Flatanger kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Flatanger kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget , sak 004/14 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I MØTER BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAP FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER TILSYN MED REVISJONEN ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON BEFARING/BESØK DELTAKELSE I KURS/KONFERANSER AVSLUTNING... 4 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I SIDE 2 AV 5

3 1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jfr. kommuneloven med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Kommunestyret valgte et nytt kontrollutvalg for perioden i møte den , sak PS 54/11. Faste medlemmer: Varamedlemmer: Leder Ronald Geving Trine Tessem Sved Nestleder Ann-Marit Lauvsnes Jan Vedvik Medlem Håvard Hårstadstrand Pål Einar Hågensen Håvard Hårstadstrand er fast medlem av kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2013 Sekretariatstjenesten til kontrollutvalget utføres av KomSek Trøndelag IKS. Revisjonsoppdraget (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) utføres av KomRev Trøndelag IKS. 2.1 MØTER Kontrollutvalgets møter er åpne møtene har likevel vært lukket under behandling av saker underlagt lovpålagt taushetsplikt. Kontrollutvalget har i 2013 holdt 4 møter og behandlet 24 saker, se vedlegg. Tilsvarende tall for 2012 var 5 møter og 24 saker. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Ordføreren har møte og talerett i kontrollutvalget, og mottar møteinnkalling og møteprotokoll. Rådmannen mottar også møteinnkalling og møteprotokoll, og møter etter innkalling. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAP Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget uttale seg om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen går til kommunestyret, men kopi skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir sin innstilling til kommunestyret, jfr. forskriftens 7.I møtet den 22. mai 2013 ga kontrollutvalget uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap og -beretning for 2012, sak 014/ FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget behandlet i møte den , sak 012/12, plan for forvaltningsrevisjon Planen ble vedtatt av kommunestyret den , sak 024/12. Det ble gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt på spesialundervisning og tilpasset opplæring i Flatanger kommune i Rapporten ble behandlet av KU den , sak 015/ SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget behandlet i møte den , sak 013/12, plan for forvaltningsrevisjon Planen ble vedtatt av kommunestyret den , sak 025/12. Det er satt i SIDE 3 AV 5

4 gang selskapskontroll av Midtre Namdal Vekst AS i Rapport vil bli levert på nyåret GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Rapporter etter revisjonens gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret og formannskapet har tidligere blitt lagt fram for kontrollutvalget som egne saker to ganger i året. Fra og høsten 2013 blir denne orienteringen tatt som et særskilt punkt i revisors ordinære statusrapportering. Hensikten med gjennomgangen av saksframlegg og vedtak er å kontrollere at de er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Saker av vesentlig økonomisk betydning er prioritert. 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Utvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I løpet av året er det jevnlige møter mellom KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS. Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi en vurdering av sin uavhengighet i forhold til kommunen, jfr. forskrift om revisjon 15. Erklæringen for 2013 er avgitt av oppdragsansvarlig revisor og behandlet av kontrollutvalget i sak 018/ ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Rådmannen og andre representanter for kommunens administrasjon har møtt i kontrollutvalget den 22.01, 20.03, 22.05, og i hhv. sakene 002, 007, 013, 017 og 022/13. Administrasjonen har orientert om årsavslutningen for 2013, samt aktuelle forhold ved driften av kommunen. Dette gjaldt f. eks. planstrategi, beredskapsarbeidet, barnehageutbygging og utredning av evt. MNS-deltagelse. 2.8 BEFARING/BESØK Kontrollutvalget gjennomførte et besøk ved Lauvsnes skole den DELTAKELSE I KURS/KONFERANSER Ronald Geving deltok på Norsk Kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 6. og 7. februar AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Flatanger, 22. januar 2014 Ann-Marit Lauvsnes Håvard Hårstadstrand Jan Vedvik nestleder medlem medlem SIDE 4 AV 5

5 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2013 Møtedato Saksnr. Sakstittel /13 002/13 003/13 004/13 005/13 Referatsak Orientering fra revisjonen U.offl. 13, jfr. Fvl. 13 Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 Orientering om kommunens arbeid med korrupsjon og økonomiske misligheter /13 007/13 008/13 009/13 010/13 011/13 Skatteoppkreverfunksjonen 2012 gjennomgang av saker behandlet i formannskap og kommunestyre 2. halvår 2012 Endring i prosjektplan forvaltningsrevisjon «Spesial- og tilpasset undervisning» Oppsummering av besøk på Lauvsnes skole /13 013/13 014/13 015/13 Kontrollutvalget sin uttalelse til kommunens årsregnskap 2012 Forvaltningsrevisjonsrapport «Spesialundervisning og tilpasset opplæring» /13 017/13 018/13 019/13 020/ /13 022/13 023/13 024/13 Orientering fra revisor U.off/Fvl. 13 Budsjett 2014 for kontroll og tilsyn i Flatanger kommune Prosjektplan for selskapskopntroll Midtre Namdal Vekst AS Orientering fra revisor U.off/Fvl. 13 Kontrollutvalgets årsplan 2014 SIDE 5 AV 5