NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 26. januar 2011 Møtetid: Kl Møtested: Namsskogan kommune, kommunestyresalen Saker: Sak 001/11 008/11 Av 3 medlemmer møtte 3 Følgende medlemmer møtte: Anne Lise Grøndal, leder Frode Mellingen, nestleder Arvid Bergli, medlem Andre: Inger Johanne Bjørhusdal, 1. varamedlem Aslaug Pettersen, sak 002/11 Bjørn Tore Nordlund, sak 002/11 Kari Ystgård, ordfører sak 008/11 Steven Johansen, KomRev Trøndelag IKS Gunnhild Berg, KomSek Trøndelag IKS Meldt forfall Merknader: Underskrifter Anne Lise Grøndal Leder Frode Mellingen Arvid Bergli

2 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/11 002/11 003/11 004/11 005/11 006/11 007/11 008/11 Referatsaker Oppfølging av tidligere kommunestyrevedtak Vedlikeholdsplaner for Namsskogan kommune Rapport etter gjennomgang av saker behandlet i formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2010 Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 Oppfølging av kontrollutvalgets saker i 2010 Antallet medlemmer i kontrollutvalget neste valgperiode Oppfølging av sak 019/10 og sak 027/10 i kontrollutvalget. Habilitet ved saksfremstilling i OOK Eventuelt

3 SAK 001/11 REFERATSAKER Referatene tas til orientering Referatene tas til orientering SAK 002/11 OPPFØLGING AV SAK TIDLIGERE KOMMUNESTYREVEDTAK 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. 2. Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen til å legge fram en årlig rapport om status for oppfølging av kommunestyrevedtak. 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. 2. Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen til å legge fram en årlig rapport om status for oppfølging av kommunestyrevedtak. SAK 003/11 VEDLIKEHOLDSPLANER FOR NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget henstiller om at Namsskogan kommune utarbeider vedlikeholdsplaner for kommunale bygg, samt en plan for oppfølging av de ulike vedlikeholdstiltak. 1. Kontrollutvalget henstiller om at Namsskogan kommune utarbeider vedlikeholdsplaner for kommunale bygg, samt en plan for oppfølging og gjennomføring av de ulike vedlikeholdstiltak.

4 2. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret ber kommunestyret fatte slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar saken til orientering og ber administrasjonen utarbeide vedlikeholdsplaner. 2. Administrasjonen settes en frist innen 1. kvartal for å utarbeide vedlikeholdsplaner, samt plan for oppfølging og gjennomføring av de ulike vedlikeholdstiltak. 1. Kontrollutvalget henstiller om at Namsskogan kommune utarbeider vedlikeholdsplaner for kommunale bygg, samt en plan for oppfølging og gjennomføring av de ulike vedlikeholdstiltak. 2. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret ber kommunestyret fatte slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar saken til orientering og ber administrasjonen utarbeide vedlikeholdsplaner. 2. Administrasjonen settes en frist innen 1.kvartal for å utarbeide vedlikeholdsplaner, samt plan for oppfølging og gjennomføring av de ulike vedlikeholdstiltak. SAK 004/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET I OOK, FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2010 til orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporten til kommunestyret til orientering og hensttiller om at de fatter slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten etter gjennomgang av saker behandlet i OOK, formannskapet og kommunestyret til orientering. 2. Kommunestyret henstiller rådmannen om å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapportens kapittel Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2010 til orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporten til kommunestyret til orientering og henstiller om at de fatter slikt vedtak:

5 1. Kommunestyret tar rapporten etter gjennomgang av saker behandlet i OOK, formannskapet og kommunestyret til orientering. 2. Kommunestyret henstiller rådmannen om å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapportens kapittel 4. SAK 005/11 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til orientering. 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til orientering. SAK 006/11 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2010 Kontrollutvalget tar saken til orientering og følger de saker som krever det videre i 2011.

6 Kontrollutvalget tar saken til orientering og følger de saker som krever det videre i SAK 007/11 ANTALL MEDLEMMER I KONTROLL- UTVALGET NESTE VALGPERIODE 1. Kontrollutvalget tilrår en økning fra 3 til 5 medlemmer i utvalget fra neste valgperiode. 2. Kontrollutvalget oversender saken til ordføreren. 1. Kontrollutvalget tilrår en økning fra 3 til 5 medlemmer i utvalget fra neste valgperiode. 2. Kontrollutvalget oversender saken til ordføreren. SAK 008/11 OPPFØLGING AV SAK 019/10 OG SAK 027/10 I KONTROLLUTVALGET: HABILITET VED SAKSFREMSTILLING I OOK 1. Kontrollutvalget tar saken til orientering og understreker viktigheten av habilitet ved behandling av politiske saker. 2. Kontrollutvalget synes det er beklagelig at det ikke er reist spørsmål og tatt stilling til habilitet i OOK ved behandling av sak 44/ Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak 2. Kommunestyret ber alle være bevisst sin egen habilitet og melde eventuell innhabilitet snarest, slik det bl.a. er vist til ved møteinnkalling til kommunestyret. 1. Kontrollutvalget tar saken til orientering og understreker viktigheten av habilitet ved behandling av politiske saker. 2. Ved behandling av henvendelse angående habilitet, ser kontrollutvalget at saken har flere problemstillinger som skulle vært vurdert. Habilitet Postjournalføring/dokumenter i saken har ulike arkivnummer

7 Kommunens ansvar ved sammensetting av utvalg, deres oppgaver og habilitet Konsekvenser ved feil saksbehandling Prosesser i klagesaker Saksbehandlingsrutiner 3. Kontrollutvalget synes det er meget beklagelig at det ikke er reist spørsmål og tatt stilling til habilitet i OOK ved behandling av sak 44/09 allerede ved behandling 3.november Kontrollutvalget konkluderer etter juridisk bistand i saken med at leder i OOK er inhabil i sak 44/09, påfølgende behandling og likelignende saker. 5. Kontrollutvalget ber OOK beklage at det ikke er reist spørsmål angående habilitet i sak 44/09 overfor part i saken. 6. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret, med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak 2. Kommunestyret ber alle være seg bevisst sin egen habilitet, og melde eventuell innhabilitet snarest, slik det bl.a. er vist til ved møteinnkalling til kommunestyret. 1. Kontrollutvalget tar saken til orientering og understreker viktigheten av habilitet ved behandling av politiske saker. 2. Ved behandling av henvendelse angående habilitet, ser kontrollutvalget at saken har flere problemstillinger som skulle vært vurdert. Habilitet Postjournalføring/dokumenter i saken har ulike arkivnummer Kommunens ansvar ved sammensetting av utvalg, deres oppgaver og habilitet Konsekvenser ved feil saksbehandling Prosesser i klagesaker Saksbehandlingsrutiner 3. Kontrollutvalget synes det er meget beklagelig at det ikke er reist spørsmål og tatt stilling til habilitet i OOK ved behandling av sak 44/09 allerede ved behandling 3.november Kontrollutvalget konkluderer etter juridisk bistand i saken med at leder i OOK er inhabil i sak 44/09, påfølgende behandling og likelignende saker. 5. Kontrollutvalget ber OOK beklage at det ikke er reist spørsmål angående habilitet i sak 44/09 overfor part i saken. 6. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret, med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak 2. Kommunestyret ber alle være seg bevisst sin egen habilitet, og melde eventuell innhabilitet snarest, slik det bl.a. er vist til ved møteinnkalling til kommunestyret. *************************************************************************** Eventuelt Neste møte i kontrollutvalget endres. Dato sendes ut sammen med møteprotokoll. Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse angående innkjøpsstopp, hva dette innebærer og hvordan er dette fulgt opp, jf. budsjettreguleringer.