Orienteringer fra revisor gis i lukket møte, jf. kontrollutvalget den sak 1/10.

Transkript

1 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Tirsdag 11. september 2012 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, Møterom 1008 Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 022/12 Referatsaker 023/12 Forvaltningsrevisjon "Offentlige anskaffelser - rutiner og praksis" 024/12 Oppdragsansvarlig revisor den årlige uavhengighetserklæring 025/12 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /12 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår /12 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2013 Eventuelt Orienteringer fra revisor gis i lukket møte, jf. kontrollutvalget den sak 1/10. Sak 26/12 vil bli ettersendt. Levanger/Steinkjer, Gunnar Myhr leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 022/12 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 022/ Referat 1 Innherred samkommune Oppsummering av revisjonen av årsregnskapet Vedlagt for KomSek Trøndelag IKS Stillingsannonse Ikke Vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering.

3 Sak 22/12 Vedlegg 1

4

5 SAK 023/12 FORVALTNINGSREVISJON OFFENTLIGE ANSKAFFELSER RUTINER OG PRAKSIS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 023/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors rapport Offentlige anskaffelser rutiner og praksis 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret for endelig behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar rapporten Offentlige anskaffelser rutiner og praksis til etterretning og ber rådmannen følge opp de avdekkede forbedringspunkter. Vedlegg Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser rutiner og praksis, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 26/11 Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon - offentlige anskaffelser 2. Kommunestyrets sak 39/11 Kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser 3. Kontrollutvalgets sak 20/11 4. Kontrollutvalgets sak 28/10 5. Kontrollutvalgets sak 022/09 6. Kommunestyrets sak 16/08 7. Kontrollutvalgets sak 008/08 8. Kommunestyrets sak 16/06 9. RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 10. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 11. Forskrift om kontrollutvalg 12. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser den , sak 26/11. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: Kontrollutvalget slutter seg til revisors forslag til prosjektplan

6 Revisor har ferdigstilt prosjektet og har levert sin rapport. Følgene problemstillinger ble valgt for prosjektet: Følger Levanger kommune lov og forskrift om offentlige anskaffelser? 1. Gjennomføres direkte anskaffelser ( kr ) i henhold til lov og forskrift? 2. Tilfredsstiller utvalgte anbudsprosesser (> kr ) kravene i lov og forskrift? Sikrer Levanger kommune at lønns- og arbeidsvilkår hos leverandører og underleverandører følger tariffavtaler og regulativ? Hvordan sikrer Levanger kommune at det bestilles og leveres tilfredsstillende kvalitet? Revisor gir i sin hovedkonklusjon uttrykk for at: Lov og forskrift om offentlige anskaffelser er omfattende og kompliserte. Innherred samkommune har også utarbeidet egne retningslinjer og veileder for innkjøpsområdet. Gjennomgangen vår tyder på at til tross for god kjennskap til reglene, kan gjennomføringen i praksis ble bedre. Vi vil i utgangspunktet understreke at alle ansatte skal følge reglene om offentlige anskaffelser. Videre vil vi anbefale at Det bør fortsatt gjennomføres opplæring og oppdateringskurs reglemessig Det bør gjøres enkelt å følge reglene, for eksempel ved å henvise til maler på intranett i veilederen Det bør gis retningslinjer for journalføring av anskaffelsesdokumentasjon Alle rammeavtaler bør legges samlet ut på kommunens intranett Rapporten har vært på høring hos rådmannen. Høringssvaret følger rapporten som vedlegg. Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. Vurdering Rapporten synes å besvare de spørsmål kontrollutvalget ønsket besvart på en god måte. Rapporten synes videre å ha avdekket forbedringspunkter, både ved gjennomføringen av anskaffelser og ved den løpende oppfølging av leverandørene ved leveranse. En vil anbefale at kontrollutvalget slutter seg til rapporten og at den blir oversendt kommunestyret for endelig behandling.

7 SAK 024/12 OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 024/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisors vurdering av sin egen uavhengighet. Vedlegg Den oppdragsansvarlige revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Levanger kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Revisor vil på vegne av den oppdragsansvarlige revisor gå gjennom den årlige egenvurderingen i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Da det nå er en del år siden kontrollutvalget sist fikk seg forelagt vandelsattest, ønsker den oppdragsansvarlige revisor å legge frem også denne.

8 Sak 24/12 Vedlegg 1

9

10

11 SAK 025/12 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2012 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 025/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2012 i møtet. Orienteringer fra revisor gis i lukket møte, jf. kontrollutvalget den sak 1/10. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvorledes revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13.

12 SAK 027/12 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 027/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2013 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.)

13 En har innhentet regnskapstall for kontrollutvalget så langt i år, se nedenstående tabell. Det gjøres oppmerksom på at oppstillingen ikke viser utgiftene til revisjon. Iht. KomRev Trøndelag IKS sitt budsjettvedtak i fjor skal Levanger kommune betale kr for inneværende år. Representantskapene i de to selskapene vedtok budsjett for 2013 og økonomiplan for perioden i møte den 14. mai. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2013 som for tidligere år. I tillegg er det tatt høyde for et besøk ved en utvalgt enhet. På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden : Budsjett og økonomiplan Forslag Anslag Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110.

14 Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Kontrollutvalget har hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll og kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at et eventuelt fortsatt sterkt fokus på kommunens internkontroll kan løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonssjefen. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets budsjett og anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær