Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. Myrvold. Eventuelt

Transkript

1 Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Torsdag 26. januar 2012 Møtetid: Kl Møtested: Namsos Samfunnshus, formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/12 Referatsaker 002/12 Orientering fra revisor 003/12 Driftsbudsjett 2012 Konsekvenser av samkommunestyrets behandling 004/12 Kontrollutvalgets årsplan for /12 Kontrollutvalgets årsrapport for /12 Åpne møter i kontrollutvalget Eventuelt Steinkjer 16. januar 2012 Hilde Vatnar Selnes /s/ Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon / E-post: svein.myrvold@komsek.no

2 SAK 001/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 001/ Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NKRFs kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen FKTs kontrollutvalgskonferanse i Trondheim Folkevalgteopplæring i regi av KS 4 MNS adm.sjefen Melding om vedtak, forvaltningsrevisjon - bevilgning 5 KomSek Trøndelag IKS E-post til adm.sjefen vedr. valg av kontrollutvalg 6 KomSek Trøndelag IKS E-post til samkommunens ordfører vedr. valg av leder og nestleder i kontrollutvalget 7 KomSek Trøndelag IKS E-post til samkommunens ordfører vedr. sak PS 35/11, Forvaltningsrevisjon - bevilgning 8 KomSek Trøndelag IKS Postjournal for 2011 De fremlagte referater tas til orientering. SAK 002/12 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 002/ Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Vedlegg Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 2

3 SAK 003/12 DRIFTSBUDSJETT 2012 KONSEKVENSER AV SAMKOMMUNESTYRETS BEHANDLING Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 003/ Saken legges frem for samkommunestyret til ny behandling. 2. Kontrollutvalget innstiller overfor samkommunestyret om å fatte følgende vedtak: Det bevilges kr til gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt i Vedlegg Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Kontrollutvalgets saker 015 og 016/11. Samkommunestyrets saker 35 og 36/11. Saksfremstilling I sak 016/11 vedtok kontrollutvalget forslag til driftsbudsjett for 2012 med en ramme på kr Dette beløpet innbefatter kontrollutvalgets eget budsjett, kjøp av sekretariatstjenester, kjøp av revisjonstjenester, inklusive gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave iht. kontrollutvalgsforskriften 9, og kommunelovens 78, 2. Det ble derfor lagt inn forslag om en bevilgning på kr i budsjettet for Det gjøres klart i saksframlegget at kontrollutvalget har sett behov for å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon i tilknytning til virksomheter som ligger under Midtre Namdal samkommunes ansvarsområde bla. i KU-sak 015/11 om bevilgning til gjennomføring av forvaltningsrevisjon på området miljø og landbruk. I sak PS 35/11 vedtok samkommunestyret å ikke bevilge midler til gjennomføring av forvaltningsrevisjon i tilknytning til miljø og landbruk, jfr. KU-sak 015/11. Budsjett 2012 for Midtre Namdal samkommune ble behandlet av samkommunestyret den , sak PS 36/11. Her lå KUs budsjettforslag fra sak 016/11 til grunn med kr Etter forslag fra administrasjonssjefen ble det gjort vedtak om å konsekvensjustere budsjettet som følge av vedtaket i sak PS 35/11. Dette betyr at kontrollutvalget ikke har midler til å gjennomføre overordnet analyse og utarbeide Plan for forvaltningsrevisjon eller til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i

4 Vurdering Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Samkommunestyret kan iht. til dette ikke vedta seg bort fra plikten til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i virksomheter som ligger under samkommunens ansvarsområde. Det er saksbehandlers oppfatning at saken etter innstilling fra kontrollutvalgets bør legges frem til ny behandling i samkommunestyret med forslag om en bevilgning for Også innenfor samkommunedriften er det viktig å ha fokus på betydningen av kontroll og tilsyn, herunder forvaltningsrevisjon. SAK 004/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2012 Utsatt sak 011/11 fra KU-møtet Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 011/ Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 004/ Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsplan for 2012 for sin virksomhet i Kontrollutvalgets årsplan oversendes samkommunestyret til orientering. Vedlegg (til kontrollutvalget og revisor) Forslag til Kontrollutvalgets årsplan for Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Kommuneloven. 2. Forskrift om kontrollutvalg. 3. Samkommuneforskriften (FOR nr. 1162). Tilleggsopplysninger Saken ble utsatt i kontrollutvalgets møte den i påvente av samkommunestyrets behandling av sak vedrørende bevilgning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i MNS, jfr. sak 015/11. Årsplanen er tilpasset dette, samt valget av nytt kontrollutvalg. Saksopplysninger Forslag til kontrollutvalgets årsplan for 2012 følger vedlagt. Årsplanen for 2012 skal gi uttrykk for kontrollutvalgets virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av utvalgets virksomhet. Det legges opp til 4 møter i Antallet møter kan endres etter behov. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å ta inn saker som skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. 4

5 Da det foreløpig ikke skal gjennomføres verken forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll i samkommunen, er slike planer ikke med i grunnlaget for kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen skal ikke vedtas av samkommunestyret, men kan sendes samkommunestyret til orientering. Forslaget til årsplan er ikke ment å skulle være fullstendig, så den legges frem for drøfting i utvalget. SAK 005/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2011 TIL SAMKOMMUNESTYRET Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 005/ Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til årsrapport for 2011 som Kontrollutvalgets årsrapport 2011 til samkommunestyret. 2. Årsrapporten oversendes samkommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: Samkommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til orientering. Vedlegg (til kontrollutvalget og revisor) Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til samkommunestyret. Andre saksdokumenter Saksopplysninger Ifølge kommunelovens 76 har samkommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger samkommunestyret et kontrollutvalg, jfr. kommuneloven 77. Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn samkommunestyrets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til samkommunestyret. Kontrollutvalget vurderer fortløpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for samkommunestyret. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til samkommunestyret, jfr. forskriftens 4: 5

6 Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av utvalgets arbeid i løpet av året og vil derfor være viktig informasjon til samkommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på samkommunestyrets vegne. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter er sendt samkommunens ordfører, og administrasjonssjef. Dette fungerer som en fortløpende informasjon til samkommunen og det politiske miljøet. Samkommunens ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Vurdering Ut fra tidligere praksis er det også for 2011 utarbeidet en årsrapport til samkommunestyret der det er redegjort for sentrale deler av kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet i Saksbehandler anbefaler at årsrapporten oversendes samkommunestyret med forslag om at samkommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2011 til orientering. SAK 006/12 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget Svein-Arne Myrvold 006/ Kontrollutvalget innfører åpne møter fra og med neste møte i Møtene vil fortsatt være lukket når det behandles saker eller orienteringer der lov- og regelverk tilsier taushetsplikt. Saksopplysninger Møtene i kontrollutvalget har til nå vært lukket, i medhold av 77 nr. 8 i kommuneloven: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr 3 siste punktum gjelder tilsvarende. 31 nr 3 siste punktum lyder: Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. 6

7 I flere av de 22 eierkommunene i KomSek Trøndelag IKS har kontrollutvalget vedtatt å åpne sine møter. Det er ikke kjent at denne praksisen har skapt problemer for kontrollutvalgenes arbeid. Arbeidsgruppa som avga rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til Kommunal- og regionaldepartementet i desember 2009, hadde fått som tilleggsmandat å vurdere om åpne møter i kontrollutvalgene bør innføres ved lovendring. Alle partier på Stortinget har i utgangspunktet gått inn for åpne møter. Konklusjonen fra arbeidsgruppen er slik: Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Det vil særlig være tre kriterier for når behandlingen i kontrollutvalget skal lukkes: - Personalsaker (jfr. 31 nr. 3 i kommuneloven) - Andre opplysninger som er underlagt taushetsplikt (jfr. 77 nr. 8 i kommuneloven) - Orienteringer til kontrollutvalget fra revisjonen Revisjonens taushetsplikt er regulert i kommunelovens 78 nr. 7: Med mindre det følger av revisjonens oppgaver etter denne lov eller forskrift gitt i medhold av nr 8, eller den opplysningene gjelder har samtykket til at taushetsplikten ikke skal gjelde, har revisor plikt til å bevare taushet om det de får kjennskap til i sitt oppdrag for kommunen eller fylkeskommunen. Innenfor en praksis med åpne møter vil det i tillegg til å lukke møtet i enkeltsaker, også kunne være aktuelt å lukke møtet bare under en del (for eksempel en orientering) om en sak. Vurdering I et åpent, demokratisk samfunn er det en forutsetning at forhandlingene i folkevalgte organer prinsipielt skal være åpne for publikum. Både for å sikre tilliten og legitimiteten til styringsorganene og for å stimulere den enkelte innbygger til medvirkning, bør lukkede møter bare praktiseres når lov- og regelverk har definert et vern for den parten opplysningene gjelder. Et mål for kontroll og tilsyn er å gi innbyggerne tillit til at den offentlige forvaltningen fungerer best mulig. Som ledd i dette må kontrollutvalgenes virksomhet formidles. Det kan bl.a. gjøres ved å åpne møtene og ved å legge informasjon tilgjengelig på internett. Med åpne møter vil utfordringene for kontrollutvalgets arbeid være å opprettholde en fri og variert debatt, samtidig som kravet til formell korrekthet økes. 7