Namsos kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Namsos kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget 10. februar 2016, sak 007/16 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: [email protected] Web:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER TILSYN MED REVISJONEN ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON OG ORDFØRER BEFARING/BESØK KURS / KONFERANSER AVSLUTNING... 5 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 2 AV 6

3 1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jfr. kommuneloven med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Kommunestyret i Namsos valgte den 6. oktober 2011, kontrollutvalg med 5 faste medlemmer og 10 varamedlemmer. Faste medlemmer: Varamedlemmer: Leder: Hilde Vatnar Selnes 1. Erik Greiff 2. Per Brasøygård Nestleder: Jørgen Hoffmann 1. Oddbjørn Johansen 2. Ingegjerd Sandberg Medlem: Jørgen Aunet 1. Målfrid Ramstad 2. Geir Ottesen Medlem: Inger Therese Ranum 1. Nils Jørgensen 2. Gerd Grong Medlem: Per Olav Mork 1. Solfrid Berre 2. Håkon Leirvik Hilde Vatnar Selnes var fast medlem av kommunestyret. Kommunestyret valgte den , sak 064/15, slikt kontrollutvalg for perioden : Faste medlemmer: Varamedlemmer: Leder: Jørgen Hoffmann 1. Bodil Hanssen 2. Tom Verpe Nestleder: Anne strøm Bjøru 1. Per Baadsvik 2. Arnhild Kvam Medlem: Odd Ivar Løvhaugen 1. Inger Therese Ranum 2. Øistein Løfsnes Medlem: Hilde Vatnar Selnes 1. Siw Bleikwassli 2. Svein Hagen Medlem: Marika Aakervik Pedersen 1. Gunnar Modell 2. Aud Bolkan Anne Strøm Bjøru er fast medlem av kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2015 Sekretariatstjenesten til kontrollutvalget utføres av KomSek Trøndelag IKS. Revisjonsoppdraget (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) utføres av KomRev Trøndelag IKS. 2.1 MØTER Kontrollutvalget har i 2015 holdt 5 møter, og behandlet 30 saker, se vedlegg. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2014, 5 møter og 25 saker. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 3 AV 6

4 Kontrollutvalgets møter er åpne. Møtene har likevel vært lukket under behandling av saker underlagt lovpålagt taushetsplikt. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Ordføreren har møte og talerett i kontrollutvalget, samt mottar møteinnkalling og møteprotokoll. Rådmannen mottar likedan møteinnkalling og møteprotokoll og møter etter innkalling. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget avga uttalelse til kommunens årsregnskap og årsmelding for 2014, sak 009/15, i møtet den Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er for øvrig regulert i kommune-loven med tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta denne uttalelsen i betraktning ved sin innstilling. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Plan Forvaltningsrevisjon ble godkjent av kommunestyret den sak 046/12. Kontrollutvalget reviderte planen i sak 011/15 den , med slikt vedtak: 1. Plan forvaltningsrevisjon endres slik: 1) Samhandlingsreformen 2) Fagområdet teknisk 3) Innkjøpsrutiner 4) Etikk/etiske retningslinjer 2. Det gis følgende innspill til prosjektplan: Kontrollutvalget viser til signaler gitt i diskusjonen i saken. 3. Kontrollutvalgets vedtak sendes kommunestyret til orientering. Prosjektplan «samhandlingsreform» ble behandlet i sak 016/15. Rapporten vil foreligge i 1. tertial SELSKAPSKONTROLL Plan for selskapskontroll ble godkjent av kommunestyret i sak 64/12 den og revidert av kontrollutvalget i møte , sak 005/15, med slikt vedtak: 1. Plan for selskapskontroll endres slik: «Kontrollutvalget ber om at det gjennomføres eierskapskontroll mot generelt forvaltningen av kommunens eierskapsutførelse» 2. Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide prosjektplan. 3. Rapport forventes fremlagt innen utgangen av Kontrollutvalgets vedtak sendes kommunestyret til orientering. Rapport generell eierskapskontroll vil foreligge i 1. tertial GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Hensikten med gjennomgangen av saksframlegg og vedtak er å kontrollere at de er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Saker av vesentlig økonomisk betydning er prioritert. Evt. funn blir fremlagt som egen del av revisors statusrapportering. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 4 AV 6

5 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Utvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I løpet av året er det jevnlige møter mellom KomSek og KomRev. Oppdragsansvarlige revisorer skal årlig avgi en vurdering av sin uavhengighet i forhold til kommunen, jfr. forskrift om revisjon 15. De avgitte vurderingene for 2015 ble behandlet den , sak 021/ ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON OG ORDFØRER Kommunens administrasjon orienterte i 3 av 5 møter i Sentrale temaer her har vært omstillingsarbeidet, kommunereformen og diverse prosjektgjennomføringer. 2.8 BEFARING/BESØK Det ble den gjennomført besøk ved sentraladministrasjonen i rådhuset jfr. sak 014/ KURS / KONFERANSER Inger Therese Ranum deltok på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 4. og 5. februar AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige rapporten er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontroll-utvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer likevel fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Namsos den 10. februar 2016 Jørgen Hoffmann leder Anne Strøm Bjøru medlem Hilde Vatnar Selnes Odd Ivar Løvhaugen Gunnar Modell medlem Medlem medlem KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 5 AV 6

6 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2015 Møtedato Saksnr. Sakstittel /15 002/15 003/15 004/15 005/15 006/15 007/ /15 009/15 010/15 011/15 012/15 Særskilt orientering fra rådmannen «Det forunderlige foraar» Orientering fra rådmannen Kontrollutvalgets årsrapport 2014 Gjennomføring eierskapskontroll Oppfølging av besøk Vestbyen barnehage Besøk ved kommunal enhet Kontrollutvalgets uttalelse til kommunes årsregnskap og årsberetning 2014 Skatteoppkreverfunksjonen 2014 Tema/vinkling på neste forvaltningsrevisjon Prosjektplan selskapskontroll generell eierstyring /15 014/15 015/15 016/15 017/15 Besøk kommunal enhet - sentraladministrasjonen Evaluering av revisjon, sekretariat og kontrollutvalgets egen virksomhet Prosjektplan forvaltningsrevisjon - «samhandlingsreformen samarbeid med helseforetaket» Statusrapport fra revisor /15 019/15 020/15 021/15 022/15 023/15 024/15 025/ /15 027/15 028/15 029/15 030/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for hhv. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vurdering av oppdragansvarlige revisorer sin uavhengighet Namsos kommune Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet i perioden Utsatt sak Særskilt orientering fra rådmannen kommunereformen; sikring av klientopplysninger elektroniske sakssystem Oppfølging av besøk i sentraladministrasjonen Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Orientering fra revisor revisjonsstrategi 2015 m.v. Oppstart av overordnet analyse plan forvaltningsrevisjon Oppstart av overordnet analyse - plan selskapskontroll Kontrollutvalgets årsplan 2016 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 6 AV 6