NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 20. mai 2009 Møtetid: Kl Møtested: Namsskogan kommune, kommunestyresalen Saker: Sak 009/09 - sak 014/09 Av 3 medlemmer møtte 3 Følgende medlemmer møtte: Anne Lise Grøndal, leder Frode Mellingen, nestleder Arvid Bergli Andre: Geir Staldvik, rådmann sak 009/09 011/09 og sak 013/09 Trond Smalås, personalsjef sak 009/09 Maifrid Alsgård, økonomisjef sak 010/09 og 011/09 Gunnhild Berg, KomSek Trøndelag IKS Steven Johansen, KomRev Trøndelag IKS Rikke Haave, KomRev Trøndelag IKS Meldt forfall Inger Johanne Bjørhusdal, 1. varamedlem Merknader: Underskrifter Anne Lise Grøndal Leder Frode Mellingen Nestleder Arvid Bergli

2 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 009/09 Orientering fra administrasjonen 010/09 Namsskogan kommunes årsregnskap for /09 Namsskogan kommunes årsberetning for /09 013/09 014/09 Forvaltningsrevisjon igangsettelse Rutiner rundt saksbehandlingstid og tilbakemeldinger til revisjon og kontrollutvalg Referatsaker Eventuelt

3 SAK 009/09 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJON : SAK 010/09 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Namsskogan kommune bør endre sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsregnskap slik at de formelle frister overholdes. 3. Namsskogan kommune må endre sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsregnskap slik at de lovpålagte frister overholdes. : 3. Namsskogan kommune må endre sine rutiner angående avleggelse og utsendelse av årsregnskap slik at de lovpålagte frister overholdes.

4 SAK 011/09 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSMELDING FOR 2008 : 1. Kontrollutvalget finner Namsskogan kommunes årsberetning for 2008 oversiktlig og informativ. 2. Kontrollutvalget tar Namsskogan kommunes årsberetning for 2008 til orientering. Forslag i møte: 1. Kontrollutvalget finner Namsskogan kommunes årsberetning for 2008 oversiktlig og informativ. 2. Kontrollutvalget tar Namsskogan kommunes årsberetning for 2008 til orientering. SAK 012/09 FORVALTNINGSREVISJON - PROSJEKTPLAN 1. Kontrollutvalget godkjenner det fremlagte forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Delegasjons- og personalreglement fokus på videredelegering og arbeidsavtaler 2. Eventuelle endringer i prosjektet og problemstillinger skal godkjennes av kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker fokus på videredelegering, arbeidsavtaler, arbeids- og ansvarsområder, ansvarsforhold, informasjonsflyt, organisasjonskart 1. Kontrollutvalget godkjenner det fremlagte forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Delegasjons- og personalreglement fokus på videredelegering og arbeidsavtaler 2. Eventuelle endringer i prosjektet og problemstillinger skal godkjennes av kontrollutvalget.

5 SAK 013/09 RUTINER RUNDT SAKSBEHANDLINGSTID OG TILBAKE MELDINGER TIL REVISJON OG KONTROLLUTVALG : Kontrollutvalget ber om en skriftlig rutinebeskrivelse angående henvendelser til Namsskogan kommune. 3. Frist for en tilbakemelding settes til 20. juni Kontrollutvalget ber om en skriftlig rutinebeskrivelse angående henvendelser til Namsskogan kommune. 3. Frist for en tilbakemelding settes til 20. juni 2009 SAK 014/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Kontrollutvalget tar referatene til orientering. *************************************************************************** Eventuelt Kontrollutvalget ønsker i septembermøte en gjennomgang av - og orientering angående revisjonsnotatet datert 6.mai 2009 og hvordan oppfølging av de påpekte momenter er gjennomført.