1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 31. januar 2011 Møtetid: Kl Møtested: Røyrvik kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/11 Redegjørelse Anbud vedrørende vintervedlikehold i Røyrvik sentrum 002/11 Oppfølging av tidligere kommunestyrevedtak 003/11 Referatsaker 004/11 Kontrollutvalgets årsrapport for /11 Oppfølging av kontrollutvalgets saker i /11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Næringsstøtte - igangsettelse 007/11 Antallet medlemmer i kontrollutvalget neste valgperiode Eventuelt Grong Inge Staldvik (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: Mob: e-post: gunnhild.berg@komsek.no

2 SAK 001/11 REDEGJØRELSE ANBUD VEDRØRENDE VINTERVEDLIKEHOLD I RØYRVIK SENTRUM Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 001/ Kontrollutvalget tar informasjonen og redegjørelsen til orientering. Vedlegg 1. Forespørsel fra KomSek Trøndelag IKS til administrasjonen vedrørende vintervedlikehold i Røyrvik sentrum, datert Svar Redegjørelse for anbud angående vintervedlikehold i Røyrvik sentrum fra Plan, drifts- og næringsavdelingen, datert Andre saksdokument ikke vedlagt Tilbudet på vintervedlikehold av veger og plasser i Røyrvik sentrum. Datert Saksopplysninger Røyrvik kontrollutvalg diskuterte i møte den som eventuell sak Anbud angående snøbrøyting i Røyrvik sentrum. Kontrollutvalget etterspurte i den anledning saksdokumenter i saken og fikk de oversendt i forkant av møtet. Kontrollutvalget ønsket en skriftlig tilbakemelding og gjennomgang angående tildeling av kontrakten, og hvordan kommunen ville følge opp kontrakten og tilbudets innhold. Viser til forespørselen i vedlegg 1. Tilsvaret fra Røyrvik kommune ga tilbakemelding på kule - punktene i forespørselen. Kontrollutvalget ønsket også spesiell fokus og gjennomgang / oppfølging av vedlegg 6 Oppdragsbeskrivelse, med alle underpunkter. (Tilbudets vedlegg 1 8, Plan, drifts- og næringsavdelingen datert ). Det er ikke redegjort for dette i tilsvaret. Vurderinger Kontrollutvalget er tilfreds med de svar som er gitt rettet mot kule-punktene i forespørselen, men ønsker en dypere redegjørelse angående oppdragsbeskrivelsen og oppfølging av den slik det ble ønsket i forespørselen. Det er ønskelig at slik redegjørelse blir gitt i møtet og at kontrollutvalget har mulighet for å stille spørsmål. SAK 002/11 OPPFØLGING AV TIDLIGERE KOMMUNESTYREVEDTAK Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 002/ Kommunestyret

3 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. 2. Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen til å legge fram en årlig rapport om status for oppfølging av kommunestyrevedtak. Vedlegg Liste over 5 utvalgte kommunestyrevedtak fra 2010 Saksopplysninger Kontrollutvalget skal drive løpende tilsyn med den kommunale forvaltning ( 77 i kommuneloven), og behandler som et ledd i dette revisjonens rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyre og formannskap. Disse rapportene er en formell kontroll av saker av vesentlig økonomisk betydning, og innebærer ikke noe tilsyn med om administrasjonen har fulgt opp de politiske vedtakene. Kommunestyret gjør gjennom året en del vedtak der administrasjonen konkret blir pålagt å utrede spørsmål, sette i verk tiltak eller legge fram en sak innen en viss tidsfrist. 5 vedtak fra Røyrvik kommunestyre i 2010 er plukket ut, og administrasjonen er bedt om å komme i møtet og orientere kontrollutvalget om oppfølgingen. Vurdering Med mange arbeidsoppgaver som skal utføres og stadig nye aktuelle saker, kan oppfølgingen av tidligere kommunestyrevedtak i visse tilfeller bli utsatt eller nedprioritert. Administrasjonens rolle som politisk sekretariat skal sikre at de folkevalgtes vedtak blir realisert. Videre at kommunestyret får nødvendig tilbakemelding om oppfølgingen, også tilbakemeldinger hvis nye faktorer gjør det vanskelig å sette vedtaket ut i livet. I stedet for stikkprøver fra kontrollutvalgets side vil det være ønskelig at administrasjonen systematisk legger fram en rapport til kontrollutvalget og kommunestyret hvert år om hvordan kommunestyrevedtak er fulgt opp. Det bør derfor innføres en fast, årlig rapportering. SAK 003/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 003/ Kontrollutvalget tar referatene til orientering og ber om at melding om vedtak i saker oversendt av kontrollutvalget sendes til KomSek Trøndelag IKS. Referat Mottatt / sendt 1. Røyrvik kommune Melding om politisk vedtak Budsjett-regulering II 2010

4 2. KomSek Trøndelag IKS Postjournal Røyrvik kommune Melding om politisk vedtak Sendt KomRev Rapport selskapskontroll Joma Trøndelag IKS Næringspark AS KomSek Trøndelag IKS Utsending av dokument vedrørende Næringsfondet 5. Anders Selliås Foreløpig svar på henvendelse Forum for kontroll og Faktura for medlemskontingent i FKT tilsyn KonRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutning for NKRF Invitasjon til KU-konferanse februar SAK 004/11 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2010 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 004/ Kommunestyret 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til orientering. Vedlegg: Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til Røyrvik kommunestyre Saksopplysninger: I kommunelovens 77 heter det: Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, må kommunestyret bli informert om utvalgets arbeid, jfr. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak.

5 Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument. For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sendes kontrollutvalgets møteprotokoller til ordføreren og rådmannen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. I tillegg rapporteres enkeltsaker fortløpende. SAK 005/11 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER 2010 Kontrollutvalget Gunnhild Berg 005/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om at kommunestyret fatter slikt vedtak. 1) Saker oversendt fra kontrollutvalgets blir referert, - tatt til orientering eller fattet vedtak om i kommunestyret 3. Melding om vedtak sendes til kontrollutvalget. Vedlegg Oversikt over kontrollutvalgets saker i Saksopplysninger Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp egne vedtak, og det blir lagt fram oversikt over status for utvalgets saker i Vurdering Med bakgrunn i listen over saker får kontrollutvalget mulighet til å se på hvordan sakene er fulgt opp. En oppfordrer om at saker oversendt fra kontrollutvalget blir referert eller orientert om i kommunestyret, alt etter sakens innhold eller kontrollutvalgets vedtak. Melding om vedtak gjeldene saker oversendt av kontrollutvalget må sendes til kontrollutvalget. SAK 006/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NÆRINGSSTØTTE PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 006/

6 Kontrollutvalget slutter seg til utkastet for prosjektplan Næringsstøtte og ber revisor innarbeide de signaler som er gitt i møtet. Vedlegg 1. Utkast/grunnlag for prosjektplan til forvaltningsrevisjonsprosjekt Næringsstøtte. Deles ut i møtet Ikke trykte vedlegg Henvendelse angående Røyrvik kommunes praksis vedrørende næringsfondet, med vedlegg. Datert Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget behandlet i møtet 16. november 2010, sak 024/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon, der Næringsstøtte ble prioritert. På bakgrunn av dette har revisjonen utarbeidet et utkast/grunnlag for prosjektplan. En prosjektplan skal beskrive bl.a. bakgrunnen for prosjektet, problemstilling, hvordan prosjektet er avgrenset og kilder til revisjonskriterier. Prosjektplanen redegjør videre for habilitet, metode, milepæler, tids- og ressursbruk. Vurdering Kontrollutvalget gis med dette en mulighet til å sikre at problemstillingene er egnet til å svare på de forhold som kontrollutvalget ønsker undersøkt. Det er viktig at problemstillingene er så konkrete og avgrenset som mulig slik at de er mulig å besvare for revisjonen. Kontrollutvalget har fått en henvendelse angående kommunens praksis vedrørende næringsfondet. Kontrollutvalget bør vurdere om denne henvendelsen kan være med på å belyse problemstillingen i prosjektet. Utkast/grunnlag for prosjektplanen vil bli gjennomgått i møtet og forvaltningsrevisor vil delta. SAK 007/11 ANTALLET MEDLEMMER I KONTROLLUTVALGET NESTE VALGPERIODE Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 007/ Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tilrår en økning fra 3 til 5 medlemmer i utvalget fra neste valgperiode. 2. Kontrollutvalget oversender saken til ordføreren.

7 Saksopplysninger Kommunestyret i Røyrvik valgte i møte den et kontrollutvalg på 3 faste medlemmer og 2 varamedlemmer for perioden Et kontrollutvalg med bare 3 medlemmer er i visse tilfeller sårbart, spesielt ved forfall til et møte, ettersom det ikke alltid er lett å innkalle varamedlem på kort varsel. En annen viktig grunn til å øke antallet medlemmer til 5, er å bidra til større faglig tyngde og bredere representasjon. Røyrvik kontrollutvalg har i perioden hatt den praksis at 1. varamedlem har møtt fast til kontrollutvalgets møter. En fordel ved at 1.varamedlem har møtt fast til utvalgsmøtene, er at vedkommende da har innblikk i og oversikt over hvilke saker som behandles og den debatten som den enkelte saker medfører. Det er også en fordel å være tilstede på møtene og overvære forhandlingene hvis en som varamedlem må tiltre senere i møtet, eller i et senere møte om samme sak eller beslektede spørsmål. 1. varamedlem blir betegnet som ikke-møtende varamedlem så fremt en da ikke er kalt inn som medlem ved eventuelle forfall. I motsetning til møtende deltakere vil 1. varamedlem som bare deltar i møtet som observatør ikke kunne gis ordet. Dette tilsier at 1. varamedlem som møter fast har en observatørrolle i kontrollutvalget og uten talerett. Dette er grundig utdypet i kommuneloven med kommentarer kapittel Praksisen i Røyrvik kontrollutvalg har vært slik at 1. varamedlem har møtt fast og deltatt i møte som øvrige møtedeltagere, med unntak av retten til å avgi stemme når vedtak fattes. Kontrollutvalget har ikke sjøl myndighet til å avgjøre antallet medlemmer. Det er kommunestyret som velger kontrollutvalget, og saken må derfor sendes over til ordføreren med anmodning om behandling i kommunestyret. Flere kontrollutvalg i fylket vil nå ta opp forespørsel om utviding. I Kommunal- og regionaldepartementets rapport 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane gjelder noen av punktene valg av kontrollutvalg. Sjøl om anbefalingene ikke kan regnes som pålegg, er det ønskelig kommunestyret vurderer disse når nytt kontrollutvalg skal velges høsten 2011: Tilråding 1: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. Tilråding 3: Medlemmene i kontrollutvalet må få opplæring. Det er eit ansvar for kommunestyret å sørgje for slik opplæring og tilstrekkelege ressursar. Tilråding 4: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kva slags yrkes- og organisasjonserfaring, utdanning og forhold til andre folkevalde organ ein er tent med å ha i kontrollutvalet. Tilråding 5: I kvar kommune bør ein gjennomføre ei drøfting av kor mange medlemmer det bør vere i kontrollutvalet.

8 Vurdering Svært få andre kommunale utvalg eller nemnder har 3 medlemmer, og når en del møter i kontrollutvalget faktisk må holdes med bare to medlemmer til stede, sikrer ikke dette en bred debatt. En økning til 5 medlemmer vil også representere større mangfold i erfaring og synspunkter. En ser det som en fordel med en økning i antall medlemmer. Praksisen med at 1. varamedlem deltar gir varamedlem en passiv rolle da det etter kommuneloven blir ansett som observatør uten å kunne ta del i debatten. Anser det som en fordel med en økning i antall medlem slik at alle kan ha en aktiv rolle i utvalget og ta del i debatten og saksbehandlinga. Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær