Steinkjer kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Steinkjer kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: [email protected] Web:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAP FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER TILSYN MED REVISJONEN ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON BESØK/BEFARINGER DELTAKELSE I KURS/KONFERANSER ANDRE SAKER AVSLUTNING... 5 VEDLEGG... 6 OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I

3 1 INNLEDNING Kommunestyret i Steinkjer valgte i møte et kontrollutvalg på 5 faste medlemmer og 5 (personlige) varamedlemmer for perioden Det ble gjort to suppleringsvalg i Faste medlemmer Varamedlemmer Leder Stein Arve Torgnesøy, Frp Else Miki Fornes, Frp Nestleder Yngve Halse, Ap Bjørnar Lilleby, Ap Medlem Grethe Dalemark, H Gunnar Vada, H Medlem Johan Chr Mørkved, Sp Sigrun Austmo, Sp Medlem Olaug Fjellmo Fjørtoft, V Sverre Finstad, V Johan Chr Mørkved, Grethe Dalemark og Yngve Halse satt i kommunestyret. I kommunestyremøte ble det valgt nytt kontrollutvalg på 5 faste medlemmer og 5 (personlige) varamedlemmer for perioden Leder May Britt Lagesen, Ap Marte Martinussen, Ap Nestleder Kari Anne Susegg Kvarving, V Sverre Finstad, V Medlem Eirik Forås, Sp Finn Egil Adolfsen, Sp Medlem Pål Marius Aarlott Ertsås, MDG Johanne Hammervoll, MDG Medlem Kai-Jørgen Lorvik, Ap Ragnhild Kvalø, Ap May Britt Lagesen, Eirik Forås og Pål Marius Aarlott Ertsås sitter i kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER Kontrollutvalget har i 2015 holdt 6 møter og behandlet 28 saker, se vedlegg. Tilsvarende tall for 2014 var 6 møter og 30 saker. Møtene i utvalget er åpne. Kommunens revisor deltar med møte- og talerett. Ordføreren har møte og talerett i kontrollutvalget, og både ordfører og rådmann får tilsendt møteinnkalling og protokoll. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAP Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget uttale seg om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen går til kommunestyret, men kopi skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir sin innstilling til kommunestyret, jfr. forskr. 7. I møte ga kontrollutvalget uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap med revisjonsberetning og kommunens årsmelding for 2014 (sak 10/15).

4 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kontrollutvalget (sak 18/12) og av kommunestyret Kontrollutvalgets prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter var (etter endring): 1. Oppvekst og forebygging med vekt på spesialundervisning 2. Økonomisk styring, budsjettprosess og intern kontroll 3. INVEST 4. Vedlikehold I møte (sak 06/15) behandlet kontrollutvalget forvaltningsrevisjonsrapporten «Økonomistyring del II». Kommunestyret behandlet rapporten i møte Forvaltningsrevisjonsrapporten «Evaluering INVEST-samarbeidet» ble behandlet av kontrollutvalget i møte (sak 17/15) og av kommunestyret 2.4 SELSKAPSKONTROLL Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kontrollutvalget (sak 20/12) og av kommunestyret Følgende selskaper var (etter endring) prioritert for selskapskontroll i perioden : 1. Inn-Trøndelag Brannvesen IKS 2. Dampsaga Bad og Kulturhus AS 3. Stas AS 4. Ecopro AS Selskapskontroll av Ecopro AS gjennomføres under forutsetning av at en vesentlig del av de øvrige eierne også blir med på denne kontrollen. Det er ikke gjennomført selskapskontroll i GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Rapporter etter revisjonens gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret og formannskapet tas som et ledd i revisors ordinære statusrapportering. Hensikten med gjennomgangen av saksframlegg og vedtak er å kontrollere at de er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Saker av vesentlig økonomisk betydning er prioritert. 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen fører utvalget tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Oppdragsansvarlige revisorer skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Disse ble forelagt kontrollutvalget i møte 05.11, sak 25/ ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Disse har møtt og orientert kontrollutvalget i møte:

5 Rådmann Torunn Austheim, økonomisjef Trond Waldal, fagsjef økonomi Øystein Larsen og plansjef Svein Åge Trøbakk under sak 01/15 om revisjonsnotatet, sak 02/15 om antikorrupsjonsarbeid og sak 03/15 om kontrahering av arkitektoppdrag. Økonomisjef Trond Waldal, fagsjef økonomi Øystein Larsen og rådmann Torunn Austheim under sak 10/15 om Steinkjer kommunes årsregnskap for 2014 Rådmann Torunn Austheim og enhetsleder Geir Gilde under sak 14/15 om overskridelser ved barnehageutbygging Utviklingssjef Svein Åge Trøbakk og rådmann Torunn Austheim under sak 18/15 om rammeavtaler konsulenttjenester 2.8 BESØK/BEFARINGER Kontrollutvalget har ikke gjennomført besøk i kommunale avdelinger/institusjoner i DELTAKELSE I KURS/KONFERANSER Johan Christian Mørkved deltok på Norges Kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen februar ANDRE SAKER På bakgrunn av både oppslag i media og henvendelser fra publikum har kontrollutvalget tatt opp kommunens bruk av rammeavtaler for byggtekniske tjenester og arkitekttjenester, og KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et notat om saken etter bestilling fra kontrollutvalget. Utvalget har fått flere orienteringer fra administrasjonen. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. Den årlige meldingen er viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Steinkjer, May Britt Lagesen Kari Anne Susegg Kvarving Eirik Forås leder nestleder medlem Pål Marius Aarlott Ertsås medlem Kai-Jørgen Lorvik medlem

6 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2015 Møtedato Saksnr. Sakstittel Orientering fra administrasjonen - revisjonsnotatet Orientering fra administrasjonen - antikorrupsjonsarbeid Orientering fra administrasjonen kontrahering av arkitektoppdrag Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til kommunestyret Oppfølging av saker fra kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport Økonomistyring del II Orientering fra revisjonen rapporter etter gjennomgang av interne rutiner, lønn og salg Referatsaker Kontrollutvalgets uttalelse Årsregnskap 2014 for Steinkjer kommuneskoger Ogndalsbruket KF Kontrollutvalgets uttalelse Steinkjer kommunes årsregnskap for 2014 Henvendelse fra publikum ev. sak fra kontrollutvalget Skatteoppkreverfunksjonen 2014 Referatsaker Orientering fra administrasjonen overskridelser ved barnehageutbygging Rammeavtaler konsulenttjenester notat fra revisjonen Henvendelse fra publikum ev. sak for kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport Evaluering INVEST-samarbeidet Orientering fra administrasjonen rammeavtaler konsulenttjenester Reglement for kontrollutvalget ev. endring Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring Innspill til forvaltningsrevisor overordnet analyse og plan for hhv. forvaltnings- Revisjon og selskapskontroll Kontrollutvalgets årsplan/møteplan for 2016 Erfaringsoverføring notat fra forrige kontrollutvalg Oppdragsansvarlige revisorers uavhengighetsvurderinger Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart Overordnet analyse og plan for selskapskontroll oppstart Revisjonsstrategi