1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 13. oktober 2010 Møtetid: Kl Møtested: Røyrvik kommune, møterom NAV De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 021/10 Rapport etter eierskapskontroll i Joma Næringspark AS Eventuelt Grong Inge Staldvik (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: Mob: e-post: gunnhild.berg@komsek.no

2 SAK 021/10 RAPPORT EIERSKAPSKONTROLL JOMA NÆRINGSPARK AS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg 016/ Kontrollutvalget Gunnhild Berg 021/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering 2. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp de anbefalinger som er gitt i rapportens kapittel 8, bl.a. overfor Joma Næringspark AS 2. Kommunestyret ber rådmannen rapportere tilbake til kommunestyret hvordan disse er fulgt opp innen juni Vedlegg KomRev Trøndelag IKS: Rapport Eierskapskontroll Joma Næringspark AS av 23. juni 2010 Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Sak 016/10 i KU Rapport Selskapskontroll av Joma Næringspark AS 2. Sak 004/10 i KU Orientering fra revisor 3. Sak 037/09 i KU Selskapskontroll oppfølging av kontrollutvalgets vedtak 4. Sak 030/09 i KU Bestilling av selskapskontroll 5. Møteprotokoll fra representantskapet i KomSek Trøndelag IKS Sak 019/09 i KU Orientering fra kontrollsekretær 7. Sak 018/09 i KU Oppfølging av kommunestyresak 12/09 8. Sak 016/09 i KU Forslag til reglement for selskapskontroll / eierskapskontroll 9. Notat fra leder i kontrollutvalget til KomSek Trøndelag IKS angående Joma Næringspark AS, Kommunestyrets sak 029/09 Plan for gjennomføring av selskapskontroll Kommunestyrets sak 012/09 Plan for gjennomføring av selskapskontroll Sak 002/09 i KU Selskapskontroll i Joma næringspark AS, igangsettelse 13. Hvem kan utføre selskapskontroll? Brev fra KomSek Trøndelag IKS Kommunestyrets sak 078/08 den Plan for selskapskontroll 15. Forskrift for kontrollutvalg 16. Kommuneloven Saksopplysninger I henhold til gjeldende plan for selskapskontroll vedtok kontrollutvalget i januar 2009 igangsettelse av selskapskontroll i Joma Næringspark AS. Rapporten ble lagt frem for behandling i kontrollutvalget i møte den sak 016/10. To av kontrollutvalgets medlemmer stilte spørsmål omkring sin habilitet og ble vurdert som inhabile. Kontrollutvalget var av den grunn ikke vedtaksfør og utsette saken. Grunnet enkelte uklarheter i forbindelse med selskapskontroll og hvem som skulle gjennomføre kontrollen har arbeidet med kontrollen tatt noe ekstra tid. KomRev Trøndelag IKS leverte den 23. juni rapport etter eierskapskontroll i tilknytning til Joma Næringspark AS.

3 Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven 77 nr.5 og i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6. Selskapskontrollen er delt i to, den obligatoriske delen kalles eierskapskontroll og i denne ligger det bl.a. kontroll med hvordan kommunen forvalter sin eierinteresse i selskapet. Den andre kontrollen er frivillig og tar utgangspunkt i prinsippene for forvaltningsrevisjon. Kommunal og regiondepartementet anser kontroll og tilsyn som viktig. Kommunen sitt eierskap i bl.a. aksjeselskap og interkommunale selskap representerer store verdier, hvor det er viktig med folkevalgt styring og kontroll (kommunalministeren på NKRF`s kontrollutvalgskonferanse 2009). Departementet ser at bruken av selskap i kommunene er økende, og anser det som en utfordring at kommunene velger organisasjonsformer som ligger lenger unna folkevalgt styring. Viser bl.a. til rapport om 85 tilrådinger om styrkt eigenkontroll i kommunane. Selskapskontrollen eierskapskontrollen skal være rettet mot eierstyringa til kommunen og mot selskapet. I selskap hvor det også er private eiere skapes større utfordringer i et kontrollperspektiv da kommunen ikke har samme innsynsrett som ellers. Det er opp til kommunene å sikre at innsynsretten blir ivaretatt under etablering av slike selskap. Historikk: Joma Næringspark AS overtok i 1998 kostnadsfritt bygg og anlegg, samt et betydelig beløp fra Grong Gruber til drift, organisering, investeringer og fondskapital for å lette nyetableringer av bedrifter i Røyrvik. Selskapets formål er å eie, tilrettelegge og leie ut grunnarealer og lokaler, kjøpe, selge og leie ut maskiner og utstyr til næringsformål, samt delta i utviklingen av lønnsom næringsvirksomhet i Røyrvik kommune. (Fra selskapets årsberetning 2008). Joma Næringspark AS er et aksjeselskap sammensatt av offentlig og privat eierskap og hvor Røyrvik kommune sitter med 84,6 % av eierandelene. Joma Næringspark AS igjen har eierinteresser i flere selskap. Daglig leder og styremedlemmer i Joma Næringspark AS sitter som daglig leder eller styremedlem i flere av disse selskapene. Røyrvik kommune har inngått en egen samarbeidsavtale med Joma Næringspark AS. Kommunen har overlatt myndighet og sentrale virkemidler for næringsutviklingen i Røyrvik til selskapet. Revisors rapport: Revisors rapport angående eierskapskontroll i tilknytning til Joma Næringspark AS bygger på informasjon fra selskapets eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder. Kontrollen har bred tilnærming og eventuelle funn er vurdert opp mot aksjeloven, - selskapsavtale, - offentleglova, - lov om offentlige anskaffelser, - anbefalinger fra KS`Eierforum, - kommunens og selskapets egne planer / rutiner. Rapporten viser at Kommunen ikke har utarbeidet egne eierstrategiplaner, men har sluttet seg til eierstrategien utarbeidet av styret i Joma Næringspark AS. Samarbeidsavtalen mellom kommunen og selskapet inneholder bestemmelser og fullmakter for de oppgaver selskapet utfører for kommunen.

4 Sentralt styringsdokument for selskapet er Strategisk plan , utarbeidet av selskapets styre og som kommunen har sluttet seg til. Kontrollen viser at det er kort vei mellom daglig leder i selskapet, styret og kommunen som eier. Selskapet er ikke av den oppfatning at de er omfattet av offentleglova eller lov om offentlige anskaffelser Eierskapskontrollen er en avgrenset kontroll og omfatter ingen vurdering av kvaliteten av selskapets tjenester, verdier eller selskapets mål. Rapporten viser for øvrig til KS` Eierforum sine anbefalinger angående eierskapsmelding og habilitet. Vurderinger Selskapskontrollen i Joma Næringspark AS har en lang forhistorie før den ble gjennomført og endelig rapport ferdigstilt. Røyrvik kommune har overlatt myndighet og sentrale virkemidler for næringsutviklingen i Røyrvik til Joma Næringspark AS. Ut fra rapporten kan en lese at Røyrvik kommunes som største eier ikke har sikret seg innsynsrett i selskapet. Kommunaldepartementet har fokus på økt folkevalgt styring og kontroll. I rapporten kommer det frem at styret og daglig leder er av den oppfatning av at selskapet ikke omfattes av offentleglovas bestemmelser om innsyn i postjournal. Offentleglova 2 heter det: Lova gjeld for a) staten, fylkeskommunane og kommunane, b) andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, c) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet, og d) sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet Det kommer også frem at daglig leder og styret er av den oppfatning at selskapet ikke er omfattet av lom om offentlige anskaffelser. I forskrift om offentlige anskaffelser heter det i 1-2: (1) Denne forskrift gjelder statlige, kommunale, fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av en eller flere av disse. (2) Et offentligrettslig organ er ethvert organ: a. som tjener allmennhetens behov, og ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter, og b. som er et selvstendig rettssubjekt og c. som i hovedsak er finansiert av myndigheter eller organer som nevnt i første ledd, eller hvis forvaltning er underlagt slike myndigheters eller organers kontroll, eller som har et administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan der over halvparten av medlemmene er oppnevnt av slike myndigheter eller organer. Rapporten gir ingen vurdering eller kommentarer i tilknytning leder og styreleder uttalelser angående selskapets forhold til offentleglova eller lov om offentlig anskaffelser

5 Sett ut i fra de regnskapsmessige resultat hadde det vært ønskelig med kommentarer til dette da resultatet viser negative tall i fire av fem år. Årlige underskudd vil tære på egenkapitalen i et selskap og vil etter hvert måtte bli vurdert opp mot forutsetningene for fremtidig drift. Ved at ordfører sitter både som eierrepresentant og styremedlem er det viktig med en bevisstgjøring angående habilitetsspørsmålet og hvilke roller en har i ulike situasjoner og i / til ulike forhold i selskapet og kommunen. Jevn og kort vei mellom daglig leder, styret og eier gir habilitetsmessige utfordringer. Kommunen har ikke utarbeidet egne eierstrategiplaner men sluttet seg til eierstrategien utarbeidet av Joma Næringspark AS. Som revisor skriver i rapporten kunne det vært en fordel å drøfte eierskapet i en helhetlig sammenheng. Dette med tanke på at kommunen har overført deler av næringsarbeidet til selskapet samt at de sitter som største eiere. KS` Eierforum har utarbeidet anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Styret for selskapet har utarbeidet Strategisk plan for Kommunen har sluttet seg til denne og revisor ser det som naturlig at generalforsamlingen også hadde behandlet denne. Øvrige sentrale dokument som styringsinstruks og selskapsvedtekter er av eldre dato og kunne vært gjennomgått og ajourført. Dette med tanke på at Joma Næringspark AS etter 1. januar 2010 også har fått tilført næringsoppgaver fra kommunen. Høringsuttalelser / tilbakemeldinger fra rådmann, eier (ordfører) og styret ligger som vedlegg til rapporten. Revisor konkluderer i kapittel 8 hva selskapet bør utarbeide, - bør fastslå, - bør klarlegge, - bør oppdatere og journalføre samt bør vurdere. og anbefalingen er at det gjennomføres ny selskapskontroll av Joma Næringspark AS i perioden Kontrollutvalget anbefales med dette å ta rapporten til orientering, men en er også av den oppfatning at - Kommunen som eier må utarbeide eierstrategi og eierskapsmeldinger - Selskapet må fastslå sin status i forhold til offentleglova 2 - Selskapet må klarlegge sin status i forhold til Lov om offentlige anskaffelser 2, og forskriftens Selskapet må oppdatere og ajourføre sentrale styringsdokument - Det må avklares hvilke organ som skal behandle og stadfeste sentrale eierskapsdokument som strategiplan, styreinstruks m.v - Det må klargjøres nærmere rollen og kontaktpunktene mellom eierskaps- og utøvende funksjon / styret Videre må kommunen vurdere å sikre seg innsynsrett i selskapet gjennom vedtektsendringer. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet. Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær