Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Transkript

1 NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 18. januar 2013 Møtetid: Kl Møtested: Kommunehuset, møterom Dåapma De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Namdalseid kommune har vedtatt åpne møter i kontrollutvalget SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/13 002/13 003/13 004/13 005/13 006/13 007/13 Referatsaker Orientering fra administrasjonen Orientering fra revisor u.offl. 13, jfr.fvl. 13. Gjennomføring av tilsynsbesøk 2013 Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 til kommunestyret Orientering fra rådmannen Forebygging av korrupsjon og økonomiske misligheter Innspill og drøfting i forbindelse med forvaltningsrevisjon Steinkjer Nils Kristian Lie/s/ leder Einar Sandlund kontrollsekretær E-post: einar.sandlund@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 001/13 REFERATSAK Kontrollutvalget Einar Sandlund 001/ Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat vedlagt: 1. Kontrollutvalgets leder vedrørende henvendelse fra Kåre Anzjøn m.fl. klage på dårlig vanntrykk, datert Postjournal Namdalseid Kontrollutvalg KomRev Trøndelag IKS - Regnskapsavslutningen 2012, datert SAK 002/13 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget Einar Sandlund 002/ Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Saksopplysning Kontrollutvalget har bedt rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig orientering om aktuelle saker. Likedan gir orienteringen kontrollutvalget mulighet til å stille spørsmål om aktuelle saker til rådmannen.

3 SAK 003/13 ORIENTERING FRA REVISJONEN Kontrollutvalget Einar Sandlund 003/ Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Saksopplysninger: Revisjonen vil orientere om status for revisjonsarbeidet. Orienteringen gis i lukket møte, jfr. Off,lovens 13 og Fvl. 13. SAK 004/13 BESØK VED KOMMUNALE ENHETER Kontrollutvalget Einar Sandlund 004/ Kontrollutvalget sine besøk ved Namdalseid og Statland skoler gjennomføres på hhv. følgende datoer: Namdalseid: Statland: Saksopplysninger

4 Kontrollutvalgets arbeids- og ansvarsområde favner bredt, og i tillegg til ordinære møter kan utvalget foreta besøk ved kommunale institusjoner og avdelinger. Det tidligere besøket ved Omsorgsenheten i Namdalseid fungerte godt som kommunikasjon mellom kontrollutvalget og enheten. Ut fra tidligere bestemmelse i kontrollutvalget er det nå aktuelt å fastsette tidspunkt for tilsvarende besøk ved Lauvsnes skole. Erfaring tilsier at det dagen går med ved slike tilsynsbesøk, allikevel bør et av besøkene kunne avvikles i forbindelse med ordinært møte i kontrollutvalget er en slik mulighet. SAK 005/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2012 Kontrollutvalget Einar Sandlund 005/ Kommunestyret 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 til orientering. - Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 til Namdalseid kommunestyre. - Årsplan 2013 Saksopplysninger Ifølge kommunelovens 76 har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger kommunestyret et kontrollutvalg, jfr. kommuneloven 77. Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn kommunestyrets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer fortløpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for kommunestyret.

5 Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til kommunestyret, jfr. forskriftens 4: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av utvalgets arbeid i løpet av året og vil derfor være viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på kommunestyrets vegne. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter er sendt ordfører, og rådmann. Dette fungerer som en fortløpende informasjon til kommunen og det politiske miljøet. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Ut fra tidligere praksis er det også for 2012 utarbeidet en årsrapport til kommunestyret der det er redegjort for sentrale deler av kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet i Konklusjon Saksbehandler anbefaler at årsrapporten oversendes kommunestyret med innstilling på at de tar kontrollutvalgets årsrapport 2012 til orientering. SAK 006/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN FOREBYGGING AV KORRUPSJON OG ØKONOMISKE MISLIGHETER Kontrollutvalget Einar Sandlund 003/ Saken legges frem uten forslag til vedtak. - Håndbok i antikorrupsjon Transparency International Norge Rapport: 85 tilrådingar for eigenkontrollen i kommunane KRD 2011

6 - Kommuneloven Saksopplysninger: Korrupsjon i norske kommuner har vært satt på dagsorden i media etter en større nyhetsreportasje i Dagsrevyen NRK tidlig i januar Her kommer det frem at det er få anmeldte korrupsjonssaker til Økokrim. Videre opplyses det at siden 2002 ha det vært 24 saker i offentlig sektor hvor det er tatt ut tiltale og saken er pådømt. Totalt har disse hatt et omfang på ca. 205 millioner kr. Transparency International Norge utga i 2009 en håndbok i antikorrupsjon. Her er korrupsjon gitt denne definisjonen(jfr. straffeloven): «Å kreve, motta eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag; ELLER; Å gi eller tilby noen en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag» En viktig del av revisjonens oppgave er å avdekke økonomiske misligheter. Når misligheter er avdekket, skal kontrollutvalget gis melding omgående. I Gramutvalgets 85 tilrådinger og Kommunal- og Regionaldepartement sin implementering av disse i lovverket er egenkontrollen en sentral del. Kommunenes håndtering av egne vedtatt etiske retningslinjer og reglementer er viktig for å avdekke misligheter og korrupsjon. Kommunelovens 48 nr. 5 sier at det skal redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Fokuset media nå retter mot korrupsjon og økonomiske misligheter i kommunal forvaltning og egenkontrollens betydning, setter teamet på dagsorden i samfunnsdebatten. Det er derfor av interesse for kontrollutvalget å få en nærmere orientering fra rådmannen på status og situasjon i kommunen vedrørende arbeidet med korrupsjon og økonomiske misligheter. Ut fra den orientering som gis bør kontrollutvalget ta stilling videre oppfølging. Saken legges derfor frem for kontrollutvalget uten forslag til vedtak. SAK 007/13 INNSPILL OG DRØFTING I FORBINDELSE MED FORVALTINGSREVISJON 2013 Kontrollutvalget Einar Sandlund 007/

7 Saken legges frem forslag til vedtak - Notat fra KomRev Trøndelag IKS datert U.offl. 13 og Fvl Plan for forvaltningsrevisjon Arkivloven med forskrifter - Offentleglova med forskrifter - Forvaltningsloven med forskrifter Saksopplysninger: Jfr. Kommunestyrets vedtak og prioritering i sak 046/12 i plan for forvaltningsrevisjon , er det bestilt forvaltningsrevisjon på temaet «Arkiv - Rutiner ved praktisering av/regeletterlevelse av lov om innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet(offentleglova). For å få godt grunnlag for utarbeidelse av prosjektplan, har revisjonen utarbeidet et innspillnotat, jfr. vedlegg, til diskusjon i kontrollutvalget. Notatet tar for seg mulige problemstillinger i forhold til offentleglova, arkivloven og forvaltningsloven. Bestillingen i forvaltningsrevisjonsplanen peker konkret på kommunens rutiner og praksis ved håndteringen av offenleglova, dvs. allmenhetens rett til innsyn i kommunens dokumenter. Forvaltningsloven omhandler saksbehandlingsreglene, partenes innsynsrett og klageadgangen i en sak. Arkivloven tar for seg organets (kommunens) plikt til å ha arkiv for å sikre rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon. Saksbehandler er av den oppfatning at vedlagte innspillnotat gir et godt grunnlag for kontrollutvalget for å komme frem til aktuelle problemstillinger og avgrensinger. Utover det som fremkommer i notatet vil saksbehandler peke på følgende: Sentralt i både offentleglova og arkivloven med forskrifter er dokumentbegrepet og plikten til å føre journal for dokumenter som er saksdokument og arkivverdig. Offentleglovas 4 definerer dokument og saksdokument som hhv. «ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande» og «saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet» Ut fra hensynet til avgrensing og omfang i forvaltningsrevisjonsprosjektet bør kontrollutvalget ta stilling til om en skal se nærmere på saksbehandlingen eller innsyn/dokumenthåndtering. Konklusjon Saken legges derfor frem for kontrollutvalget til drøfting uten forslag til vedtak.