Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til Midtre Namdal Samkommunestyre

Transkript

1 Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til Midtre Namdal Samkommunestyre Vedtatt av kontrollutvalget i møtet den , sak 006/16 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV SAMKOMMUNENS REGNSKAPER FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER TILSYN MED REVISJONEN ORIENTERING FRA SAMKOMMUNENS ADMINISTRASJON BEFARING/BESØK AVSLUTNING... 5 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 2 AV 6

3 INNLEDNING Samkommunestyret har det øverste tilsyn med forvaltningen i samkommunen, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Samkommunestyret skal påse at samkommunens regnskaper revideres på betryggende måte. Med hjemmel i kommunelovens 28-2 o og 77 velger samkommunestyret et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med forvaltningen på sine vegne. Den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollutvalget må ikke forveksles med samkommunens internkontroll. Samkommunens internkontroll er administrasjonssjefens ansvar. 1 KONTROLLUTVALGET På møtet den , sak PS 34/11, valgte Midtre Namdal Samkommunestyre et nytt kontrollutvalg på 4 faste medlemmer og 4 varamedlemmer for perioden Faste medlemmer Varamedlemmer Kommune Hilde Vatnar Selnes, leder Jørgen Hoffmann Namsos Nils Kristian Lie Per Arve Lie Namdalseid Ann Gregersen Øystein Mørkved Overhalla Egill Vatne Magnus Elden Fosnes Nytt kontrollutvalg ble valgt av samkommunestyret , sak med slik sammensetning: Faste medlemmer Varamedlemmer Kommune Per Arve Lie, leder Tom-Arve Hågensen Namdalseid Anne Strøm Bjøru, nestleder Jørgen Hoffmann Namsos Reidar Viken Kari Mørkved Hustad Overhalla Åsa Skjærvik Tranås Egill Vatne Fosnes 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2015 Sekretariatstjenesten for kontrollutvalget utføres av KomSek Trøndelag IKS. Revisjonsoppdraget (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) utføres av KomRev Trøndelag IKS. 2.1 MØTER Møtene i kontrollutvalget er åpne. Møtene vil være lukket i saker/orienteringer der lov- og regelverk hjemler taushetsplikt. Kontrollutvalget har i 2014 holdt 5 møter, og behandlet 23 saker, se vedlegg. Tilsvarende for 2014 var 4 møter og 23 saker. Samkommunens revisor benytter seg av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Samkommunens ordfører, samt deltakerkommunenes ordførere har møte- og talerett i kontrollutvalget, og mottar møteinnkalling og møteprotokoll. Administrasjonssjefen i samkommunen mottar kopi av møteinnkalling og møteprotokoll, men møter kun etter innkalling. 2.2 BEHANDLING AV SAMKOMMUNENS REGNSKAPER Årsregnskap og årsberetning ble behandlet på møtet den , sak 010/15. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 3 AV 6

4 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Plan for forvaltningsrevisjon for ble behandlet av kontrollutvalget i sak 015/12 og vedtatt av samkommunestyret den Kontrollutvalget behandlet den , sak 019/13, rullering av plan forvaltningsrevisjon ut fra blant annet følgende: «Samkommunestyret ga, i sitt vedtak den i sak Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon , kontrollutvalget fullmakt til å gjøre endringer og omprioriteringer i vedtatt plan. Bakgrunnen for kontrollutvalgets vedtak var at næringsarbeidet har vært undergitt forvaltningsrevisjon, samt at barnevernet har hatt en omfattende og krevende tilsynsprosess fra fylkesmannen. Således har 2 av 3 prioriterte områdene vært gjenstand for konkret kontroll og tilsyn.» Det ble fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar slik endring av forvaltningsrevisjonsprosjekter i plan for forvaltningsrevisjon : 1. IKT, kvalitetssikring, tjenesteyting og organisering, 2. Saksbehandlingsrutiner NAV 3. Mål og resultater i miljøarbeidet Det har ikke vært gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekter i SELSKAPSKONTROLL Samkommunen er ikke eier av, eller medeier i selskaper. Det er således ikke gjennomført kontroll i GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER På oppdrag fra kontrollutvalget gjennomgår revisor jevnlig møteprotokoller fra samkommunestyret. Primært er fokuset på saker av vesentlig økonomisk betydning. Hensikten med gjennomgangen er å påse at vedtakene fattes i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Rapporteringen fra denne gjennomgangen har fremgått som eget punkt i revisors ordinære statusrapportering i 2015 uten større merknader. 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Utvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I løpet av året er det jevnlige møter mellom KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS. Oppdragsansvarlige revisorer skal årlig avgi en vurdering av sin uavhengighet i forhold til samkommunen, jfr. forskrift om revisjon 15. Vurderingene for 2015 ble avgitt av oppdragsansvarlige revisorer ble lagt frem for kontrollutvalget i møtet den sak 017/15. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 4 AV 6

5 2.7 ORIENTERING FRA SAMKOMMUNENS ADMINISTRASJON Administrasjonssjefen og barnevernsleder har i 3 av møtene orientert særskilt om status, utfordringer og ressurser i barnevernstjenesten. I et av møtene, den ,var eltakerkommunene i MNS, samt Flatanger, invitert til en felles orientering om tjenesten. 2.8 BEFARING/BESØK I 2015 ble det ikke gjennomført besøk hos samkommunale enheter. 3 AVSLUTNING På samkommunestyrets vegne har kontrollutvalget det øverste ansvaret for å føre tilsyn med samkommunens administrasjon, avdelinger og forvaltning. I praksis blir forhold som kontroll og tilsyn avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til samkommunestyret. Kontrollutvalget vurderer fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for samkommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra samkommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Namsos den 26. januar 2016 Per Arve Lie Leder Anne Strøm Bjøru medlem Reidar Viken Medlem Åsa Skjærvik Tranås Medlem KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 5 AV 6

6 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2015 Møtedato Saksnr. Sakstittel /15 002/15 003/15 004/15 005/14 006/14 007/15 008/ /15 010/ /15 012/15 Særskilt orientering fra adm.sjefen barnevernstjenestens fysiske lokaliteter Særskilt orientering fra adm.sjefen barnevernstjenesten overholdelse av arbeidstidsbestemmelser Henvendelse til kontrollutvalget vedr. barnevernstjenesten Oppfølging av besøket hos barnevernstjenesten Orientering fra revisor Kontrollutvalgets årsrapport 2014 Besøk ved MNS- enhet Kontrollutvalgets uttalelse til MNS årsregnskap 2014 Orientering fra barnevernsleder Særskilt orientering klientbehandling, veiledningsplikt og adm.rutiner i barnevernet /15 014/15 015/15 016/15 017/15 018/ /15 020/15 021/15 022/15 023/15 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet i perioden Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for Forvaltningsrevisjon Vurdering av oppdragansvarlige revisorer sin uavhengighet i kommunen Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Valg av leder og nestleder Orientering fra revisor engasjementsbrev og revisjonsstrategi 2015 Oppstart av overordnet analyse plan forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets årsplan 2016 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 6 AV 6

7 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 7 AV 6