VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Onsdag 28. januar 2009 Tid: Kl Sted: Verran Servicekontor, møterom Fosdalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/09 Referatsaker 002/09 Orientering fra revisjonen 003/09 Årsbudsjettprosessen i Verran kommune i /09 Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til kommunestyret 005/09 Tilsynsrapporter melding om lukka avvik 006/09 Kontrollutvalgets besøk/befaringer i 2009 Steinkjer Torgeir Skevik leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 001/09 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 001/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Verran kommune Melding om vedtak i K.sak 112/08 Vurdering av kommunestyrets tillit til kontrollutvalget 2 KomSek Trøndelag IKS Orientering til kontrollutvala i Steinkjer og Inderøy om vedtak i Verran kontrollutval 3 KomSek Trøndelag IKS Representantskapsmøte Vedlagt SAK 002/09 ORIENTERING FRA REVISJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 002/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Saksopplysninger KomRev Trøndelag IKS vil gi en orientering i møtet. SAK 003/09 ÅRSBUDSJETTPROSESSEN I VERRAN KOMMUNE I 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 003/ Saksbehandlers forslag til vedtak

3 Kontrollutvalget ber - via sekretariatet - rådmannen gjøre skriftlig rede for grunnen til at budsjettvirkningen av lønnsoppgjøret og tiltak for ressurskrevende brukere ikke var utredet da budsjettforslaget ble sendt ut. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger Da kommunestyret i Verran i møte , sak 122/08 behandlet drifts- og investeringsbudsjettet (årsbudsjettet) for 2009, ble flere nye, sentrale saksopplysninger lagt fram i møtet. Dette gjelder i første rekke tilleggskostnader på kr 2,5 mill. til lønn og over kr 1 mill. til omsorgstiltak for ressurskrevende brukere. Opplysningene var ikke kjent for formannskapet, som ga sin innstilling til budsjettet i møte , og var derfor heller ikke med i det materialet som var lagt ut til offentlig ettersyn. Kommunelovens 23 fastslår at administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, Videre sier kommunelovens 45 at årsbudsjettvedtak skal treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet og at innstillingen skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret. Det vil være mulig at nye opplysninger kommer inn i form av innspill fra allmennheten mens innstillingen ligger til ettersyn, men dette synes ikke å være tilfelle her. Vurdering Ut fra kontroll- og tilsynsvinkel reiser saken to prinsipielle spørsmål: Kan det sies at budsjettsaken var forsvarlig utredet når så viktige sider ved driften som lønnskostnader og tiltak for ressurskrevende brukere ikke var klarlagt før budsjettforslaget ble sendt kommunestyret/lagt ut til ettersyn? Kan de nye opplysningene defineres som sentrale nok til at budsjettbehandlingen i kommunestyret burde vært utsatt, saken tatt opp i formannskapet på nytt og lagt ut til offentlig ettersyn igjen? Forskriften om årsbudsjett understreker intensjonen i kommuneloven om allmennhetens reelle innsynsmulighet slik i 3: Innstillingen til årsbudsjett skal legges ut til alminnelig ettersyn tidlig nok til at allmennheten får anledning til reelt å vurdere de fremsatte forslag og senest 14 dager før innstillingen behandles av kommunestyret Her vil en måtte veie hensynet til offentlighet rundt alle fakta opp mot kravet om at årsbudsjettet skal være vedtatt før årsskiftet.

4 Kontrollutvalget ønsker å se nærmere på dette, og vil be kommunen gjøre rede for hvorfor budsjettvirkningen av lønnsoppgjøret og tiltak for ressurskrevende brukere ikke var utredet da budsjettforslaget ble sendt ut. Når det gjelder formalitetene ved formannskapsbehandling og utlegging av budsjettforslaget til ettersyn, har kontrollutvalget bedt sekretariatet medvirke til å få vurdert spørsmålet. SAK 004/09 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2008 TIL KOMMUNE- STYRET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 004/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til orientering. Vedlegg: Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til Verran kommunestyre Andre saksdokumenter - ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger: I kommunelovens 77 heter det: Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, må kommunestyret bli informert om utvalgets arbeid, jfr. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. For enkeltsaker er det over tid etablert en fast praksis for dette. I samråd med ordføreren har kontrollutvalget i Verran fom. høsten 2008 (vedtatt i sak 033/08) innført en ordning med at utvalget orienterer kommunestyret muntlig om virksomheten sin to ganger i året. Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument.

5 For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sendes kontrollutvalgets møteprotokoller til ordføreren og rådmannen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. Årsrapporten følger en viss struktur som skal samsvare med årsplanen for utvalgets arbeid. Oppdragsansvarlig revisor har hatt anledning til å kommentere de revisjonsrelaterte punktene i årsrapporten. Verran kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

6 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING KONTROLLUTVALGET KONTROLLUTVALGETS ANSVAR KONTROLLUTVALGETS REGLEMENT KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE KOMMUNENS FORVALTNINGSOMRÅDER SELSKAPER MED KOMMUNALT EIERSKAP KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM MØTER I KONTROLLUTVALGET BEFARING/TILSYNSBESØK INFORMASJON TIL KOMMUNESTYRET KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER TILSYN MED REVISJONEN ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON DELTAKELSE I KURS/KONFERANSER ANDRE SAKER AVSLUTNING VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I

7 INNLEDNING Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret skal påse at de kommunale regnskaper revideres på en betryggende måte. ( 76 i kommuneloven) Kommunestyret velger et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. ( 77, 1. setning, i kommuneloven) Kommunestyret Verran valgte i møte et kontrollutvalg på 3 faste medlemmer og 3 varamedlemmer for perioden Faste medlemmer Varamedlemmer Leder Torgeir Skevik, V Olav Hafell Nestleder Asbjørn Ekmann, Sp Eli Myrmo Medlem Helen Fines, Ap André Skjelstad Fra og med valgperioden er det lovfestet at minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer ( 77 nr. 1 i kommuneloven). Kontrollutvalgets leder Torgeir Skevik sitter i kommunestyret. 1 KONTROLLUTVALGET 1.1 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. (Forskrift om kontrollutvalg 4.) Kontrollutvalget skal se til at disse tre hovedoppgavene blir gjennomført: Regnskapsrevisjon - påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte Forvaltningsrevisjon - påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger Selskapskontroll - påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer.

8 1.2 KONTROLLUTVALGETS REGLEMENT Arbeidsområdet for kontrollutvalget er regulert av: Kommunelovens 76 til 81 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE 2. 1 KOMMUNENS FORVALTNINGSOMRÅDER Kontrollutvalgets oppgaver omfatter alle kommunens forvaltningsområder. 2.2 SELSKAPER MED KOMMUNALT EIERSKAP Kontrollutvalget skal se til at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, inkl. interkommunale selskaper og i aksjeselskaper. Utvalget har full innsynsrett i selskaper som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. I selskaper der det også er private eierinteresser har kontrollutvalget ikke den samme innsynsretten - så fremt dette ikke er vedtektsfestet i det enkelte selskap. 3 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM 3.1 MØTER I KONTROLLUTVALGET Møtene i utvalget holdes for lukkede dører. (Se KL 77, nr 8 og forskrift om kontrollutvalg 19.) Dersom utvalget likevel velger å holde møtet for åpne dører, skal dørene lukkes under behandling av opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 3.2 BEFARING/TILSYNSBESØK Kontrollutvalget har ikke gjennomført besøk/tilsynsbesøk i INFORMASJON TIL KOMMUNESTYRET Kontrollutvalget rapporterer årlig om sin virksomhet til kommunestyret, jf. kontrollutvalgets årsrapport for Kontrollutvalget vurderer hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere. Lederen i kontrollutvalget har muntlig orientert kommunestyret ved et-par anledninger, og slike orienteringer vil bli gitt fast to ganger i året. 4 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER I 2008 har kontrollutvalget holdt 7 møter og behandlet 35 saker, se vedlegg 1. Tilsvarende tall for 2007 var 5 møter og 26 saker.

9 Alle møter i utvalget er holdt for lukkede dører, se pkt BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget uttale seg om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen går til kommunestyret, men kopi skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir sin innstilling til kommunestyret, jfr. forskr. 7. I møte ga kontrollutvalget uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap med revisjonsberetning (sak 15/08) og kommunens årsmelding for 2007 (sak 16/08). 4.3 FORVALTNINGSREVISJON Det er ikke gjennomført noe eget forvaltningsrevisjonsprosjekt i KomRev Trøndelag IKS har på vegne av kontrollutvalget gjennomført en overordnet analyse som har dannet grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon Planen er vedtatt av kontrollutvalget , sak 11/08, og av kommunestyret den , sak 53/08. Kontrollutvalget og KomRev Trøndelag IKS har drøftet innholdet i prosjektet Arbeidsgiverpolitikk ansattes medvirkning, og prosjektplan er vedtatt. 4.4 SELSKAPSKONTROLL Ingen selskapskontroll er gjennomført i Plan for selskapskontroll er utarbeidet av KomSek Trøndelag IKS, vedtatt av kontrollutvalget , sak 20/08, og oversendt kommunestyret. Ved årsskiftet har kommunestyret enda ikke behandlet planen. 4.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Rapporter etter revisjonens gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret og formannskapet blir jevnlig lagt fram for kontrollutvalget. Hensikten med revisjonens gjennomgang av saksframlegg og vedtak er å kontrollere at de er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Saker av vesentlig økonomisk betydning er prioritert. Som hovedinntrykk mener kontrollutvalget at kvaliteten på den kommunale saksbehandlingen jevnt over er god. 4.6 TILSYN MED REVISJONEN Gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen fører utvalget tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Denne ble forelagt kontrollutvalget i møte , sak 023/ ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Disse har møtt og orientert kontrollutvalget i møte: Rådmann Jacob Br. Almlid under sak 002/08

10 Økonomisjef Elise Dahl under sak 015/08 Personal- og utviklingsleder Robert Bjørk under sak 015/08 Kommunens administrasjon har orientert om aktuelle forhold ved driften av kommunen. 4.8 DELTAKELSE I KURS/KONFERANSER Torgeir Skevik og Helen Fines deltok på Norsk Kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen februar. 4.9 ANDRE SAKER På eget initiativ tok kontrollutvalget opp en sak om tilsetting i en lederstilling i kommunen, og ba om skriftlig utredning og dokumentasjon for tilsettingsprosessen. Det framkom ikke brudd på formelle regelverk, men kontrollutvalget kritiserte flere sider ved saken. Kontrollutvalgets kritikk møtte sterke reaksjoner fra administrativ og politisk ledelse i kommunen, og kommunestyret tok i vedtaks form avstand fra kontrollutvalgets behandling. Dette førte igjen til at kontrollutvalget ba kommunestyret vurdere utvalgets tillit, noe kommunestyret senere vedtok. Tross konfliktnivået skapte denne saken debatt og bevisstgjøring om kontrollutvalgets rolle og rett til å gå inn i alle forhold ved kommunens virksomhet som kan defineres som kontroll og tilsyn. 5 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor en viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn kontrollutvalget utøver. I 2008 har kontrollutvalget bedt om en del orienteringer og utredninger fra administrasjonen, både skriftlige og muntlige. Disse er tilfredsstillende besvart, men i flere tilfeller har svaret vært forsinket eller først kommet etter purring. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at utvalget ser nærmere på. Verran, Torgeir Skevik Asbjørn Ekmann Helen Fines leder nestleder medlem

11 6 VEDLEGG 6.1 OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2008 Møteda Saksn to r Sakstittel Referatsaker Orientering fra administrasjonen Orientering fra revisor Forslag til kontrollutvalgets årsrapport 2007 til kommunestyret Aktuelle saker til framtidig behandling Orientering om de kommunale økonomi- og regnskapsprinsipper Referatsaker Orientering fra administrasjonen Orientering fra revisor Kontrollrapport 2007 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Verran kommune Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Referatsaker Orientering fra administrasjonen Orientering fra revisor Verran kommunes årsregnskap for 2007 Verran kommunes årsmelding for 2007 Referatsaker Orientering fra administrasjonen Orientering fra revisor Plan for selskapskontroll Rådmannens redegjørelse for prosessen ved ansettelse av personal- og utviklingsleder Referatsaker Revisjon 2008 Prosessen ved ansettelse av personal- og utviklingsleder - oppfølging av sak 021/08 Forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Verran kommune Kontrollutvalgets dokumenter på kommunens heimeside Kunngjøring av B-saker på saklistene til formannskap og kommunestyre Oppfølging av tilsynsrapporter for 2007 og Prosessen ved ansettelse av personal- og utviklingsleder - oppfølging Referatsaker Forvaltningsrevisjon - prosjektplan Orientering fra revisjonen Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2009 Rutiner for varsling K.styrevedtak i sak 90/08 ev. oppfølging

12 SAK 005/09 TILSYNSRAPPORTER MELDING OM LUKKA AVVIK Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 005/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken blir lagt fram uten innstilling. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger I møte , sak 028/08, ba kontrollutvalget om dokumentasjon på hvordan kommunen har lukket avvik i 6 ulike tilsynsrapporter fra Fylkesmannen, Arbeidstilsynet og Brannvesenet. Pga. manglende svar ble det sendt purring til kommunen , som svarte at dokumentasjonen ville bli noe forsinket som følge av stor arbeidsbelastning. I møte (sak 030/08) utsatte kontrollutvalget derfor fristen til , men har så langt ikke mottatt det etterspurte materialet. SAK 006/09 KONTROLLUTVALGETS BESØK/BEFARINGER I 2009 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Per Helge Genberg 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken blir lagt fram uten innstilling. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger I kontrollutvalgets vedtatte årsplan for 2009 heter det: For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollutvalget har ressurser og anledning til å besøke ulike avdelinger av kommunens virksomhet.

13 Ved starten av året bør utvalget vurdere hvilke kommunale avdelinger og institusjoner som skal prioriteres for besøk/befaring.