TID: Mandag 3. september 2007 kl STED: Kommunestyresalen Namsskogan kommunehus

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget Møteprotokoll TID: Mandag 3. september 2007 kl STED: Kommunestyresalen Namsskogan kommunehus Tilstede var: Forfall: Dessuten møtte: Jon Bjarne Johansen (leder), Inger Johanne Bjørhusdal, Gunnleif Moen Tor Bjørhusdal, varamedlem i kontrollutvalget Geir Staldvik, rådmann Tone Røttesmo, KomRev Trøndelag IKS, oppdragsansvarlig revisor Jon Olav Håpnes, KomRev Trøndelag IKS, revisor Gunnhild Berg, KomSek Trøndelag IKS, kontrollsekretær Møteprotokollen sendes: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer KomRev Trøndelag IKS Ordfører Rådmann ********************************************************** Det var ingen merknader til innkalling og sakliste. ********************************************************** Rådmann informerte / orienterte angående notat fra KomRev Trøndelag IKS vedrørende diverse forhold i Namsskogan kommune. Rådmannen forlot møtet etter orienteringen. KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig revisor og revisor redegjorde for sitt notat og oppsummering av notatet. SAK 010/07 DIVERSE FORHOLD I NAMSSKOGAN KOMMUNE. Saken legges frem uten innstilling til vedtak. 1. Notat fra KomRev Trøndelag IKS, datert 5. juli Svar fra Namsskogan kommune, datert 20. august Oppsummering fra KomRev Trøndelag IKS, datert 22. august Vedrørende bestilling. Svar fra KomRev Trøndelag IKS, datert Andre saksdokumenter ( ikke vedlagt): 1. Brev fra KomSek Trøndelag IKS, datert 28.juni Unntatt offentlighet Off.l 6.2c

2 Saken ble lagt frem uten innstilling til vedtak. De nevnte forhold i notatet ble behandlet punktvis. Salg av Trones vannverk. Saken sendes tilbake til formannskapet for å avsluttes, og for å rette opp formalitetene slik at det blir regnskapsmessig rett. Attestering og anvisning. Kontrollutvalget støtter revisjonen anmerker. Ettergivelse av gjeld. Denne redegjørelsen tilsier at dette er en del av en forliksavtale Flyttegodtgjørelse. I følge rådmannen ligger dette inne som en del av en rekrutteringsavtale. Kontrollutvalget etterspør administrativ vedtak rundt rekruttering og særavtaler. Gjenkjøpsavtale av hus Forslag fremmet i møtet. 1. Salg av Trones vannverk. Saken sendes tilbake til formannskapet for å avsluttes, og for å rette opp formalitetene slik at det blir regnskapsmessig rett. 2. Kontrollutvalget støtter revisjonen som anbefaler på det sterkeste at kommunen endrer praksis på området angående attestering og anvisning. Det bør ikke være akseptabelt at nærstående personer foretar attestasjoner og anvisning av samme bilag. 3. Kontrollutvalget tar orienteringen angående ettergivelse av gjeld til etterretning og at saken sendes formannskapet for avslutning. 4. Vedrørende rekrutteringsavtaler og særavtaler må det foreligge administrative vedtak. 5. Kontrollutvalget tar til etterretning at saken angående gjenkjøpsavtale av hus vil bli fremmet for kommunestyret SAK 011/07 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2008 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I NAMSSKOGAN KOMMUNE. 1. Kontrollutvalget vedtar følgende budsjett for 2008 for sin virksomhet. Budsjett Ledergodtgjørelse , Møtegodtgjørelse 3.000, Arbeidsgiveravgift 1.000, Faglitteratur/tidsskrifter 2.000, Bevertning ved møter 1.000, Kurs- og oppholdsutgifter , Kjøre- og diettgodtgjørelse innenfor kommunen 3.000, Kjøp av tjenester fra IKS, sekretariatstjenester , Kjøp av tjenester fra IKS, revisjonstjenester , ,00

3 2. Post 13750, Kjøp av tjenester fra IKS - sekretariatstjenester, må justeres i henhold kommunens valg av sekretariatsløsning 3. Budsjettforslaget er i 2007-kroner, og må korrigeres for prisstigning og eventuelle endringer som måtte bli vedtatt av representantskapet i KomRev Trøndelag IKS 4. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 5. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget innstilling til kommunestyret: 1. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2008, med en netto ramme på kr ,00 for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. 2. Budsjettforslaget er i 2007-kroner, og må korrigeres for prisstigning (kommunal deflator) og eventuelle endringer som måtte bli vedtatt av representantskapet i KomRev Trøndelag IKS og kommunens valg av sekretariatsløsning. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget slutter seg til saksbehandles forslag til vedtak, men med en endring vedrørende ledergodtgjørelse. 1. Kontrollutvalget vedtar følgende budsjett for 2008 for sin virksomhet. Budsjett Ledergodtgjørelse , Møtegodtgjørelse 3.000, Arbeidsgiveravgift 1.000, Faglitteratur/tidsskrifter 2.000, Bevertning ved møter 1.000, Kurs- og oppholdsutgifter , Kjøre- og diettgodtgjørelse innenfor kommunen 3.000, Kjøp av tjenester fra IKS, sekretariatstjenester , Kjøp av tjenester fra IKS, revisjonstjenester , ,00

4 2. Post 13750, Kjøp av tjenester fra IKS - sekretariatstjenester, må justeres i henhold til kommunens valg av sekretariatsløsning 3. Budsjettforslaget er i 2007-kroner, og må korrigeres for prisstigning og eventuelle endringer som måtte bli vedtatt av representantskapet i KomRev Trøndelag IKS 4. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 5. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget innstilling til kommunestyret: 1. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2008, med en netto ramme på kr ,00 for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. 2. Budsjettforslaget er i 2007-kroner, og må korrigeres for prisstigning (kommunal deflator) og eventuelle endringer som måtte bli vedtatt av representantskapet i KomRev Trøndelag IKS og kommunens valg av sekretariatsløsning. SAK 012/07 ORIENTERING FRA KOMREV TRØNDELAG IKS REVISJONSSTRATEGI REGNSKAPSREVISJON Brev datert fra KomRev Trøndelag IKS: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Namsskogan kommune. SAK 013/07 ORIENTERING FRA KOMREV TRØNDELAG IKS ANGÅENDE BESTILLINGER GJORT AV KONTROLLUTVALGET.

5 Andre saksdokumenter ( ikke vedlagt ): 1. Plan for forvaltningsrevisjon. SAK 014/07 ORIENTERING FRA KONTROLLSEKRETÆR 1. Orientering om planlagt opplæring av kontrollutvalg 2. Møteplan / opplæringsplan / kurs for folkevalgtopplæring av kontrollutvalg. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): SAK 015/07 REFERATER: 1. Kontrollutvalget tar de refererte saker til orientering. Dokumenter (ikke vedlagt): 1. Notat vedrørende diverse forhold i Namsskogan kommune, datert fra KomRev Trøndelag IKS. ( Notat oversendt kontrollutvalgets medlemmer ). 2. Unndratt offentlighet Off.l 6.2c 1. Kontrollutvalget tar de refererte saker til orientering.

6 Eventuelt: *************************************************************************** Møtet avsluttet kl Namsskogan 3. september Jon Bjarne Johansen Gunnleif Moen Inger Johanne Bjørhusdal