rådmannen vil som anmodet gi en orientering i møte. SAK 021/10 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS ØKONOMI OG DRIFT Kontrollutvalget Paul Stenstuen 021/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kommuneloven med forskrifter Kontrollutvalget har ønsket å holde seg informert om utviklingen i kommunens økonomi. I samråd med kontrollutvalgets leder har en derfor anmodet rådmannen om en orientering om status vedrørende kommunens økonomi og drift, herunder om finansforvaltningen. Rådmannen vil som anmodet gi en orientering i møte. SAK 022/10 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget Paul Stenstuen 022/ Kontrollutvalget ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan til godkjennelse i neste møte, basert på signaler gitt i møte.

4 Vedlegg Brev datert fra KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 02/09 2. Kontrollutvalgets sak 014/08 3. Forskrift om kontrollutvalg 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven Saken ble fremmet for kontrollutvalget i møte den , sak 17/10. Kontrollutvalget gjorde da slikt vedtak: Saken utsettes til neste møte. Saken fremmes derfor pånytt. Kommunestyret behandlet plan for forvaltningsrevisjon den , sak 02/09, og fattet slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt , med følgende prioritering av prosjekter: Nr Prosjekt Gjennomføring 1. Vedlikehold av kommunal bygningsmasse Gjennomført 2. Forvaltning av omstillingsmidlene Overordnet planlegging - plansystem 4. Motorferdsel i utmark 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. Prosjekt nr. 1 er gjennomført. Prosjektrapporten ble behandlet av kontrollutvalget den , sak 007/10, og av kommunestyret den , sak 024/10. Revisor har signalisert at en er klar til å starte med neste prosjekt, jf. vedlagte brev. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner sier dette i 7 som omhandler forvaltningsrevisjonens innhold: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a. forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b. forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c. regelverket etterleves, d. forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e. beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f. resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd.

5 Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. I departementets merknader til bestemmelsen fremgår det bl.a: Det sentrale er vurderinger av om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er i denne forstand resultatorientert. Forvaltningsrevisjon er dermed ikke begrenset til undersøkelser av økonomiforvaltningen. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan dreie seg om hvorvidt den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser om vedtak, men perspektivet er langt videre enn dette. Bokstavene a til f inneholder en oppregning av elementer som vil kunne være tema i et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Oppregningen er ikke uttømmende. Hvilke elementer som inngår i et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil avhenge av formål og problemstilling for det konkrete prosjektet. Annet ledd fastslår at forvaltningsrevisjon og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, samt at det skal utarbeides revisjonskriterier for det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt. Forvaltningsrevisjon er et selvstendig fagområde. Ved gjennomføring av systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og/eller virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger, skal det etableres/utledes revisjonskriterier. Revisjonskriterier er normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderes/revideres i forhold til. Revisjonskriteriene skal brukes som grunnlag for å vurdere om forvaltningens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og/eller virkninger er i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger og/eller det regelverk som gjelder på området. Forvaltningsrevisjon er således sentral i den kommunale egenkontroll, og inngår etter gjeldende rettstenkning som et korrigerende element i den lærende organisasjon. Vurdering Kontrollutvalgets tilsyn ikke begrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Målsetningen med forvaltningsrevisjon vil kunne være todelt. På den ene side vil forvaltningsrevisjon kunne være et korrektiv i den lærende organisasjon. På annen side vil målsetningen også kunne være å gi kommunestyret grunnlag for å fatte vedtak, eventuelt å evaluere tidligere vedtak. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til tema og problemstilling for det neste forvaltningsrevisjonsprosjektet.

6 SAK 023/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2011 Kontrollutvalget Paul Stenstuen 023/ Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2011 for sin virksomhet i Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll. Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2011 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2011 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Det er lagt opp til 5 møter i Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å omprioritere dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær