1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 24. november 2010 TID: Kl STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 025/10 026/10 027/10 028/10 029/10 030/10 031/10 032/10 033/10 Referatsaker Oppfølging av sak 009/10 og sak 018/10 i kontrollutvalget. Rutiner rundt innfordringer/ restansearbeidet. Oppfølging av sak 019/10 i kontrollutvalget. Habilitet ved saksfremstilling i OOK Status for revisjonsarbeidet. Orientering fra revisor Rapportering etter møte med revisjonen Rullering av plan for forvaltningsrevisjon Rullering av plan for selskapskontroll Oppsummering etter besøk på kommunale institusjoner / avdelinger Namsskogan sykeheim Kontrollutvalgets årsplan for 2011 Eventuelt Grong Anne Lise Grøndal (sign.) leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Dir.tlf Mob e-post gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS

2 SAK 025/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 025/ Referatene tas til orientering Referat 1. Invitasjon til NKRF`s kontrollutvalgskonferanse SAK 026/10 OPPFØLGING AV SAK 009/10 OG SAK 018/10 I KONTROLLUTVALGET - RUTINER RUNDT INNFORDRINGER / RESTANSEARBEIDET Kontrollutvalget Gunnhild Berg 026/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 1. Årsrapport for 2009 Skatteoppkreveren i Namsskogan kommune. 2. Kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjon i Namsskogan kommune. Gjennom årsrapporten fra skatteoppkreveren, behandlet som sak 003/10 den i kontrollutvalget, er en gjort kjent med restanseutviklingen og restanseoppfølgingen i kommunen. Kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjon i Namsskogan kommune påpeker også at innkrevningsarbeidet ikke utføres i tilstrekkelig omfang. Det innkrevningsarbeidet som utføres er i samsvar med gjeldene regelverk. Kontrollutvalget fikk i møtet den , sak 009/10 og den , sak 018/10 en orientering. Kontrollutvalget fattet i sak 018/10 følgende vedtak: Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering og ønsker en videre oppfølging i kontrollutvalgets møte den 24. november Med bakgrunn i dette ønsker kontrollutvalget en videre oppfølging av den orienteringen som ble gitt. Dette imøtekommes av skatteoppkrever i møte.

3 SAK 027/10 OPPFØLGING AV SAK 019/10 I KONTROLLUTVALGET: HABILITET VED SAKSFREMSTILLING I OOK Kontrollutvalget Gunnhild Berg 027/ Saken legges frem uten forslag til vedtak. 1. Skorovas Mat. Habilitet ved saksførehaving i OOK, datert 1.juli Namsskogan kommune 3 dokumenter vedrørende habilitetsvurdering 3. Forvaltningsloven 6 Habilitetskrav Kontrollutvalget har fått en henvendelse angående habilitet ved saksfremstilling i OOK (oppvekst, omsorg og kultur). Denne ble vurdert av kontrollutvalget i møte den , sak 019/10 og kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget undersøkelser sak 019/10 nærmere og innhenter mer informasjon / dokumentasjon. 2. Kontrollutvalget stiller spørsmål ved at det synes som om leder i OOK er saksbehandler. 3. Kontrollutvalget stiller videre spørsmål angående habilitet rundt dette. Kontrollutvalget har bedt administrasjonen i Namsskogan kommune om en redegjørelse angående saksbehandlingsrutiner i OOK og vurdering av habilitet i enkeltsaker. Det er også forespurt om en redegjørelse for avtalen kommunen har inngått med PreBio AS for utførelse av skjenkekontroll. Orientering og redegjørelse vil bli gitt i møtet SAK 028/10 STATUS FOR REVISJONSARBEIDET. ORIENTERING FRA REVISOR. Kontrollutvalget Gunnhild Berg 028/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering.

4 () Status og orientering vil bli gitt i møtet. SAK 029/10 RAPPORTERING ETTER MØTE MED REVISJONEN Kontrollutvalget Gunnhild Berg 029/ Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporteringen fra kontaktmøtet til orientering. 1. Notat etter møte mellom KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS vedr. det pågående revisjonsarbeidet i Namsskogan kommune. Unntatt off. Off.l. 14 og 16. Deles ut i møtet. Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalgets tilsynsfunksjon i forhold til revisjonen er hjemlet i Forskrift om kontrollutvalg 6, og det heter bl.a. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Videre heter det i merknadene til 20 i den samme forskriften: Kontrollutvalgets sekretariat vil være utvalgets operative ledd og skal sørge for at det blir foretatt tilsyn med administrasjonen og revisjonen. Kontrollutvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Sekretariatet har faste, årlige kontaktmøter med KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalg mottar også jevnlig muntlig orientering og status angående fremdriften i revisjonsarbeidet. Det er avholdt et møte den mellom sekretær og revisor. Det er skrevet et notat som en oppsummering av møtet. Notatet som er unntatt offentlighet vil bli delt ut i møtet.

5 SAK 030/10 RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget Gunnhild Berg 030/ Kommunestyre 1. Kontrollutvalget vedtar følgende prioritering i plan for forvaltningsrevisjon : Prosjektet. igangsettes 1. kvartal Brev fra KomRev Trøndelag IKS av angående forvaltningsrevisjonsprosjekt 1. kvartal Vedtak i sak 93/08 den i kommunestyret Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Namsskogan kommune Kontrollutvalget vedtok Plan for forvaltningsrevisjon i møte den , sak nr.18/08 og av kommunestyret den sak nr. 93/08. Kontrollutvalgets prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter er: 1) Namsskogan kommune som arbeidsgiver 2) Saksbehandlingsrutiner / offentlighetsloven / forvaltningsloven 3) Etiske retningslinjer 4) Innkjøp / anbud og infrastruktur Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget vedtok prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Kommunen som arbeidsgiver i møte , sak 012/09. Rapport etter prosjektet ble behandlet i kontrollutvalget den , sak 028/09 og vedtatt av kommunestyret sak 109/09 den KomRev Trøndelag IKS har i planperioden frem til nå gjennomført ett prosjekt KomRev Trøndelag IKS har bekreftet at Namsskogan kommune vil få et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt i 1. kvartal Vurdering Kontrollutvalget ønsker nå å vurdere prioritering av et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt på fritt grunnlag. På bakgrunn av endringer innenfor de enkelte feltene, kombinert med kontrollutvalgets erfaringer og innsikt etter tre år av perioden, er en slik drøfting nyttig. Forvaltningsrevisjon skal primært skje på felt der risikoen er størst og der forbedrings- og læringseffekten vil være tilsvarende. Å bruke betydelige timeressurser for å bekrefte normalt velfungerende system er ikke spesielt relevant i den sammenhengen.

6 SAK 031/10 RULLERING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget Gunnhild Berg 031/ Kommunestyre 2. Kontrollutvalget vedtar følgende prioritering i plan for selskapskontroll : Prosjektet. igangsettes 1. kvartal Vedtak i kommunestyret den , sak nr.84/08 Plan for gjennomføring av selskapskontroll Namsskogan kommune Gjeldende plan er utarbeidet av KomSek Trøndelag IKS, og ble vedtatt av kontrollutvalget den , sak nr. 21/08 og av kommunestyret i møtet den , sak nr.84/08 med følgende prioriteringer: Holemensenteret Eiendom AS IKS Namdal rehabilitering Høylandet - drift Namas (Namdal Arbeidssamvirke AS) Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Representantskapene i KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS vedtok i møter den 7. mai 2009 å overføre oppgaven med eierskapskontroll (selskapskontroll) fra KomSek Trøndelag IKS til KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalget vedtok i møte den 18. november 2009 en rullering av plan for selskapskontroll sak 030/09 med følgende prioriteringer. 1) Holemensenteret Eiendom AS 2) IKS Namdal rehabilitering Høylandet drift/ eiendom 3) Namas (Namdal Arbeidssamvirke AS) Det har ikke vært gjennomført selskapskontroll i planperioden og kontrollutvalget ber revisjonen igangsette dette etter kontrollutvalgets prioriteringer. SAK 032/10 BESØK I KOMMUNALE INSTITUSJONER / AVDELINGER - OPPSUMMERING Kontrollutvalget Gunnhild Berg 032/

7 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon ved besøk på Namsskogan sykeheim til orientering. () Kontrollutvalget vedtok i møte den sak 015/10 å besøke Namsskogan sykeheim. (Namsskogan omsorgssenter) Invitasjon til møte ble sendt ledelse, tillitsvalgte og ansatte den 22. oktober Besøket ble gjennomført den 17. november Fra Namsskogan kontrollutvalg deltok Anne-Lise Grøndal, Arvid Bergli og Inger Johanne Bjørhusdal. Frode Mellingen meldte forfall til møtet. Steven Johansen fra KomRev Trøndelag IKS og Gunnhild Berg fra KomSek Trøndelag IKS deltok også. Møtet og besøket er et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Møtet og besøket er ikke et formelt tilsynsbesøk. Besøket var delt inn i tre møter med deltakere som representerte ulike grupper. 1. Møte med etatsleder, pleie og omsorgsleder, samt fagledere ved sykeheimen. Det ble orientert om drifta og organiseringa ved sykeheimen, svart på spørsmål og diskutert ulike tema. 2. Møte tillitsvalgte fra sykepleieforbundet og fagforbundet Tillitsvalgte orienterte, førte dialog med kontrollutvalget angående ansattes forhold på sykeheimen og hvilke utfordringer en sto ovenfor, samt svarte på spørsmål. 3. Møte med ansatte hvor kjøkkenpersonell, vaskeriansatte, hjelpepleiere fra hjemmesykepleie, - somatisk og demens var representert Det ble ikke skrevet noe formelt referat eller noen rapport fra besøket, kun et notat til kontrollutvalget og revisjon. Dette ble møtedeltakerne gjort oppmerksom på ved starten av møtet. Det ble også opplyst om at kontrollutvalg og revisjon er underlagt lov om taushetsplikt. Møtet og besøket ble sett som et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Besøket fungerte godt som kommunikasjon mellom utvalget og representantene fra de ulike gruppene. Gjennom slike møter vil en få bedre kjennskap til virksomheten ved enheter og institusjoner i kommunen og det synes som om det var gjensidig nytte av besøket og møtet.

8 SAK 033/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2011 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 033/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsplan for 2011 for sin virksomhet i 2011 i Namsskogan kommune. 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. til kontrollutvalget 1. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan for Forslag til Kontrollutvalgets møteplan for Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll. Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2011 følger vedlagt denne saken. Planen er utarbeidet på et overordnet nivå, og inneholder ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen for 2011 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet. Det er foreløpig lagt opp til 5 møter i Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid ha rom til å omprioritere innenfor planen dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid, - eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Begge disse planene skal rulleres. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. Saken diskuteres i møte. Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær