1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 27. januar 2009 Møtetid: Kl ( Merk tiden! ) Møtested: Røyrvik kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Orienteringene i sak 005/ 09 til 007/09 vil bli gitt fra kl og utover. Saksfremlegg i sak 008/09 ettersendes. Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/09 Referatsaker 002/09 Selskapskontroll i Joma Næringspark AS, igangsetting 003/09 Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til kommunestyret 004/09 Oppfølging av sak 023/08 angående utleie av brann / tankbil 005/09 Orientering angående omorganisering innen Helse og omsorgsavdelingen 006/09 007/09 008/09 Orientering angående sykefravær i kommunen Orientering angående kommunens primærnæringsfond Søknad til primærnæringsfondet (Saksfremlegg ettersendes) Eventuelt Grong Inge Staldvik (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: Mob: e-post: gunnhild.berg@komsek.no

2 SAK 001/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget Gunnhild Berg 001/ Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat KomSek Trøndelag IKS Innkalling til møte i representantskapet Vedlagt 1 2 KomSek Trøndelag IKS Bestilling av ulike orienteringer Vedlagt 3 KomSek Trøndelag IKS Orientering i kommunestyret Vedlagt 4 KomSek Trøndelag IKS Angående kontrollutvalgets sammensetting Vedlagt 5 KomSek Trøndelag IKS Hvem kan utføre selskapskontroll? Vedlagt 6 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutning for 2008 Ikke vedlagt 7 KomSek Trøndelag IKS Nyttårshilsen Hi du hørd? Ikke vedlagt 8 Røyrvik kommune Årsavslutning 2007 revisjonens skriv av Tilbakemelding. Ikke vedlagt Unntatt offentlig ofl 5 9 Røyrvik kommune Møteplan for 2009 Ikke vedlagt 10 Forum for kontroll og tilsyn Faktura medlemskap for 2009 Ikke vedlagt 11 KomSek Trøndelag IKS Purring bestilling ulike orienteringer til Ikke vedlagt kontrollutvalget 12 Røyrvik kommune Svar bestilling ulike orienteringer til Ikke vedlagt kontrollutvalget 13 Røyrvik kommune Melding om politisk vedtak Ikke vedlagt SAK 002/09 SELSKAPSKONTROLL I JOMA NÆRINGSPARK AS, IGANGSETTING Kontrollutvalget Gunnhild Berg 002/ Kommunestyret

3 1. Kontrollutvalget ber om at det blir iverksatt selskapskontroll i selskapet i tråd med signaler gitt i møte, så raskt som mulig. 2. Kontrollutvalget ønsker at det blir ført en løpende dialog med kontrollutvalgets leder om eierskapskontrollen. Ingen 1. Kommunestyrets sak 078/08 2. Kontrollutvalgets sak 019/08 3. Kommuneloven 4. Forskrift for kontrollutvalg 5. Plan for selskapskontroll Røyrvik kommune 6. Hvem kan utføre selskapskontroll? Brev av Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll for i møte den , under sak 019/08. Kontrollutvalget gjorde slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Røyrvik kommune for med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i planen Joma Næringspark AS 1 IKS Namdal Rehab. Høylandet/Drift 2 IKS Namdal Rehab. Høylandet/Eiendom 3 Trønder Tre AS 4 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planperioden. Kommunestyret behandlet plan for selskapskontroll for i møte den , under sak 078/08. Kommunestyret gjorde da slikt vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til Plan for selskapskontroll i Røyrvik kommune for med følgende forslag til prioriteringsliste: Selskap Prioritet i planen Joma Næringspark AS 1 IKS Namdal Rehab. Høylandet/Drift 2 IKS Namdal Rehab. Høylandet/Eiendom 3

4 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden Når det gjelder hva selskapskontroll skal og kan omfatte, vises til planen for selskapskontroll. Vurdering Hjemmelen for selskapskontroll finnes i kommuneloven 77.5 og i 80. Joma Næringspark AS kommer inn under selskap som er aktuelle for selskapskontroll da selskapet er et selskap hvor kommunen har aksjer men der øvrige aksjeeiere er private investorer. Selskapskontrollen omhandler kontroll av kommunens eierinteresser i selskapet. Det synes hensiktsmessig at prosjektet er godt forankret i kontrollutvalget. Saken legges derfor med dette frem for kontrollutvalget slik at utvalget kan ta stilling til hvilke spørsmål som primært ønskes belyst, og hvorvidt utvalget ønsker å gi føringer mht. gjennomføringen av selskapskontrollen. SAK 003/09 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2008 TIL KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget Gunnhild Berg 003/ Kommunestyret 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til orientering. Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til kommunestyret. Ikke trykte dokument (Ingen) I kommunelovens 77 heter det at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, er det viktig at kommunestyret blir informert om utvalgets arbeid, jfr. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak.

5 Det er for enkeltsaker etablert en fast praksis for dette det over tid. Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument. For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sender kontrollutvalget møte - protokoller til ordføreren og rådmannen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. Årsrapporten følger en viss struktur som skal samsvare med årsplanen for utvalgets arbeid. Oppdragsansvarlig revisor har hatt anledning til å kommentere de revisjonsrelaterte punktene i årsrapporten. Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for SAK 004/09 OPPFØLGING AV SAK 023/08 ANGÅENDE UTLEIE AV BRANN/TANKBIL Kontrollutvalget Gunnhild Berg 004/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon og redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget ser det som positivt at det utarbeides nye retningslinjer for utlån av kommunens tjenester. Svar bestilling av ulike orienteringer datert den Bruk av brann / tankbil i Røyrvik kommune, redegjørelse gitt i sak 023/08 i kontrollutvalget. 2. Bestilling sendt administrasjonen angående orienteringen Kontrollutvalget har blitt kjent med at kommunens brannbil har vært utleid. Kontrollutvalget ønsker ut i fra dette en redegjørelse angående forholdene rundt dette utleie. Kontrollutvalget sendte en bestilling angående en slik orientering den 18. november Det ble ønsket en redegjørelse i møte den 2. desember eller en skriftlig redegjørelse i forkant av møte. Skriftlig redegjørelse ble mottatt pr. e-post den 29. november 2008 Etter behandling av sak 023/08 Orientering angående utleie av brannbil i kontrollutvalget den 2. desember 2008 ønsket kontrollutvalget en mer inngående redegjørelse. En ny

6 henvendelse med en del spørsmål ble oversendt rådmannen. Skriftlig tilbakemelding ble mottatt pr. e-post og brev den 14. januar Vurderinger Kontrollutvalget forholder seg til den skriftlige redegjørelsen som foreligger, og ser det som positivt at rådmannen tar initiativ til at de praktiserende rutiner på dette feltet blir gjennomgått og at nye retningslinjer utarbeidelse. Ut i fra de redegjørelser og tilbakemeldinger kontrollutvalget har fått ser rådmannen at Røyrvik kommune lett kunne ha havnet i en svært uheldig situasjon da det var snakk om transport av næringsmidler. Om næringsmidlene som ble fraktet er brukt i produkt som er lagt ut for salg er ukjent for rådmannen. Kontrollutvalget deler rådmannens syn om at Røyrvik kommune lett kunne havnet i en svært uheldig situasjon. I en slik utleiesituasjon hvor brann/tankbilen ble brukt til frakt av næringsmidler, er det viktig å vurdere konsekvensene ved bruk av kommunens tjenester før eventuell utleie tilrås. SAK 005/09 ORIENTERING ANGÅENDE OMORGANISERINGEN INNEN HELSE OG OMSORGSAVDELINGEN. Kontrollutvalget Gunnhild Berg 005/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon og redegjørelse til orientering Ingen Bestilling sendt administrasjonen angående orienteringen Kontrollutvalget ytret i møte den 9. september 2008 at det var ønskelig med en orientering angående omorganiseringen som er foretatt innen helse og omsorgsavdelingen. Kontrollutvalget sendte en bestilling angående en slik orientering den 18. november 2008, og en orientering skulle imøtekommes i møte den 2. desember Dette ble utsatt grunnet sykdom og saken utsatt til første møte i kontrollutvalget i Rådmann ga bekreftelse på å imøtekomme orienteringen i møte den 27. januar 2009 pr. e-post og brev den SAK 007/09 ORIENTERING ANGÅENDE KOMMUNENS PRIMÆRNÆRINGSFOND

7 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 007/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjon og redegjørelse til orientering. Reglement for kommunalt tilskudd i primærnæringene i Røyrvik kommune. Vedtatt i kommunestyret Bestilling sendt administrasjonen angående orienteringen Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse omkring reglement for kommunalt tilskudd til primærnæringene i Røyrvik kommune og anvendelse av dette reglementet. Orientering og redegjørelse imøtekommes i kontrollutvalgets møte den 27. januar 2009 SAK 008/09 SØKNAD TIL PRIMÆRNÆRINGSFONDET Kontrollutvalget Gunnhild Berg 008/ Kontrollutvalget tar de gitte orienteringer og redegjørelser til orientering Ingen Ingen Administrasjonen ved rådmann, jordbrukssjef og skogbrukssjef har i forkant av saken gitt en orientering og redegjørelse angående reglement for kommunalt tilskudd til primærnæringene i Røyrvik kommune og anvendelse av dette reglementet. Vurderinger Kontrollutvalget tar de gitte orienteringer og redegjørelser til orientering.

8 Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær