1. varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Mandag 10.november 2008 TID: Kl STED: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 025/08 Orientering fra administrasjonen 026/08 Referatsaker 027/08 Orientering fra revisjonen 028/08 Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2009 Eventuelt Steinkjer, Anne Lise Grøndal leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 025/08 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 025/08 Namsskogan 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Saksopplysninger Personalsjef Trond Smalås vil orientere om kommunen som IA-bedrift SAK 026/08 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 026/08 Namsskogan 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Namsskogan kommune Melding om politisk vedtak - nyvalg i kontrollutvalget Vedlagt 2 KomSek Trøndelag IKS Ønske frå kontrollutvalet om ymse orienteringar Vedlagt 3 Ymse orienteringar til kontrollutvalet - Namsskogan kommune (e-post) svar Vedlagt 4 Namsskogan kommune Melding om politisk vedtak plan for Vedlagt selskapskontroll 5 KomSek Trøndelag IKS Orientering til våre eiere Vedlagt 6 Norges Kommunerevisorforbund einfo 19/08 Mer om Vedlagt sammensetningen av kontrollutvalg 7 Kommunal- og regionaldepartementet for Organiseringen av sekretærtjenestene Vedlagt kontrollutvalgene

3 SAK 027/08 ORIENTERING FRA REVISJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 027/08 Namsskogan 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Vedlegg Statusrapport for arbeidet i 2008 og svar fra Namsskogan kommune på revisjonsnotat til regnskapet for 2007 blir delt ut i møtet. Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS vil orientere om - Statusrapport for arbeidet så langt i Kommunens oppfølging av revisjonsnotat til regnskapet for 2007 SAK 028/08 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN/MØTEPLAN FOR 2009 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 028/08 Namsskogan 08 Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for Vedlegg: Forslag til Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2009 Andre saksdokumenter - ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger: Forslaget til kontrollutvalgets møteplan/årsplan er et standarddokument som gjør greie for utvalgets formelle grunnlag og lister opp de faste oppgavene knyttet til kontroll og tilsyn, inkl. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Rammene for kontrollutvalgets arbeidsform hører også med.

4 Kommunens organisasjonskart er vedlagt planen. Møteoversikten for 2009 (vedlegg 2) viser hvilke faste saker som skal behandles i kontrollutvalget til ulike tider av året. I tillegg kommer saker kontrollutvalget tar opp på eget initiativ eller på grunnlag av henvendelser, og saker som evt. blir oversendt fra kommunestyret. På bakgrunn av tidligere erfaring er det satt opp 5 møter i Kontrollutvalget har sjølsagt mulighet til å holde flere eller færre møter etter behov, og møtedatoer vil også kunne endres. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL KONTROLLUTVALGETS ANSVAR KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE KOMMUNENS FORVALTNINGSOMRÅDER KOMMUNALE EIERINTERESSER KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM MØTER I KONTROLLUTVALGET ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE BEFARING/TILSYNSBESØK SAMARBEID TILSYN MED REVISJONEN BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET HENVENDELSER FRA PUBLIKUM RAPPORTERING PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I VEDLEGG... 9 Vedlegg 1 til Årsplan Vedlegg 2 til Årsplan Vedlegg 3 til Årsplan

5 INNLEDNING Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. Det kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret skal påse at de kommunale regnskaper revideres på betryggende måte. Kommunestyret velger et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Jfr. kommunelovens 76 og 77. Den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med kommunens internkontroll. Kommunens internkontroll er administrasjonssjefens (rådmannens) ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET Kommunestyret i Namsskogan valgte i møte den , sak 75/07 et kontrollutvalg på 3 faste medlemmer og 3 varamedlemmer for perioden Faste medlemmer Varamedlemmer Leder Anne Lise Grøndal 1. Inger Johanne Bjørhusdal Nestleder Frode Mellingen 2. Anita Klingen Medlem Tor Bjørhusdal 3. Aud Trones Av de faste medlemmene sitter Anne Lise Grøndal i kommunestyret. Ettersom et medlem og et varamedlem har fått tilsettingsforhold til Namsskogan kommune, valgte kommunestyret nytt kontrollutvalg i møte , sak 77/08. Nytt medlem er Arvid Bergli og nytt 2. varamedlem er Thorbjørn Iversen. 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL Kontrollutvalgets arbeid er regulert av: Kommunelovens (KL) 76 til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret kan i tillegg til de lovpålagte oppgaver og prosedyrer fastsette eget reglement for kontrollutvalget. Se vedlegg KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Forskrift om kontrollutvalg 4.

6 Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon). Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE 2. 1 KOMMUNENS FORVALTNINGSOMRÅDER Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen. Det vises her til Vedlegg KOMMUNALE EIERINTERESSER Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper herunder interkommunale selskaper og i aksjeselskaper, jf. KL 77,5.ledd. Kontrollutvalget har full innsynsrett i selskaper som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner / fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. I selskaper der det også er private eierinteresser har kontrollutvalget ikke den samme innsynsretten så fremt dette ikke er vedtaksfestet. Det overordnede formål med selskapskontrollen er å styrke forvaltningen av de kommunale eierinteresser. 3 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3-6 i kontrollutvalgsforskriften ( 4 til 18), og kommunestyrets eget kontrollorgan. 3.1 REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskap og årsmelding til kommunestyret før det tas opp til behandling. Årsregnskap og årsmelding skalforeligge før formannskapet fortar innstilling i disse sakene.

7 Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapet. 3.2 FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Gjeldende plan er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Plan er utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS og ble vedtatt av kontrollutvalget i møte Ved utgangen av oktober er planen enda ikke behandlet av kommunestyret. Kontrollutvalgets prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter er: 1) Namsskogan kommune som arbeidsgiver 2) Saksbehandlingsrutiner/offentlighetsloven/forvaltningsloven 3) Etiske retningslinjer 3.3 SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Gjeldende plan er utarbeidet av KomSek Trøndelag IKS, og ble vedtatt av kontrollutvalget , sak 21/08, og av kommunestyret , sak 84/08, med følgende prioritering: 1. IKS Namdal Rehabilitering Høylandet Drift 2. Namdal Arbeidssamvirke AS 3. Trønder-Tre AS 4 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM 4.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets møter i Snåsa kommune holdes for lukkede dører, jfr. kommunelovens 77 nr.8. Dersom utvalget likevel velger å holde møtet for åpne dører, skal dørene lukkes under behandling av opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 4.2 ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. kl. 77, nr. 7.

8 Dersom det er ønskelig av hensyn til behov for saksopplysninger, kan kontrollutvalget også innkalle administrasjonssjefen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør normalt være til stedet ved kontrollutvalgets møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles. 4.3 BEFARING/TILSYNSBESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollutvalget har ressurser og anledning til å besøke ulike avdelinger av kommunens virksomhet. 4.4 SAMARBEID Det er viktig at det er et godt samarbeid mellom revisjonen, sekretariatet og kontrollutvalget for å kunne utøve en god kontroll med den kommunale virksomhet. 4.5 TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisjonens arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom sekretariatet som har faste møter med revisjonen gjennom året, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer. Referat fra møtene legges frem for kontrollutvalget. 4.6 BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, og vil sette pris på innspill og forslag til saker / prosjekter kommunestyret ønsker fulgt opp. 4.7 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken grad de vil følge opp henvendelser fra publikum. 4.8 RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til kommunestyret om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende. 5 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2009 Se Vedlegg 3 med kontrollutvalgets møteplan. Denne gir en oversikt over behandlingen av de faste sakene. Kontrollutvalget forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller andre årsaker.

9 6 VEDLEGG Vedlegg 1 til Årsplan 2009 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I NAMSSKOGAN KOMMUNE «Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner», fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet med hjemmel i lov av nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11, er bindende og gjelder i sin helhet. I tillegg gjelder følgende reglement, vedtatt av Namsskogan kommunestyre i møte Valg og sammensetning. Kontrollutvalget skal ha 3 medlemmer, herunder leder og nestleder, samt 3 varamedlemmer valgt i rekkefølge. Fra 1. november 2007 er det krav om at minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Leder av kontrollutvalget bør være medlem av kommunestyret og representere et parti som ikke innehar ordførervervet. Valget gjelder for kommunestyreperioden. Utelukket fra valg er medlemmer og varamedlemmer av formannskap og andre nemnder/utvalg/komiteer med beslutningsmyndighet, samt ansatte i kommunen. 2. Saksbehandling i utvalget. Selskapet KomSek Trøndelag IKS er iht. avtale sekretariat for kontrollutvalget. Ansvarlig for oppdraget er daglig leder i KomSek Trøndelag IKS. Fast sekretær for Namsskogan kontrollutvalg er kontrollsekretær ved KomSek Trøndelag IKS sitt avdelingskontor i Grong. Sakslisten for utvalget settes opp av sekretariatet i samarbeid med utvalgsleder. Møteinnkalling med saksliste og saksframlegg skal, så vidt mulig, sendes ut 7 dager før møtet til medlemmene, de varamedlemmer som utvalget bestemmer og ordføreren. Saksliste og saksframlegg, unntatt saker som gjelder kontrollutvalgets og revisjonens plandokumenter, sendes også rådmannen. Innkalling og saksliste bekjentgjøres, så langt det er mulig og ikke hindres av taushetsplikten, i kommunens informasjonsavis og/eller ved oppslag på administrasjonsbygget. Møter holdes til de tider utvalget selv bestemmer eller når kommunestyret, eller et av medlemmene krever det. Utvalget tar selv stilling til om møtene skal være åpne eller lukkede, jfr. Forskriftens 19, 1. ledd. Før utvalget fatter vedtak i saker som gjelder administrasjonen skal rådmannen ha hatt anledning til å uttale seg.

10 Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte. Det skal føres møteprotokoll. Utskrift av protokollen sendes medlemmer, varamedlemmer, ordfører og rådmann. Særutskrift av saker sendes eventuelt til dem som er involvert i de enkelte saker som er behandlet. Møteprotokoll legges fram til endelig godkjenning i påfølgende møte, eventuelt godkjenner utvalget protokollen med signering etter at møtet er avsluttet. 3. Utvalgets oppgaver. Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3, 4, 5 og 6 i forskriften, og er i hovedsak opplistet i eget vedlegg, se vedlegg Bruk av sakkyndig bistand. Utvalget kan gjøre bruk av sakkyndig bistand når dette finnes nødvendig. Utgifter med slik bistand skal budsjetteres, eventuelt med søknad om tilleggsbevilgning til formålet. 5. Innhenting av opplysninger 5-1. I forbindelse med sitt kontrollarbeid kan kontrollutvalget, uavhengig av regler om taushetsplikt, kreve nødvendige opplysninger fra kommunalt ansatte og kommunale organer, herunder ha adgang til kommunens saksdokumenter og arkiver, samt gjøre henvendelser til andre offentlige instanser og kommunale forbindelser av enhver art På samme måte kan kontrollutvalget kreve nødvendige opplysninger fra revisjonen og ha adgang til revisjonens saksdokumenter og arkiver. Henvendelse fra kontrollutvalgets medlemmer til revisjonens personale skal skje til oppdragsansvarlig revisor så sant ikke spesielle forhold tilsier noe annet. 6. Taushetsplikt - offentlighet. Kontrollutvalgets medlemmer har plikt til å bevare taushet om alle taushetsbelagte opplysninger de får kjennskap til gjennom sitt verv. Taushetsplikten gjelder også etter en eventuell uttreden av utvalget. Kontrollutvalgets medlemmer og andre møtedeltakere har plikt til å bevare taushet om det som blir behandlet i lukket møte. Bare kontrollutvalgets leder, eller den som har vært møteleder i den aktuelle saken, kan uttale seg offentlig om en sak som er behandlet i lukket møte. Kontrollutvalget vurderer selv om dokument som kan unndras offentlighet etter offentlighetsloven likevel bør være offentlig, jfr offentlighetslovens prinsipp om meroffentlighet. Kontrollutvalgets rapporter er offentlige med mindre dokumentets innhold tilsier at det er unntatt offentlighet.

11 7. Ikrafttreden - endring. Dette reglement trer i kraft fra det tidspunkt det er vedtatt i kommunestyret og gjelder inntil det blir endret av kommunestyret selv eller oppfattes å være i strid med overordnede retningslinjer.

12 Vedlegg 3 til Årsplan 2009 Møteplan Kontrollutvalgets møteplan / årsplan 2009 Kontrollutvalgsmøter 10.mars 5.mai 8.juni 15.september 16.november Saker til behandling 2009 Referatsaker X X X X X Kontrollutvalgets årsrapport X Skatteregnskapet X Uttalelse til årsregnskap/årsmelding 2009 X Orientering fra administrasjonen / politikere X Status revisjonsarbeidet, orientering fra revisjonen X X Orientering fra sekretær Rullering plan for forvaltningsrevisjon X Rullering plan for selskapskontroll X Oppfølging av tidligere saker Gjennomgang forvaltningsrevisjonsprosjekt Gjennomgang selskapskontroll Revisjonsstrategi 2009 X Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2009 X Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2010 (detaljbudsjett) X Andre saker Faglig oppdatering KomSek Trøndelag IKS, Fylkets hus, 7735 STEINKJER, tlf: , e-post: post@komsek.no,