Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1.

Transkript

1 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Tirsdag kl STED: Akvariet, Kommunehuset Røyrvik Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. 1. varamedlem møter fast. Øvrige varamedlemmer møter etter nærmere avtale / i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1.ledd SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 008/07 Forslag til driftsbudsjett 2008 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Røyrvik kommune. 009/07 Forvaltningsrevisjonsrapport Nr Rapport vedlegges. Saksdokumenter ettersendes. 010/07 Orientering fra KomRev Trøndelag IKS, revisjonsstrategi regnskapsrevisjon /07 Orientering fra kontrollsekretær 012/07 Referater Eventuelt Grong Inge Staldvik (sign) leder Gunnhild Berg kontrollsekretær Dir.tlf / gunnhild.berg@komsek.no Kopi: - Varamedlemmer - KomRev Trøndelag IKS - Ordfører (e-post) - Rådmann (e-post)

2 SAK 008/07 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2008 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I RØYRVIK KOMMUNE. Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg Gunnhild Berg 008/07 Røyrvik 07 Røyrvik formannskap Røyrvik kommunestyre 1. Kontrollutvalget vedtar følgende budsjett for 2008 for sin virksomhet. 2. Post 13750, Kjøp av tjenester fra IKS - sekretariatstjenester, må justeres i henhold kommunens valg av sekretariatsløsning 3. Budsjettforslaget er i 2007-kroner, og må korrigeres for prisstigning og eventuelle endringer som måtte bli vedtatt av representantskapet i KomRev Trøndelag IKS 4. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 5. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget innstilling til kommunestyret: 1. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2008, med en netto ramme på kr ,00 for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. 2. Budsjettforslaget er i 2007-kroner, og må korrigeres for prisstigning (kommunal deflator) og eventuelle endringer som måtte bli vedtatt av representantskapet i KomRev Trøndelag IKS og kommunens valg av sekretariatsløsning. Vedlegg: Ingen Budsjett Ledergodtgjørelse 3.000, Møtegodtgjørelse , Godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste 6.000, Arbeidsgiveravgift 2.000, Kontormateriell og rekvisita 1000, Faglitteratur/tidsskrifter 2.000, Bevertning ved møter 1.000, Kurs- og oppholdsutgifter , Kjøre- og diettgodtgjørelse innenfor kommunen 2.000, Kjøre- og diettgodtgjørelse utenfor kommunen 1.000, Kjøp av tjenester fra IKS, sekretariatstjenester , Kjøp av tjenester fra IKS, revisjonstjenester , ,00

3 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger: I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner er det bestemmelser om budsjettbehandlingen. Av 18 går det bla fram: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets / kommunerådets eller fylkesutvalgets / fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Det går videre fram av merknadene til 1. ledd at: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Forslag til driftsbudsjett 2008 for kontroll og tilsynsarbeidet: Post: Tekst: Beløp: Ledergodtgjørelse 3.000,00 Beløpet refererer seg til regnskapstall for Møtegodtgjørelse ,00 Beløpet refererer seg til regnskapstall for Godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste 6.000, Arbeidsgiveravgift 1.000,00 Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelse, avrundet Faglitteratur/tidsskrifter 2.000,00 4 abonnement på tidsskriftet Kommunerevisoren, 3 abonnement til faste medlemmer og ett til 1.varamedlem som møter fast i utvalget Bevertning ved møter 1.000, Kursavgifter og oppholdsutgifter ,00 Det vil være nyttig for et nyvalgt kontrollutvalg å kunne delta f.eks på den nasjonale kontrollutvalgskonferansen som avvikles i januar hvert år..deltakelse her stipuleres til ca ,- / deltaker, hvorav kr i kursavgift og kr i reiseutgifter Kjøre- og diettgodtgjørelse innenfor og kommunen 3.000,00 Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger Kjøre- og diettgodtgjørelse utenfor kommunen 1.000,00

4 13750 Kjøp av tjenester fra IKS, sekretariatstjenester (KomSek Trøndelag IKS) ,00 Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2008, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan men ikke justert for prisstigning eller den kommunale deflator Kjøp av tjenester fra IKS, revisjonstjenester (KomRev Trøndelag IKS) ,00 Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2008, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan men ikke justert for prisstigning eller den kommunale deflator. Dette gir følgende forslag satt inn i tabell nedenunder: Forslag til budsjett 2008: Regnskap 2006 Budsjett 2007 Budsjett 2008 (i 2007 kr) Ledergodtgjørelse 2.675,00 0, , Møtegodtgjørelse 6.175, , , Godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste 5.783, , , Arbeidsgiveravgift 1.627, , , Kontormateriell og rekvisita 315,53 0, , Faglitteratur/tidsskrifter 1.750, , , Bevertning ved møter 0,00 0, , Kurs- og oppholdsutgifter 0, , , Kjøre- og diettgodtgjørelse innenfor kommunen 1.743, , , Kjøre- og diettgodtgjørelse utenfor kommunen 0, , , Kjøp avtjenester fra IKS, sekretariatstjenester , , , Kjøp av tjenester fra IKS, revisjonstjenester , , , , , ,00 Vurdering: Røyrvik kommune fremstiller kontrollutvalgets regnskap som en del av kommunenes driftsregnskap, hvor kontrollutvalgets ansvarsområde er I forskrift for kontrollutvalg heter det at kontrollutvalget skal utarbeide et samlet forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter, samt kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Sekretariatet har utarbeidet forslag til budsjett basert på tidligere erfaringstall og regnskapstall for Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget er direkte underordnet kommunestyret. Til hjelp i sitt arbeid skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Røyrvik kommune gjorde vedtak om utmeldelse fra KomSek Trøndelag IKS i desember i Vedtaket er gjeldene fra Det er foreløpig ikke gjort vedtak om valg av nytt

5 sekretariat. På bakgrunn av dette har en derfor lagt økonomiplanen for KomSek Trøndelag IKS til grunn for beregning av kjøp av sekretariat tjenester i Budsjettforslaget er i kroner, og må korrigeres for prisstigning (den kommunale deflator). Når det gjelder kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS, er disse tallene hentet fra selskapets økonomiplan. Budsjettene for 2008 for nevnte selskap blir vedtatt i representantskapsmøtet i oktober måned, og eventuelle vedtak om endringer må innarbeides i kontrollutvalgets budsjett. Tilsvarende vil være gjeldende for kommunens valg av sekretariatsløsning. SAK 009/07 FORVALTNINGSREVISJONRAPPORT Nr Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg Gunnhild Berg 009/07 Røyrvik 07 Røyrvik kommunestyre 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport nr /2007 til orientering og slutter seg til revisjonens konklusjoner og anbefalinger. 2. Kontrollutvalget er tilfreds med at rådmannen tar de foreløpige konklusjoner og anbefalinger til orientering. 3. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret til orientering. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret anbefaler at revisjonens konklusjoner og anbefalinger bør bli vurdert og fulgt opp. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Nr ( utsendt tidligere ). Andre saksdokumenter ( ikke vedlagt ): 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2. Prosjektplan for prosjektnr. 1739/1-2007, Økonomistyring 3. Oppstartsbrev for forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksopplysninger: KomRev Trøndelag IKS har gjennomført forvaltningsrevisjon av Røyrvik kommunes økonomistyring. Bestilling av prosjektet er gitt i plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt i kommunestyremøte som sak 15/2006. Prosjektet er gjennomført og rapporten utarbeidet av oppdragsansvarlig revisor Tone Røttesmo, samt revisorene Svein Vikestad og Carl Anders Sjøli i KomRev IKS Trøndelag

6 (KomRev) i perioden mai juni Rapporten omhandler økonomistyring i kommunen både innenfor drift og investering. Formålet med rapporten er å sette fokus på Røyrvik kommune sin økonomistyring, samtidig med å sikre at Røyrvik kommune har gode rutiner for å følge opp budsjettet gjennom året. Spesielt vil det være viktig at kommunen utarbeider et budsjett som er i samsvar med de reelle inntekter og kostnader. Prosjektet omhandler tre problemstillinger (rapportens side 4). Er kommunens budsjett realistisk? Har kommunen klare rutiner for budsjettoppfølging, eventuelt følges disse? Hvordan gjøres enhetslederne i stand til å overholde sine budsjetter? Forvaltningsrevisjonsprosjektet har kartlagt økonomistyringen i Røyrvik kommune fra et overordnet nivå. Datainnsamlingen er avgrenset til å gjelde rammeområdene sentraladministrasjon, plan-, drifts- og næringsavdelingen samt omsorgsavdelingen. I analysen av kommunens økonomiske stilling er det tatt utgangspunkt i regnskap og budsjett fra Dette gjelder driftssiden og investeringene. Rapporten har vært på høring og tilbakemeldinger ble gitt fra rådmann. Rapporten er korrigert ut i fra innspill og tilbakemeldinger. Rapporten har følgende konklusjon (rapportens side 18-20): Konklusjonene i rapporten blir presentert opp i mot de ulike problemstillingene revisjonen har hatt fokus på i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Er kommunens budsjett realistiske? Gjennom vurderinger av budsjettrealismen i kommunens budsjetter har vi sett både på driftsbudsjett og investeringsbudsjett. Selv om det er en utfordrende oppgave å trekke klare konklusjoner i forhold til budsjettrealisme, ser det ut til at kommunens driftsbudsjett er realistisk i forhold til de forutsetninger det driftes under. Enkelte budsjettposter har betydelige avvik, men dette vil være naturlig på bakgrunn av at kommunen har opplevd ustabilitet i tildeling av rammetilskudd og en del variasjon i etterspørselen etter kommunale tjenester ( store endringer i belegget på sykeheimen og ressurstildeling opp i mot brukere). På den andre siden kan det ikke sies at investeringsbudsjettet er realistisk, da kommunen har budsjettert med et betydelig større antall investeringsprosjekter enn det ressurstilgangen gir rom for. Dette kan ses gjennom at 19 av de 57 prosjektene som ble vedtatt i perioden ikke ble satt i verk. Har kommunen klare rutiner for budsjettoppfølging, eventuelt følges disse? I forhold til det momentet som vedrører oppfølging av budsjett i kommunens økonomireglement, anses det nødvendig at dette avsnittet bygges ut og blir mer utfyllende i arbeidet med å revidere årsbudsjettet. Revisjonen anbefaler at de punktene som er opplistet i denne rapporten arbeides inn. Når det gjelder kommunens rapportering av økonomisk informasjon skjer dette i henhold til kommunens økonomireglement, dvs. ved budsjettregulering 1 og 2, avleggelse av årsregnskapet og en administrativ rapportering senhøstes. Budsjettrevideringene gjennom året styrer således budsjettoppfølgingen i året. Samtidig med at økonomiske spørsmål blir diskutert månedlig i kommunens gjennomføring av ledermøtene ser det ut til at de rutinene som er fastsatt i økonomireglementet og innarbeidet praksis fungerer i samsvar med intensjonen. Det vil imidlertid være nødvendig å påpeke at Røyrvik kommune må sikre seg at alle enhetslederne med budsjettansvar har den nødvendige kompetansen i bruk av økonomisystemet Agresso, slik at de selv kan få tilgang på ferske regnskapstall løpende gjennom hele året.

7 Videre vil det vær en stor fordel om kommunen hadde innført likelydende rapporteringsrutiner i forbindelse med investeringsbudsjettet. Med en slik, rutine vil kommunens administrasjon sikre seg at politikerne får nødvendig informasjon til å fatte beslutninger i forbindelse med revidering av investeringsbudsjettet. Hvordan gjøres enhetslederne i stand til å overholde sine budsjetter? I forhold til de tilbakemeldinger revisjonen har fått i utarbeidelse av prosjektet, er enhetslederne tilfreds med ressurstilgangen på sine rammeområder. Slik sett er det enighet innad i kommunen om hva som forventes av produserte tjenester i forhold til ressurstilgang. Samtidig har vi sett i gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet at det finnes flere enkeltposter i regnskapet til Røyrvik kommune der det er regnskapsført beløp uten at dette er budsjettert inn i enkel poster. Her ville det vært en klar fordel om Røyrvik kommune i fremtiden blir mer bevisst på å fordele tildelt rammebudsjett på alle aktuelle enkeltposter innenfor de ulike enhetene. Dette mener vi vil bidra til at enhetslederne har et bedre utgangspunkt for overholdelse av budsjettet. Til sist vil det være verdt å nevne at kommunen bør sette av nødvendig tid og ressurser til de enhetslederne som mener å ha et vesenlig behov for å øke sin kompetanse innenfor det økonomiske fagfeltet. Rapporten har følgende anbefalinger (rapportens side 20): Kommunen har et forbedringspotensial i budsjetteringen på poster som i dag er gjenstand for avvik. Dette gjelder både utgifts og inntektssiden. Spesielt kan det nevnes enkeltposter som avskrivninger, lønn faste stillinger og vederlag opphold fast plass i institusjon. Kommunen bør sikre at alle enhetslederne har nødvendig kompetanse innen bruk av økonomisystemet Agresso. Kommunen bør fordelebudsjettet på alle poster der det forventes å komme inntekter eller utgifter. Røyrvik kommune bør i tiden fremover sikre at kommunens investeringsbudsjett er i samsvar med det som vil være realistisk å gjennomføre i forhold til kapasitet og ressurstilgang. I sammenheng med investeringsbudsjettet bør kommunen innføre rapporteringer og revideringer på lik linje med den praksis som finnes i forbindelse med driftssiden av budsjettet. Kommunens økonomireglement bør innarbeides med de punktene som er opplistet i rapporten under avsnitt om oppfølging av budsjett. Saksbehandlers vurderinger: Saksbehandlers vurdering i forhold til bestilling: Saksbehandler mener rapporten imøtekommer den bestillingen som ble vedtatt gjennom plan for forvaltningsrevisjon, sak 15/06 i kommunestyret. De valgte problemstillinger med avgrensninger omhandler økonomistyring. Bestillingen i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet synes å stå i tråd med bestillingen som ble gjort i kommunestyret. Saksbehandlers vurderinger og anbefalinger: Saksbehandler slutter seg i hovedsak til de anbefalinger som gis fra KomRev Trøndelag IKS. For å kartlegge Røyrvik kommunes økonomistyring har revisjonen (KomRev) gjennomført intervju med rådmann, enhetsleder omsorg og enhetsleder innenfor rammeområdet plan-, drift - og næringsavdelingen, samt samtale med kommunens økonomisjef for å avklare hans rolle i økonomistyringsprosessen.

8 Bakgrunn for dette prosjektet bygger på at Røyrvik kommune har avlagt årsregnskap med negativt driftsresultat i 2004 og Disse negative resultatene gjorde at kommunestyret forutsatte at økonomiplanen og årsbudsjettet ble fulgt nøye opp. I forvaltningsrevisjonsprosjektet er lovverkets bestemmelser vektlagt, bla kommunelovens bestemmelser som regulerer årsbudsjett, årsregnskap og økonomiplan. Budsjettprosessen i Røyrvik kommune er gjennomgått og vurdert, hvor budsjettprosessen innenfor omsorgssektoren og plan-, drifts- og næringsavdelingen er vektlagt. Det er også vektlagt hvordan budsjettet er fordelt på enkeltposter og hvordan budsjettet blir fulgt opp. Det er klare forventninger om at budsjettet skal overholdes innenfor de ulike rammeområdene. En utfordring er å finne løsninger i de tilfeller det oppstår merforbruk. De ulike rammeområdene har ulike forutsettinger og ulike utfordringer for å holde seg innenfor budsjettrammer. Rapportering av økonomisk informasjon og økonomikompetanse er også vurdert i rapporten. De ulike rammeområdene kan ha ulike målkonflikter. Dette er fremtredende innenfor helse og omsorgssiden. De vurderinger revisjonen har foretatt belyser realismen i kommunens budsjetter (investeringsbudsjett og driftsbudsjett) og kommunens rutiner for budsjettoppfølging, og til slutt belyses hvordan enhetsledere forholder seg til-, og hvordan budsjetter overholdelse. Rapporten avsluttes med konklusjoner og anbefalinger på områder KomRev Trøndelag IKS mener Røyrvik kommune bør gjøre endringer og har et forbedringspotensial. Saksbehandler slutter seg til KomRev sine konklusjoner og anbefalinger, og mener Røyrvik kommune bør vurdere, - og følge opp disse konklusjoner og anbefalinger. SAK 010/07 ORIENTERING FRA KOMREV TRØNDELAG IKS, REVISJONSSTRATEGI REGNSKAPSREVISJON Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg Gunnhild Berg 010/07 Røyrvik Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Vedlegg: 1. Brev datert fra KomRev Trøndelag IKS: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Namsskogan kommune. Andre saksdokumenter ( ikke vedlagt ): Ingen Saksopplysninger:

9 KomRev Trøndelag IKS vil orientere om revisjonsstrategi (tidligere revisjonsplan) for kommuneregnskapet Oppdragsansvarlig revisors vil gi en egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Dette i følge revisjonsforskriften 15. SAK 011/07 ORIENTERING FRA KONTROLLSEKRETÆR. Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg Gunnhild Berg 011/07 Røyrvik Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Vedlegg: 1. Orientering om planlagt opplæring av kontrollutvalg 2. Møteplan / opplæringsplan / kurs for folkevalgtopplæring av kontrollutvalg. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Orientering fra kontrollsekretær vedrørende ulike områder, bl.a: Nye ansatte i KomSek Trøndelag IKS Folkevalgtopplæring av kontrollutvalg inkludert forslag til møtetidspunkt Representantskap for selskapet SAK 012/07 REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg Gunnhild Berg 012/07 Røyrvik Kontrollutvalget tar de refererte saker til orientering. Dokumenter ( ikke vedlagt ): 1. Brev fra kontrollutvalgsleder, datert 21. mai 2007 angående habilitet. 2. Svar til kontrollutvalgsleder fra rådmann, datert 22.mai 2007 angående habilitet. 3. Svar til kontrollutvalgsleder fra KomSek Trøndelag IKS, datert 5. juni 2007 angående habilitet. 4. Melding om politisk vedtak fra Røyrvik kommune, datert 14. mai 2007, kontrollutvalgets årsrapport 2006.

10 5. Melding om politisk vedtak fra Røyrvik kommune, datert 30. mai 2007, rapport for skatteoppkreverfunksjon. 6. Melding om politisk vedtak fra Røyrvik kommune, datert 26. juni 2007, kommuneregnskapet Grong 4. september Gunnhild Berg Kontrollsekretær