NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: Torsdag 18. April 2013 Møtetid: Kl Møtested: Namsos Samfunnshus, møterom Hudiksvall Saker: /13 Av 5 medlemmer møtte 4. Følgende medlemmer møtte Hilde Vatnar Selnes Jørgen Hoffmann Jørgen Aunet Per Olav Mork Forfall Inger Therese Ranum, Nils Jørgensen og Gerd Grong. Andre Einar Sandlund, KomSek Trøndelag IKS Heidi Galguften,, KomRev Trøndelag IKS, sak 007, 012, 008 og 011/13 Linda Pettersen, KomRev Trøndelag IKS, sak 007, 012, 008 og 011/13 Rådmann Hege Sørli, sak 007 og 012/13 Økonomisjef Kjellrun Moan, sak 007 og 012/13 Regnskapssjef Jon E. Alstad, sak 007 og 012/13 Ass. Rådmann Ketil Sørvig, sak 007 og 012/13 Økonom John Saur, sak 007 og 012/13 Leder Namsos Bydrift, Nils Halvard Brørs, sak 007/13 Merknader Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saken ble besluttet behandlet i denne rekkefølge: 007, 012, 008, 011, 006, 009 og 010/13 Underskrifter Hilde Vatnar Selnes Jørgen Hoffmann Jørgen Aunet leder nestleder medlem Per Olav Mork Medlem

2 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 006/13 Referatsaker 007/13 Orientering fra rådmannen 008/13 Orientering fra revisor U.off., jfr. off.l. og Fvl /13 Skatteoppkreverfunksjonen /13 Elektroniske møtedokumenter i kontrollutvalget 011/13 Plan forvaltningsrevisjon , endring jfr. kst. sak 012/13. Kontrollutvalgets uttalelse til Namsos kommunes årsregnskap /13

3 SAK 006/13 REFERATSAKER Vedlagte referat Nr Avsender/mottaker Tittel 1 KomRev Trøndelag IKS Attestasjonsrapport rutiner finansforvaltning 2 Namsos kommune Revidering av økonomireglement 3 Namsos kommune Retningslinjer Startlån 4 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutningen for Namsos kommune Vedtak årsbudsj og økp KomSek Trøndelag IKS Postjournal Namsos KU Namsos kommune Kst. behandling KU årsrapport Namsos kommune Kst. behandling forvaltningsrevisjonsrapport Spesialundervisning og samhandlingsrutiner i praksis 9 Komrev Trøndelag IKS Revisjonsnotat Namsos kommunes årsregnskap 2012 U.off 13 fvl og off.l. De fremlagte referater tas til orientering. Følgende dokument ble delt ut i møtet: - Vedtak i kst. Sak 09/13, Finansrapport Vedtak i kst. Sak 12/13, Rapport kommunens engasjement i Rock City AS Enstemmig De fremlagte referater tas til orientering. SAK 007/13 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Administrasjonen orienterte om: - Tomtesalg Fossbrenna - Kongen av Luftslott, regnskap 2012

4 Enstemmig Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. SAK 008/13 ORIENTERING FRA REVISOR Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Revisor sin orientering ble gitt i lukket møte, jfr. fvl 13, kom.l. 31 og Enstemmig Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. SAK 009/13 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport 2012 Namsos kommunekommune til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Namsos kommune kommune til orientering. 3. Vedtaket oversendes kommunestyret til orientering.

5 Enstemmig 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport 2012 Namsos kommunekommune til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Namsos kommune kommune til orientering. 3. Vedtaket oversendes kommunestyret til orientering. SAK 010/13 ELEKTRONISKE MØTEDOKUMENTER I KONTROLLUTVALGET Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget viser til kommunestyrets vedtak i sak 24/12 og vedtar at det sendes ikke ut papirbaserte saksdokumenter til kontrollutvalget i Namsos kommune. Møteinnkallinger og saksdokumenter publiseres på nettsiden til KomSek Trøndelag IKS, eller sendes pr. e- post til kontrollutvalgets medlemmer. Dokumenter unntatt offentlighet skal deles ut i møte. 2. Kontrollutvalget gjennomfører pkt. 1 når økonomien i kst. sak 24/12 pkt. 4 og praktiske forhold vedrørende bruk er avklart Mork fremmet slik endring av pkt. 2: Kontrollutvalget gjennomfører pkt. 1 når praktiske forhold vedrørende bruk er avklart. Enstemmig med endring. 1.Kontrollutvalget viser til kommunestyrets vedtak i sak 24/12 og vedtar at det sendes ikke ut papirbaserte saksdokumenter til kontrollutvalget i Namsos kommune. Møteinnkallinger og saksdokumenter publiseres på nettsiden til KomSek Trøndelag IKS, eller sendes pr. e-post til kontrollutvalgets medlemmer. Dokumenter unntatt offentlighet skal deles ut i møte. 2.Kontrollutvalget gjennomfører pkt. 1 når praktiske forhold vedrørende bruk er avklart

6 SAK 011/13 PLAN FORVALTNINGSREVISJON , ENDRING JFR. KST. SAK 012/13 Namsos kommune sin plan for forvaltningsrevisjon endres med slik prioritering av prosjekter: 1. Saksbehandling; jfr. kst. vedtak pkt. 4 i sak 012/13 2. Innkjøpsrutiner 3. Helse og omsorg/samhandlingsreformen 4. Etikk/etiske retningslinjer Hoffmann fremmet forslag til nytt pkt. 5: «Oppvekst» Mork fremmet slikt tilleggsforslag: «Kontrollutvalget ber om prosjektplan til neste møte på pkt. 1. og evt. ressursmessige konsekvenser på iverksetting av forvaltningsprosjektet» Enstemmig med tilleggsforslag. Namsos kommune sin plan for forvaltningsrevisjon endres med slik prioritering av prosjekter: 1. Saksbehandling; jfr. kst. vedtak pkt. 4 i sak 012/13 2. Innkjøpsrutiner 3. Helse og omsorg/samhandlingsreformen 4. Etikk/etiske retningslinjer 5. Oppvekst Kontrollutvalget ber om prosjektplan til neste møte på pkt. 1. og evt. ressursmessige konsekvenser på iverksetting av forvaltningsprosjektet. SAK 012/13 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL NAMSOS KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Namsos kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget konstaterer at den økonomiske internkontroll ikke er tilfredsstillende og forutsetter at rådmannen gir arbeidet med den økonomiske internkontroll nødvendig prioritet., Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet.

7 3. Kontrollutvalget tar Årsberetning for Namsos kommune for 2012 til orientering. - Administrasjonen orienterte om årsregnskapet 2012 og forhold påpekt i revisjonsberetning m.v. - Revisor redegjorde for revisjonsberetning m.v. Mork fremmet slikt tillegg til pkt. 2: herunder utarbeide policy for organisering, gjennomføring og oppfølging av alle prosjekter når Namsos kommune er prosjekteier». Etter diskusjon i KU legges følgende setning som tillegg i pkt. 2: Kontrollutvalget viser til «revisjonsberetningens avsnitt «Grunnlag for konklusjon med forbehold». Enstemmig med tillegg. 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Namsos kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget konstaterer at den økonomiske internkontroll ikke er tilfredsstillende og forutsetter at rådmannen gir arbeidet med den økonomiske internkontroll nødvendig prioritet, herunder utarbeide policy for organisering, gjennomføring og oppfølging av alle prosjekter når Namsos kommune er prosjekteier. Kontrollutvalget viser til «revisjonsberetningens avsnitt «Grunnlag for konklusjon med forbehold». 3. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 4. Kontrollutvalget tar Årsberetning for Namsos kommune for 2012 til orientering.